2026年跨境电商公司保密工作管理制度

2026年跨境电商公司保密工作管理制度第一章总则第一条为规范公司保密工作管理，强化全体员工保密意识，防范商业秘密、核心数据及敏感信息泄露风险，保障公司经营安全与市场竞争优势，支撑跨境电商业务合规有序发展，依据《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国反不正当竞争法》《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国个人信息保护法》及跨境电商行业相关监管规范，结合公司跨境电商业务实际经营情况，制定本制度。第二条本制度所称保密工作，是指对公司经营管理过程中产生或获取的各类涉密信息，从产生、传输、存储、使用到销毁的全生命周期安全管控活动；所称涉密信息，是指不为公众所知悉、能为公司带来经济利益、具有实用性并经公司采取保密措施的商业秘密，以及公司内部管理信息、第三方移交的涉密信息等。本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、试用期员工、实习人员、劳务派遣人员及其他为公司提供劳务的人员；同时适用于负责保密工作统筹、执行、监督的各部门及相关管理人员。第三条保密工作管理遵循以下基本原则：（一）合法合规原则：严格遵守国家相关法律法规，确保保密工作流程、管控措施符合法律规定，兼顾信息安全与员工合法权益；（二）全程管控原则：对涉密信息的全生命周期实施闭环管理，从源头防范泄露风险，确保信息流转各环节安全可控；（三）分级分类原则：根据涉密信息的重要程度、泄露影响范围，划分保密等级，实施差异化管控措施；（四）权责明晰原则：明确各部门及人员的保密职责，确保责任到人、流程可追溯；（五）预防为主原则：强化保密教育与风险排查，提前预判潜在风险，优先采取防范措施；（六）协同联动原则：推动各部门协同配合，形成“全员参与、层层负责”的保密工作格局。第二章组织机构及职责第四条公司设立保密工作管理委员会（以下简称“保密委员会”），作为保密工作的统筹决策机构。保密委员会由公司管理层牵头，成员包括法务部门、人力资源部门、IT部门、运营部门、销售部门、物流部门、清关部门、财务部门、各跨境业务单元负责人及核心岗位骨干，必要时可聘请外部保密管理专业机构提供技术支持与咨询服务。第五条保密委员会主要职责包括：（一）统筹规划公司保密工作，制定年度保密工作方案、保密管理制度及核心涉密信息保护细则；（二）审定涉密信息分级分类标准、保密防护策略及应急处置预案；（三）协调各部门开展保密风险排查、保密教育培训、涉密事件处置等工作，解决保密管理中的重大问题；（四）监督保密管理制度的落实情况，审核保密工作年度评估报告；（五）负责重大涉密事件的调查处理与责任认定；（六）统筹保密工作经费预算，保障保密防护设施、培训教育等工作的开展。第六条各相关部门职责分工：（一）法务部门：作为保密委员会日常办事机构，牵头组织保密工作的具体实施；负责保密管理制度的合法性审核；开展保密法律合规培训；协助处理涉密相关的法律纠纷；牵头重大涉密事件的调查取证与法律责任追究；（二）IT部门：负责涉密信息的技术防护工作，部署加密存储、访问控制、安全审计等技术手段；保障办公网络、终端设备、服务器的安全运行，防范网络攻击导致的信息泄露；定期开展技术层面的保密风险排查；负责涉密数据的备份与恢复；（三）人力资源部门：将保密要求纳入员工入职、在岗、离职全流程管理；组织新员工保密培训及在职员工定期保密教育；负责员工保密协议的签订、续签与归档；在员工调岗、离职时，监督涉密载体的交接与清理；（四）各业务部门（含运营、销售、物流、清关、财务等）：作为本部门保密工作的责任主体，梳理本部门业务环节中的涉密信息；规范涉密信息的日常使用与流转；监督本部门员工履行保密义务；及时向保密委员会反馈保密风险隐患；配合开展保密风险排查与涉密事件处置；（五）各跨境业务单元：结合海外市场环境特点，优化本地涉密信息的防护措施；规范跨境业务数据的传输与存储，确保符合当地监管要求；反馈海外业务场景下的保密风险；（六）各级管理人员：作为本部门保密工作第一责任人，督促员工遵守保密制度；定期开展本部门保密自查；及时制止违规涉密行为；配合保密委员会开展相关工作；（七）全体员工：主动学习保密知识，熟悉本职工作相关的保密要求；严格遵守保密制度，规范使用涉密信息；发现保密风险或泄露隐患时，立即采取补救措施并上报；离职时按要求交接涉密载体，履行离职后保密义务。