农事生产档案记录制度

PAGE农事生产档案记录制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织农事生产管理，规范农事生产档案记录工作，确保农事生产全过程可追溯，提高农产品质量安全水平，依据相关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织从事的各类农事生产活动，包括农作物种植、畜牧养殖、水产养殖等。（三）基本原则1.真实性原则：档案记录应如实反映农事生产实际情况，确保信息真实可靠。2.完整性原则：涵盖农事生产全过程的各项信息，包括生产投入品使用、田间管理、病虫害防治、收获销售等环节，做到记录完整无遗漏。3.准确性原则：记录内容应准确无误，数据、文字表述清晰明确，避免模糊或歧义。4.规范性原则：按照统一的格式、内容要求和填写规范进行记录，确保档案的规范性和一致性。5.可追溯性原则：通过档案记录能够清晰追溯农事生产的各个环节，便于查找问题、分析原因和采取措施。（四）职责分工1.生产部门负责组织实施农事生产活动，并按照本制度要求及时、准确地记录生产过程中的各项信息。2.档案管理部门负责农事生产档案的集中管理，包括档案的收集、整理、归档、保管和查阅等工作。3.质量安全管理部门负责监督农事生产档案记录制度的执行情况，检查档案记录的完整性、准确性和规范性，确保农产品质量安全可追溯。4.其他相关部门按照各自职责，配合做好农事生产档案记录工作，提供相关信息和资料。二、档案记录内容（一）种植生产档案1.种植计划记录种植作物品种、种植面积、种植时间、种植区域等信息。2.土壤管理包括土壤肥力检测结果（如酸碱度、有机质含量、氮磷钾含量等）、土壤改良措施（施肥种类、用量、时间等）、整地情况（翻耕深度、平整程度等）。3.种子、种苗管理种子或种苗来源（供应商信息、品种名称、产地等）、购买数量、质量检测报告、播种或移栽时间、播种量或移栽密度等。4.肥料使用记录肥料名称、生产厂家、购买日期、用量、施肥时间、施肥方法（基肥、追肥的施用比例和方式）等。5.农药使用记录农药名称、剂型、生产厂家、购买日期、用量、使用时间、防治对象、施药方法（喷雾、灌根、撒施等）、安全间隔期等。6.田间管理记录中耕除草时间及方式、灌溉情况（灌溉水源、灌溉时间、灌溉量等）、病虫害发生情况（发病或虫口密度、危害症状等）及防治措施、农事操作时间及人员等。7.收获记录收获时间、收获方式、收获数量、产品去向（销售对象、销售数量等）。（二）畜牧养殖档案1.养殖计划养殖品种、存栏数量、养殖批次、养殖周期等。2.畜禽引种记录引种来源（种畜禽场名称、地址、种畜禽品种、数量等）、引种时间、检疫证明编号等。3.饲料及饲料添加剂使用记录饲料名称、生产厂家、购买日期、用量、使用时间、饲料配方等；饲料添加剂名称（包括药物添加剂）、生产厂家、购买日期、用量、使用时间、休药期等。4.兽药使用记录兽药名称、剂型、生产厂家、购买日期、用量、使用时间、防治疾病名称、停药期等。5.免疫记录疫苗名称、生产厂家、购买日期、接种时间、接种剂量、接种方法、接种人员等。6.疫病监测记录监测时间、监测项目（如抗体检测、病原检测等）、检测结果、疫病发生情况（发病时间、发病数量、症状表现、诊断结果等）及处理措施。7.养殖环境记录畜舍温度、湿度、通风情况、粪便处理方式及时间、消毒情况（消毒剂名称、消毒时间、消毒方法等）。8.出栏记录出栏时间、出栏数量、产品去向（销售对象、销售数量等）。（三）水产养殖档案1.养殖计划养殖品种、养殖面积、养殖密度、养殖周期等。2.苗种投放记录苗种来源（供应商信息、品种名称、产地等）、购买数量、规格、投放时间、投放地点等。3.饲料及肥料使用记录饲料名称、生产厂家、购买日期、用量、使用时间；肥料名称、生产厂家、购买日期、用量、施肥时间、施肥方法等。4.水质监测记录监测时间、水温、酸碱度、溶解氧、氨氮、亚硝酸盐等指标的检测结果、换水情况（换水时间、换水量等）。5.病害防治记录病害发生时间、症状表现、诊断结果、防治措施（用药名称、生产厂家、用量、使用时间、防治方法等）。6.捕捞记录捕捞时间、捕捞方式、捕捞数量、产品去向（销售对象、销售数量等）。三、档案记录格式与填写规范（一）记录格式农事生产档案应采用纸质或电子文档形式进行记录。纸质档案应使用统一规格的表格或记录本，电子文档应按照规定的模板进行设计。（二）填写规范1.填写内容应完整、准确、清晰各项记录应按照规定的内容要求填写，不得遗漏重要信息。数据应真实可靠，文字表述应简洁明了，避免模糊不清或歧义。2.