培训资料保管制度

PAGE培训资料保管制度一、总则（一）目的为了加强公司培训资料的管理，确保培训资料的完整性、准确性和安全性，提高培训资料的使用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有培训资料的保管、使用和处置。（三）基本原则1.合法性原则：培训资料的保管应符合国家法律法规和行业标准的要求。2.完整性原则：确保培训资料的全面性和系统性，涵盖公司各类培训课程的相关资料。3.准确性原则：培训资料应准确反映培训内容和要求，避免错误和歧义。4.安全性原则：采取有效措施保障培训资料的安全，防止丢失、损坏、泄露等情况发生。5.便捷性原则：方便培训资料的查阅、使用和传递，提高工作效率。二、培训资料的分类与编号（一）分类1.内部培训教材：包括公司自行编写的培训教材、讲义、课件等。2.外部培训资料：如购买的专业培训书籍、光盘、在线课程资料等。3.培训记录：培训计划、培训通知、学员签到表、培训评估报告等。4.培训证书及相关文件：员工参加培训获得的证书、培训合作协议、培训资质文件等。（二）编号为便于培训资料的管理和查找，对每类培训资料进行编号。编号规则如下：1.内部培训教材：以“NJ”开头，followedbyafourdigitnumberrepresentingtheyearofcompilation,andthenathreedigitnumberrepresentingtheserialnumberofthetrainingmaterialwithinthatyear.Forexample,NJ2023001indicatesthefirstinternaltrainingmaterialcompiledin2023.2.外部培训资料：以“WJ”开头，followedbyafourdigitnumberrepresentingtheyearofacquisition,andthenathreedigitnumberrepresentingtheserialnumberoftheexternaltrainingmaterialwithinthatyear.Forexample,WJ2023001indicatesthefirstexternaltrainingmaterialacquiredin2023.3.培训记录：以“JL”开头，followedbyafourdigitnumberrepresentingtheyearofthetrainingevent,andthenathreedigitnumberrepresentingtheserialnumberofthetrainingrecordwithinthatyear.Forexample,JL2023001indicatesthefirsttrainingrecordin2023.4.培训证书及相关文件：以“ZS”开头，followedbyafourdigitnumberrepresentingtheyearofreceiptorissuance,andthenathreedigitnumberrepresentingtheserialnumberofthetrainingcertificateorrelateddocumentwithinthatyear.Forexample,ZS2023001indicatesthefirsttrainingcertificateorrelateddocumentreceivedorissuedin2023.三、培训资料的保管职责（一）培训管理部门1.负责制定培训资料保管制度，并监督制度的执行情况。2.组织培训资料需求的收集和整理，确定培训资料的采购、编写或制作计划。3.对培训资料进行分类、编号、登记，并建立培训资料档案库。4.定期对培训资料进行清查和盘点，确保资料的完整性和准确性。5.负责培训资料的借阅、归还和销毁等管理工作。（二）各部门1.负责本部门培训资料的收集、整理和保管，并按照公司要求及时提交相关培训资料。2.配合培训管理部门做好培训资料的清查和盘点工作，提供必要的协助。3.严格遵守培训资料的借阅和使用规定，确保资料的安全和正常流转。（三）资料保管人员1.负责培训资料档案库的日常管理工作，包括资料的存放、整理、维护等。2.按照规定对培训资料进行借阅登记和归还检查，确保资料的及时归还和完好无损。3.协助培训管理部门进行培训资料的清查和盘点工作，发现问题及时报告。四、培训资料的保管要求（一）存储环境1.