第三章保密范围与分级第七条结合跨境电商业务特点，公司保密范围包括但不限于以下内容：（一）商业秘密类：1.经营类商业秘密：跨境电商平台账号信息、运营策略、营销方案、定价体系、海外客户名单及联系方式、采购渠道及供应商信息、跨境物流合作协议、清关流程及资料、外汇结算数据、财务核心数据、未公开的业务规划与发展战略、重大跨境合作项目信息等；2.技术类商业秘密：平台运营系统技术方案、数据分析模型、软件开发代码、物流追踪系统技术参数、信息安全防护技术等；（二）内部管理类：公司组织架构、管理制度细则、薪酬福利体系、绩效考核方案、会议纪要、未公开的人事调整信息、员工个人敏感信息等；（三）第三方涉密类：业务合作过程中，从合作伙伴、供应商、客户处获取的需承担保密义务的信息，以及公司向第三方披露的涉密信息；（四）其他涉密类：经保密委员会认定的其他具有保密价值、泄露后可能损害公司利益的信息。第八条依据涉密信息的重要程度、泄露后可能造成的损失大小，将公司涉密信息分为核心级、重要级、一般级三个等级：（一）核心级涉密信息：泄露后将直接导致公司重大经济损失、核心业务中断或严重损害公司声誉的信息，包括但不限于跨境平台核心账号信息、核心运营策略、未公开的重大战略规划、核心客户资源、核心技术方案、财务核心数据等；（二）重要级涉密信息：泄露后将导致公司较大经济损失或业务发展受阻的信息，包括但不限于普通跨境平台账号信息、常规营销方案、一般客户名单、物流合作细节、清关常规资料、部门级业务规划等；（三）一般级涉密信息：泄露后将对公司经营产生一定影响，但损失程度较轻的信息，包括但不限于内部管理制度细则、部门会议纪要、普通办公文件等。第九条涉密信息的分级认定流程：各部门梳理本部门涉密信息后，提交保密委员会审核；保密委员会结合信息价值、泄露影响等因素，确定信息保密等级并登记备案；涉密信息的等级可根据业务发展变化进行动态调整，调整后需重新备案并通知相关人员。第四章保密管理措施第十条涉密信息日常管理（一）涉密信息的产生、流转、存储、销毁均需记录台账，明确信息名称、等级、责任人、流转环节、处理结果等信息，确保全流程可追溯；（二）核心级、重要级涉密信息需采用加密存储方式，存储设备由专人保管；普通办公设备不得存储核心级涉密信息；（三）涉密文件的收发、传递需履行登记手续，核心级、重要级涉密文件需专人送达，严禁通过非加密邮件、即时通讯工具、公共网络等不安全渠道传输；（四）涉密文件的阅读、使用需在指定办公区域内进行，核心级涉密文件仅限授权人员查阅；查阅后需及时归档，不得随意摆放；（五）涉密信息的销毁需由专人监督，采用粉碎、焚烧、格式化等不可恢复的方式处理；销毁过程需记录备案，确保无残留风险。第十一条网络与技术防护管理（一）IT部门部署网络安全防护系统，对办公网络进行分区管控，核心业务网络与普通办公网络隔离；定期更新防火墙、杀毒软件、入侵检测系统等安全防护工具；（二）涉密信息的网络传输需采用加密协议，核心级涉密数据跨境传输需经法务部门、IT部门审核，确保符合国家数据跨境传输相关规定及目的地国家/地区的监管要求；（三）公司终端设备、服务器均需设置强密码，定期更换；安装终端安全管理软件，禁止私自安装未经审核的软件或插件；严禁将存储涉密信息的设备接入公共网络或外部设备；（四）IT部门定期开展网络安全审计与漏洞扫描，重点监测核心级、重要级涉密信息的访问与操作记录；发现异常访问行为时，立即阻断并核查；（五）建立涉密数据备份机制，核心级涉密数据实时备份，重要级、一般级涉密数据定期备份；备份数据存储在安全位置，定期开展恢复测试。