企业生产记录管理制度

PAGE企业生产记录管理制度一、总则（一）目的本制度旨在规范企业生产记录的管理，确保生产过程的可追溯性、准确性和完整性，为企业的生产管理、质量控制、成本核算、合规运营等提供有力支持，保障企业的稳定发展。（二）适用范围本制度适用于企业内所有涉及生产活动的部门和环节，包括原材料采购、生产加工、质量检验、成品入库等全过程。（三）基本原则1.真实性原则：生产记录应如实反映生产过程中的各项活动和数据，不得伪造、篡改。2.准确性原则：记录的数据和信息应准确无误，确保其可靠性和有效性。3.完整性原则：涵盖生产过程的各个方面，不得遗漏重要信息。4.及时性原则：生产记录应在规定的时间内及时填写和更新，不得拖延。5.可追溯性原则：通过生产记录能够清晰地追溯生产过程中的每一个环节和相关信息。二、生产记录的分类与内容（一）原材料采购记录1.供应商信息：包括供应商名称、地址、联系方式等。2.采购日期：记录原材料的采购时间。3.原材料名称、规格、型号：明确所采购原材料的具体信息。4.数量：采购的原材料数量。5.质量证明文件编号：如质量检验报告、合格证等的编号。6.采购价格：原材料的采购单价及总价。（二）生产过程记录1.生产批次号：每个生产批次的唯一标识。2.生产日期：该批次产品的生产开始日期。3.生产班组：负责该批次生产的班组名称。4.设备运行记录：包括设备名称、编号、运行时间、维护保养记录等。5.工艺参数记录：如温度、压力、转速、时间等关键工艺参数的实际值。6.原材料投入记录：详细记录每个生产批次所投入的原材料种类、数量。7.中间产品检验记录：对生产过程中的中间产品进行检验的结果记录，包括检验项目、标准、实测值、检验人员等。（三）质量检验记录1.首件检验记录：对每个生产批次的首件产品进行检验的记录，包括检验项目、标准、实测值、判定结果、检验人员等。2.巡检记录：生产过程中质量巡检的记录，包括巡检时间、巡检部位、发现的问题及处理情况等。3.成品检验记录：对最终成品进行全面检验的记录，涵盖各项质量指标的实测值、判定结果、检验人员等。4.不合格品记录：详细记录不合格品的名称、规格、型号、数量、不合格原因、处理方式（如返工、返修、报废等）及处理结果等。（四）人员操作记录1.操作人员姓名：参与生产活动的员工姓名。2.操作时间：员工进行各项操作的具体时间。3.操作内容：如设备操作、工艺执行等具体操作事项。（五）设备维护记录1.设备维护计划：记录设备维护的周期、内容、责任人等。2.维护执行记录：每次设备维护的实际执行情况，包括维护时间、维护人员、更换的零部件等。3.故障维修记录：设备出现故障时的维修记录，包括故障发生时间、现象、原因分析、维修措施及维修结果等。（六）环境监测记录1.监测项目：如温度、湿度、洁净度等环境指标。2.监测时间：每次环境监测的具体时间。3.监测结果：各项环境指标的实测值。（七）成品入库记录1.入库日期：成品入库的时间。2.产品名称、规格、型号：入库成品的详细信息。3.批次号：与生产批次号一致。4.数量：入库的成品数量。5.质量检验结论：表明该批成品是否通过质量检验。三、生产记录的填写要求（一）填写规范1.使用规定的表格和格式，确保记录的一致性和规范性。2.字迹清晰、工整，不得潦草、模糊。3.填写内容应完整、准确，不得有空缺或遗漏。4.数据应使用阿拉伯数字填写，计量单位应符合国家法定标准。（二）填写方法1.按照记录表格的顺序依次填写，不得跳跃或颠倒。2.对于需要签字确认的栏目，应由相关责任人签字，签字应真实、有效。3.如记录内容较多，可在表格后附页详细说明，但应注明附页的页码和内容索引。（三）修改要求1.如发现记录填写错误，应在错误处划一条横线，在其上方填写正确内容，并由修改人签字确认。2.严禁刮擦、涂抹、挖补等方式修改记录，以确保记录的原始性和可追溯性。四、生产记录的审核与批准（一）审核流程1.生产记录填写完成后，应由填写人所在部门的班组长或主管进行初步审核。2.班组长或主管应检查记录的完整性、准确性和填写规范，确保记录符合要求。3.对于审核中发现的问题，应及时反馈给填写人进行修改。（二）批准流程1.初步审核通过的生产记录，应提交给部门负责人进行最终批准。2.部门负责人应对记录的真实性、可靠性以及与生产实际情况的相符性进行全面审查。3.经部门负责人批准后的生产记录方可生效，并作为正式文件存档。五、生产记录的存储与保管（一）存储方式1.生产记录应采用电子文档和纸质文档相结合的方式进行存储。2.电子文档应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份，以防止数据丢失。3.纸质文档应分类存放在专门的文件柜中，确保存放整齐、有序。（二）保管期限1.一般生产记录的保管期限为[X]年，重要生产记录（如涉及重大质量事故、产品召回等相关记录）的保管期限为[X]年。2.保管期限自生产活动结束之日起计算。（三）保管要求1.存储场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件，确保生产记录的安全。2.定期对生产记录进行清查和整理，确保记录的完整性和可查阅性。3.对于超过保管期限的生产记录，应按照规定的程序进行销毁处理，并做好销毁记录。六、生产记录的查阅与使用（一）查阅权限1.企业内部员工因工作需要查阅生产记录时，应填写《生产记录查阅申请表》，注明查阅目的、记录名称、查阅时间等信息。2.申请表经所在部门负责人批准后，方可到档案管理部门查阅相应的生产记录。3.涉及企业机密的生产记录，查阅权限应严格控制，仅限特定人员查阅，并做好查阅登记。（二）查阅流程1.查阅人凭批准后的《生产记录查阅申请表》到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理人员根据申请表提供相应的生产记录，并监督查阅人在指定地点查阅，不得擅自将记录带出指定场所。3.查阅人应在规定的时间内归还查阅的生产记录，档案管理人员应进行核对和签收。（三）使用规定1.生产记录仅供企业内部使用，未经企业书面授权，不得对外提供或泄露。2.如需复印或复制生产记录，应经档案管理部门负责人批准，并做好登记。3.复印或复制的生产记录应与原件一致，并注明用途和使用期限。七、生产记录的保密管理（一）保密范围1.涉及企业商业秘密、技术秘密、客户信息等的生产记录。2.可能对企业造成不利影响或损害企业利益的生产记录。（二）保密措施1.对涉及保密的生产记录，应在存储、查阅、使用等环节采取严格的保密措施。2.档案管理人员应对保密生产记录进行单独标识和管理，限制接触人员范围。3.接触保密生产记录的人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。（三）违规处理1.对于违反生产记录保密规定的行为，企业将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、解除劳动合同等。2.如因违反保密规定给企业造成损失的，应依法承担赔偿责任。八、生产记录的销毁管理（一）销毁条件1.生产记录已超过保管期限。2.生产记录因其他原因无需继续保存，经企业相关部门批准后可进行销毁。（二）销毁流程1.由档案管理部门提出生产记录销毁申请，注明销毁记录的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.申请经企业分管领导批准后，方可组织实施销毁。3.销