培训资料应存放在干燥、通风、防火、防潮、防虫的专用档案库或文件柜中。2.档案库应配备必要的数据备份设备，如硬盘、磁带等，定期对培训资料进行备份，防止数据丢失。（二）存放方式1.按照培训资料的分类和编号顺序进行存放，便于查找和管理。2.对于纸质培训资料，应整齐排列，避免折叠、卷曲或损坏；对于电子培训资料，应存储在专用的存储设备中，并进行分类命名和标注。（三）标识管理1.在培训资料档案库或文件柜上标明各类培训资料的存放区域和编号范围，便于快速定位。2.对每份培训资料应标明名称、编号、版本、编制或获取日期等基本信息，确保资料的可识别性。（四）安全防护1.档案库应安装必要的安全防护设施，如门禁系统、监控设备等，防止未经授权的人员进入。2.对涉及公司机密的培训资料，应采取加密存储、限制访问等措施，确保资料的安全性。五、培训资料的借阅与使用（一）借阅申请1.公司内部人员因工作需要借阅培训资料，应填写《培训资料借阅申请表》，注明借阅资料的名称、编号、借阅原因、预计归还日期等信息。2.申请表经所在部门负责人签字批准后，提交至培训管理部门。（二）借阅审批1.培训管理部门收到借阅申请表后，对申请进行审核。对于一般性培训资料的借阅，由培训管理部门负责人审批；对于涉及公司机密或重要培训资料的借阅，需经公司分管领导审批。2.审核通过后，培训管理部门通知资料保管人员办理借阅手续。（三）借阅登记1.资料保管人员在借阅时，应详细记录借阅人的姓名、部门、借阅资料名称、编号、借阅日期、预计归还日期等信息，并由借阅人签字确认。2.借阅登记记录应妥善保存，以备查询。（四）资料使用1.借阅人应按照规定的用途使用培训资料，不得擅自转借、复印、传播或用于其他非工作目的。2.在使用过程中，应注意保护培训资料的完整性和安全性，不得损坏、涂改或丢失资料。（五）归还要求1.借阅人应在预计归还日期前归还培训资料。如需延期归还，应提前向培训管理部门提出申请，并说明延期原因。2.资料保管人员在接收归还资料时，应认真检查资料的完整性和完好性，如发现资料有损坏、丢失或逾期未还等情况，应及时向借阅人催还，并按照规定进行处理。六、培训资料的更新与修订（一）更新计划1.培训管理部门应定期对培训资料进行评估，根据公司业务发展、培训需求变化以及法律法规和行业标准的更新情况，制定培训资料更新计划。2.更新计划应明确更新的内容、范围、时间节点和责任人等信息。（二）更新流程1.对于内部培训教材的更新，由培训管理部门组织相关人员进行编写或修订，经审核、批准后发布新版本。2.对于外部培训资料的更新，培训管理部门根据更新计划及时采购最新版本，并对原资料进行替换或补充。3.在培训资料更新后，应及时对相关的培训记录、培训证书及相关文件等进行更新和调整。（三）版本管理1.对培训资料的不同版本进行标识和管理，明确各版本的适用范围和生效日期。2.在培训资料档案库中，应保存各版本的培训资料，以便查阅和追溯。七、培训资料的销毁（一）销毁原因1.培训资料已过期、失效或不再使用。2.培训资料内容存在错误、虚假或违反法律法规等情况。3.因公司业务调整、培训计划变更等原因，不再需要保存的培训资料。（二）销毁申请1.各部门如需销毁培训资料，应填写《培训资料销毁申请表》，注明销毁资料的名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.申请表经所在部门负责人签字批准后，提交至培训管理部门。（三）销毁审批1.培训管理部门收到销毁申请表后，对申请进行审核。对于一般性培训资料的销毁，由培训管理部门负责人审批；对于涉及公司机密或重要培训资料的销毁，需经公司分管领导审批。2.审核通过后，培训管理部门组织相关人员对拟销毁的培训资料进行清点和确认。（四）销毁方式1.对于纸质培训资料，可采用粉碎、焚烧等方式进行销毁；对于电子培训资料，应采用格式化、删除等方式进行销毁，并确保数据无法恢复。2.在销毁过程中，应安排专人负责监督，确保销毁工作的彻底性和安全性。（五）销毁记录1.资料保管人员应对培训资料的销毁情况进行详细记录，包括销毁日期、销毁资料名称、编号、数量、销毁方式、监督人等信息。2.销毁记录应妥善保存，以备查询。八、监督与检查（一）定期检查1.培训管理部门应定期对培训资料的保管情况进行检查，检查内容包括资料的完整性、准确性、存放环境、标识管理等方面。2.检查周期为每季度一次，检查结果应形成书面报告，并提交至公司领导。（二）不定期抽查1.公司领导或相关部门可根据工作需要，对培训资料的保管情况进行不定期抽查。2.抽查结果如发现问题，应