第十二条人员保密管理（一）新员工入职时，需参加保密培训并签订《保密协议》；未签订《保密协议》或保密培训不合格的，不得上岗；（二）对接触核心级、重要级涉密信息的岗位人员进行背景审查，确保人员可靠性；此类岗位人员离岗时，需签订《离职后保密承诺书》；（三）员工在岗期间，人力资源部门每半年组织一次集中保密培训，内容包括保密制度、典型泄露案例、防范技巧等；各部门定期开展本部门针对性保密教育；（四）员工调岗时，需交接所有涉密载体，清理原岗位相关的涉密信息；调岗后若涉及更高等级涉密信息，需重新进行保密培训并签订补充保密协议；（五）员工离职时，需提交《涉密载体交接清单》，交还所有存储涉密信息的文件、U盘、硬盘、电脑等载体；IT部门对其使用的办公设备进行数据清理；人力资源部门明确其离职后保密义务及违约责任。第十三条外部合作与访客管理（一）与外部合作伙伴、供应商、服务商等签订合作协议时，需明确双方保密义务；涉及核心级、重要级涉密信息披露的，需单独签订《保密协议》；（二）对外部合作方的涉密信息使用情况进行监督，定期核查其保密措施落实情况；合作终止后，要求其交还所有涉密信息载体并停止使用；（三）外部人员进入公司办公区域需登记备案，由相关部门人员陪同；严禁外部人员进入涉密信息存储或处理区域；（四）外部人员因工作需要查阅、使用涉密信息的，需经保密委员会审批，明确使用范围与期限；提供的涉密信息需进行脱敏处理（如隐去核心数据、关键标识等）；使用过程需全程监督。第十四条跨境业务专项保密管理（一）跨境业务数据的收集、存储、使用需同时符合中国及业务所在国家/地区的相关法律法规，避免因合规问题导致信息泄露；（二）海外分支机构的涉密信息管理需参照本制度执行，结合本地实际情况制定补充措施，报保密委员会备案；（三）跨境出差人员携带存储涉密信息的设备时，需采取加密、物理防护等措施；严禁在境外不安全网络环境下使用涉密设备；（四）涉及跨境平台账号、海外客户资源等核心涉密信息的管理，实行“专人专管、定期核查”制度，确保信息安全。第五章监督检查与责任追究第十五条监督检查机制（一）日常监督：各部门负责人每日对本部门涉密信息使用、流转情况进行巡查；IT部门实时监测网络与设备的涉密信息操作记录；人力资源部门跟踪员工保密义务履行情况；（二）专项检查：保密委员会每季度开展一次全公司保密专项检查，重点核查涉密信息分级管理、技术防护措施、人员保密培训、涉密载体管理等情况；对核心业务环节、高风险岗位进行重点抽查；（三）年度评估：每年年底保密委员会开展保密工作年度评估，总结工作成效，分析存在的风险隐患，制定下年度改进计划；评估报告上报公司管理层；（四）投诉举报：公司设立保密违规投诉举报渠道（如专用邮箱、举报电话），鼓励员工举报违规涉密行为；保密委员会对举报信息严格保密，及时核查处理并反馈结果。第十六条涉密事件处置（一）发现涉密信息泄露或可能泄露时，发现人员需立即采取补救措施（如中断传输、收回载体、删除违规传播信息等），并在24小时内向所在部门及保密委员会报告；（二）保密委员会接到报告后，立即启动应急处置预案，组织相关部门开展调查，评估泄露信息的等级、范围及可能造成的损失；（三）根据调查结果，采取针对性处置措施，包括但不限于：封堵泄露渠道、通知相关方采取保密措施、发布澄清声明（如需）、追究相关人员责任等；（四）处置完成后，保密委员会组织复盘分析，查找泄露原因，完善保密管理措施；涉及重大涉密事件的，按规定向相关监管部门报告。第十七条责任追究（一）员工违反本制度规定，有下列情形之一的，公司视情节轻重给予相应处理：1.未按规定保管、使用涉密信息，导致信息泄露风险的，给予警告处分，扣除相应绩效奖金；2.未经授权查阅、复制、传播涉密信息的，给予记过或降职处分，没收违法所得；造成经济损失的，承担赔偿责任；3.通过非加密渠道传输核心级、重要级涉密信息的，给予记过处分；导致信息泄露的，给予降薪或降职处分，承担相应赔偿责任；4.私自销毁、丢弃涉密载体，或离职时未按规定交接涉密载体的，给予警告或记过处分；造成信息泄露的，承担赔偿责任；5.泄露核心级涉密信息，或多次违反保密规定、情节严重的，立即终止劳动关系；给公司造成重大经济损失或声誉损害的，依法追究赔偿责任；构成犯罪的，移交司法机关依法追究刑事责任；6.发现涉密泄露隐患未及时报告，或隐瞒、谎报涉密事件的，给予警告处分；造成损失扩大的，承担相应责任；（二）各部门未履行保密管理职责，导致本部门发生涉密事件的，给予部门负责人警告或降职处分，扣除部门年度评优资格；给公司造成损失的，追究部门负责人管理责任；（三）相关管理人员在保密工作中存在失职渎职、弄虚作假、违规审批等行为的，视情节