填写字迹应工整、规范纸质档案记录应使用钢笔、中性笔或碳素笔填写，不得使用铅笔或易褪色的笔。字迹应工整清晰，易于辨认。3.填写日期应准确各项记录的日期应按照实际发生时间填写，年、月、日应齐全，不得省略。4.修改记录应规范如记录内容需要修改，应采用划改方式，并在修改处加盖修改人印章或签字，注明修改日期。严禁刮擦、涂抹、挖补等行为。四、档案记录流程（一）记录要求1.及时记录农事生产活动中的各项信息应在发生后及时进行记录，确保记录的及时性和准确性。2.专人负责各项农事生产活动应由专人负责记录，记录人员应熟悉生产过程和记录要求，确保记录工作的顺利开展。（二）记录收集1.定期收集生产部门应定期（每周或每月）将农事生产档案记录资料收集整理，交档案管理部门集中保管。2.临时收集对于农事生产过程中发生的特殊情况（如重大病虫害发生、突发事件等），应及时收集相关记录资料，并交档案管理部门。（三）档案整理1.分类整理档案管理部门收到生产部门提交的记录资料后，应按照种植生产、畜牧养殖、水产养殖等类别进行分类整理。2.编号装订对整理后的档案进行编号，按照编号顺序装订成册，并在每册档案首页编制目录，便于查阅。（四）档案归档1.建立档案库档案管理部门应建立专门的农事生产档案库，用于存放档案资料。档案库应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件，确保档案安全。2.归档存放将装订成册的档案按照年份、类别等进行归档存放，便于查找和管理。同时，应建立档案索引目录，方便快速检索档案。（五）档案查阅1.查阅申请本公司/组织内部人员因工作需要查阅农事生产档案的，应填写查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经所在部门负责人签字同意后，交档案管理部门办理查阅手续。2.查阅登记档案管理部门对查阅申请表进行审核后，为查阅人员办理查阅登记手续，提供相应的档案资料，并限定查阅时间和地点。查阅人员应在规定时间内归还档案资料，不得擅自转借或带出档案库。3.查阅限制涉及公司/组织商业秘密、技术秘密或农产品质量安全关键信息的档案，查阅范围应严格限定，未经授权不得对外提供或泄露。五、档案保管与期限（一）档案保管1.专人保管档案管理部门应指定专人负责农事生产档案的保管工作，保管人员应熟悉档案管理业务，具备良好的责任心和保密意识。2.保管环境档案库应保持清洁、干燥、通风良好，温度、湿度应符合档案保管要求。同时，应配备必要的消防、防虫、防盗等设施设备，确保档案安全。3.定期检查档案管理部门应定期（每年至少一次）对农事生产档案进行检查，检查档案的保管状况、完整性、准确性等。如发现问题，应及时采取措施进行处理。（二）档案期限1.一般档案保管期限农事生产档案一般应保管[X]年，自档案形成之日起计算。2.特殊档案保管期限涉及农产品质量安全事故调查、纠纷处理等特殊情况的档案，应按照相关法律法规要求延长保管期限，直至问题处理完毕。六、档案销毁（一）销毁条件1.超过保管期限对于保管期限已满且无需继续保存的农事生产档案，经档案管理部门审核，报公司/组织负责人批准后，可以进行销毁。2.失去保存价值因自然灾害、事故灾难等原因导致档案损坏、丢失，或档案内容已无实际利用价值的，可以进行销毁。（二）销毁程序1.编制销毁清单档案管理部门对拟销毁的档案进行清理核对，编制销毁清单，注明档案名称、编号、形成时间、保管期限等信息。2.审批签字销毁清单经档案管理部门负责人、质量安全管理部门负责人审核签字后，报公司/组织负责人批准。3.组织销毁经批准后，由档案管理部门会同相关部门指定专人负责销毁工作。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式等，并由监销人员签字确认。4.销毁记录存档销毁记录应作为档案资料进行存档，保存期限与原档案保管期限相同。七、监督与考核（一）监督检查1.定期检查质量安全管理部门应定期对农事生产档案记录制度的执行情况进行检查，检查内容包括档案记录的完整性、准确性、规范性等。2.不定期抽查质量安全管理部门可根据实际情况对农事生产档案记录进行不定期抽查，发现问题及时督促整改。（二）考核评价1.建立考核机制公司/组织应建立农事生产档案记录工作考核机制，将档案记录工作纳入对生产部门及相关人员绩效考核体系。2.考核内容与标准考核内容主要包括档案记录的及时性、完整性、准确性、规范性等方面。考核标准应明确具体，根据考核结果进行奖惩。（三）奖惩措施1.奖励对于在农事生产档案记录工作中表现突出的部门和个人，公司/组织应