带电学校培训档案制度

PAGE带电学校培训档案制度一、总则（一）目的为加强带电学校培训工作的规范化管理，确保培训档案的完整性、准确性和可追溯性，提高培训质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于带电学校组织开展的各类培训活动所涉及的档案管理工作，包括培训计划、学员信息、教学资料、考核记录等相关文件资料。（三）基本原则1.真实性原则：培训档案应如实反映培训活动的全过程，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：涵盖培训活动各个环节的相关资料，保证档案资料的全面性。3.规范性原则：按照统一的格式、标准和流程进行档案的整理、归档和保管，确保档案管理工作规范有序。4.保密性原则：对涉及学员个人隐私、商业机密等敏感信息的档案，严格保密，防止信息泄露。二、培训档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善培训档案管理制度，明确档案管理流程和要求。2.统筹规划培训档案的收集、整理、归档、保管和查阅等工作，确保档案管理工作的顺利开展。3.定期对培训档案进行检查、评估和清理，保证档案的质量和安全性。4.负责培训档案信息化管理系统的建设、维护和更新，提高档案管理的效率和便捷性。（二）培训部门职责1.负责组织培训活动，并及时将培训过程中产生的各类文件资料移交档案管理部门。2.协助档案管理部门对培训档案进行整理、核对和补充，确保档案资料的完整性和准确性。3.根据培训工作需要，提出查阅培训档案的申请，并配合档案管理部门做好档案查阅的相关工作。（三）授课教师职责1.在培训课程结束后，及时将授课教案、课件、考核试卷等教学资料提交给培训部门，由培训部门统一移交档案管理部门。2.配合档案管理部门对教学资料进行整理和归档，确保资料符合档案管理要求。（四）学员职责1.按照培训要求，如实填写个人信息和培训反馈等相关表格，提供真实有效的资料。2.妥善保管个人培训档案资料，不得擅自涂改、伪造或销毁档案。三、培训档案的分类与编号（一）培训档案分类1.培训计划类：包括年度培训计划、专项培训计划、培训课程安排等。2.学员信息类：涵盖学员报名登记表、学员基本信息变更记录、学员考勤记录等。3.教学资料类：包含授课教案、课件、教材、参考资料、考核试卷及答案等。4.考核记录类：如学员考核成绩登记表、考核评语、补考记录等。5.培训总结类：包括培训总结报告、培训效果评估报告、学员反馈意见汇总等。6.其他类：与培训活动相关的其他文件资料，如培训证书颁发记录、培训费用报销凭证等。（二）档案编号规则培训档案编号采用“年份+类别代码+顺序号”的格式，确保档案编号的唯一性和系统性。具体编码规则如下：1.年份：取培训档案形成年份的后两位数字，如“22”表示2022年。2.类别代码：按照培训档案分类设置相应的代码，具体如下：“PJ”表示培训计划类；“XY”表示学员信息类；“JX”表示教学资料类；“KH”表示考核记录类；“ZJ”表示培训总结类；“QT”表示其他类。3.顺序号：按照档案形成的先后顺序，从001开始依次编号。例如，2022年第3个培训计划档案的编号为“22PJ003”。四、培训档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门和人员应按照本制度规定的时间节点和要求，及时将培训过程中产生的各类文件资料收集齐全，移交档案管理部门。2.培训资料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章等手续齐全。3.对于电子文档资料，应确保其格式统一、存储规范，并与纸质文档内容一致。（二）整理方法1.档案管理部门收到培训资料后，按照档案分类进行初步审核，对不符合要求的资料及时返回相关部门进行补充或修正。2.对每份档案资料进行编号，并按照编号顺序依次排列。3.对同一类档案资料进行分类装订，如培训计划类按照年度顺序装订，学员信息类按照学员姓名或学号顺序装订等。4.在每份档案资料首页附上“档案目录”，注明资料名称、编号、日期等信息，便于查阅。五、培训档案的归档与保管（一）归档流程1.整理后的培训档案资料由档案管理部门按照档案类别分别进行归档，建立相应的档案目录索引。2.将归档后的档案资料存入专门的档案柜或档案库房，并按照档案编号顺序排列存放，便于查找和管理。3.同时，在档案管理系统中录入档案的基本信息，包括档案编号、名称、类别、日期、保管期限等，实现档案的信息化管理。（二）保管期限1.培训计划类：保管期限为5年。2.学员信息类：保管期限为自学员毕业或培训结束后10年。3.教学资料类：保管期限为5年。4.考核记录类：保管期限为自考核结束后10年。5.培训总结类：保管期限为5年。6.其他类：根据文件资料的性质和实际需要确定保管期限，但一般不少于3年。（三）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。2.配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，确保档案的安全。3.定期对档案进行检查和盘点，发现问题及时处理，并做好记录。4.对电子档案应进行备份存储，防止数据丢失。备份存储介质应定期进行检查和更新，确保数据的完整性和可用性。六、培训档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.学校内部人员因工作需要查阅培训档案的，需填写《培训档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容和查阅时间等信息，经所在部门负责人签字批准后，方可到档案管理部门查阅。2.涉及学员个人隐私或商业机密的档案资料，未经学员本人或相关部门同意，不得查阅。3.外部单位或个人因特殊原因需要查阅培训档案的，需提交正式的查阅申请函，并说明查阅目的和用途，经学校主管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，查阅过程中不得擅自摘抄、复制或拍照档案资料。（二）查阅流程1.查阅申请人填写《培训档案查阅申请表》，并提交给档案管理部门。2.档案管理部门对查阅申请进行审核，符合查阅条件的，予以批准，并安排专人负责提供档案查阅服务。3.查阅人员在档案管理部门指定的地点查阅档案，查阅过程中应遵守档案管理规定，爱护档案资料，不得随意涂改、损坏或丢失档案。4.查阅结束后，查阅人员应及时将档案资料归还档案管理部门，并在《培训档案查阅登记表》上签字确认。（三）借阅权限1.学校内部人员因工作需要借阅培训档案的，需填写《培训档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间和归还时间等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过15个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.外部单位或个人原则上不得借阅培训档案，如有特殊情况需要借阅的，需按照查阅流程提交申请，并经学校主管领导批准后，由档案管理部门复印相关资料提供给借阅人，复印件应加盖档案管理部门公章。（四）借阅流程1.借阅申请人填写《培训档案借阅申请表》，并提交给档案管理部门。2.档案管理部门对借阅申请进行审核，符合借阅条件的，予以批准，并办理档案借阅手续。3.档案管理部门向借阅人员发放档案资料，并在《培训档案借阅登记表》上记录借阅信息，包括借阅人姓名、部门、借阅时间、归还时间等。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人或擅自带出学校。如需复印或摘录档案资料，应事先征得档案管理部门同意。5.借阅人员应在规定的归还时间内将档案资料归还档案管理部门，档案管理部门对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时追究借阅人员的责任。七、培训档案的销毁（一）销毁条件培训档案保管期满后，由档案管理部门会同相关部门对档案进行鉴定，确无保存价值的，方可进行销毁。（二）销毁流程1.档案管理部门填写《培训档案销毁申请表》，详细列出拟销毁档案的名称、编号、数量、保管期限等信息，并说明销毁原因。2.《培训档案销毁申请表》经学校主管领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁工作。3.销毁工作应指定