2026年跨境电商公司第三方合作合规管理制度

2026年跨境电商公司第三方合作合规管理制度第一章总则第一条为规范XX跨境电商公司（以下简称“公司”）第三方合作全流程的合规管理工作，建立系统、严密的合规风险防控体系，保障合作业务合法合规开展，防范合作过程中的法律风险、经营风险及品牌声誉风险，提升合作质量与效益，依据《中华人民共和国电子商务法》《数据安全法》《个人信息保护法》及海外目标市场相关法律法规，结合公司跨境业务发展战略与第三方合作实际，制定本制度。第二条本制度所指第三方，是指与公司开展跨境业务合作的各类外部主体，包括但不限于物流服务商、支付机构、营销推广渠道商、海外代理商、数据服务商、供应链供应商、检测认证机构等；第三方合作合规管理，是指对第三方合作的准入审核、合同签订、合作履约、终止退出等全流程进行合规管控，确保各环节符合境内外相关法律法规、监管要求及公司内部管理规定。第三条第三方合作合规管理遵循“合规优先、风险可控、权责统一、全程追溯”的核心原则，所有合作项目必须以合规为前提，坚决杜绝任何违反法律法规及公序良俗的合作行为。第四条本制度适用于公司所有涉及第三方合作的部门及员工，包括业务部门（市场部、海外运营部、供应链部等）、海外合规审核部、法务部、财务部、人力资源部等；各部门需协同配合，共同落实第三方合作合规管理要求。第五条各部门核心职责分工：（一）海外合规审核部：作为第三方合作合规管理的牵头部门，负责制定合作合规审核标准，开展合作全流程合规风险排查，审核合作方案及合同文件，提供合规咨询支持；（二）业务部门：作为第三方合作的发起及执行部门，负责开展合作前期调研，提出合作需求，协助完成第三方准入审核，推进合作履约，及时反馈合作过程中的合规风险；（三）法务部：负责合作合同的法律审核，起草标准化合同模板，处理合作过程中的法律纠纷，提供法律支持；（四）财务部：负责审核合作项目的资金预算及支付合规性，核查合作费用支出的真实性与合理性，管控财务风险；（五）人力资源部：负责组织开展第三方合作合规培训，提升员工合规意识与专业能力；（六）公司管理层：负责审批重大第三方合作项目，裁决合作合规管理中的重大争议，保障合规管理体系有效运行。第二章核心岗位职责第六条合规管理岗岗位职责：（一）标准制定：牵头制定第三方准入合规标准、合同合规审核细则、风险评估指标等，规范合作合规管理流程；（二）合规审核：负责第三方合作项目的全流程合规审核，包括准入材料审核、合作方案合规性评估、合同条款审核等，出具明确的合规审核意见；（三）风险管控：建立第三方合作合规风险台账，定期开展风险排查与评估，针对高风险合作项目制定专项防控措施；（四）合规监督：监督业务部门合作履约的合规情况，跟踪违规问题的整改落实，确保合规要求落地执行；（五）合规培训：协助人力资源部开展第三方合作合规培训，整理合规案例，普及合规知识。第七条业务部门对接岗岗位职责：（一）前期调研：开展合作第三方的初步调研，收集主体资质、业务范围、合规记录等基础信息，形成调研简报；（二）材料提交：按要求向海外合规审核部提交第三方准入审核材料，确保材料真实、完整、有效；（三）合规执行：在合作执行过程中严格遵守合规要求，及时记录合作进展，发现合规风险第一时间上报；（四）资料归档：负责收集整理合作全流程相关资料，按规定提交归档，确保合作过程可追溯。第八条法务岗岗位职责：（一）合同审核：对第三方合作合同进行法律审核，重点核查权利义务条款、违约责任、争议解决方式等，防范法律风险；（二）模板制定：结合跨境业务特性，制定各类第三方合作的标准化合同模板，明确合规条款要求；（三）纠纷处理：协助处理第三方合作过程中出现的法律纠纷，制定纠纷应对方案，维护公司合法权益。第三章合作全流程合规管理要求第九条合作准入合规管理：（一）准入调研：业务部门在发起合作前，需对第三方开展全面调研，重点核查以下信息：主体资质：境内第三方需提供营业执照、相关行业许可（如物流企业的道路运输许可证、支付机构的支付业务许可证）等；境外第三方需提供注册国（地区）的合法存续证明（如商业登记证），涉及特定行业的需提供目标市场的行业准入认证（如欧盟CE认证、美国FDA注册相关资质）；合规记录：通过第三方征信机构、行业协会或公开渠道，核查第三方的信用记录、涉诉情况、行政处罚记录，确保无重大合规污点；履约能力：评估第三方的业务能力、财务状况、服务质量水平，必要时要求提供银行资信证明或履约担保；风险匹配度：结合合作内容，评估第三方是否存在潜在合规风险，如数据服务商需重点评估其数据安全保障能力，物流服务商需评估其海关清关合规资质。（二）准入审核：业务部门将调研材料及合作意向提交至海外合规审核部，由合规管理岗开展合规审核，必要时联合法务部、财务部进行联合审核；审核通过的第三方纳入公司合格第三方名录；审核未通过的，明确告知未通过原因，业务部门不得推进合作。（三）分级管理：根据第三方的业务类型、合作规模、风险等级，对合格第三方实行分级管理；对高风险第三方（如涉及跨境数据传输、支付结算的合作方）实施更严格的准入审核与后续管控。第十条合作合同合规管理：（一）合同起草：第三方合作必须签订正式书面合同，优先使用公司法务部制定的标准化合同模板；确需定制合同的，由业务部门会同法务部起草，确保合同条款完整、权责清晰。（二）合规审核：合同起草完成后，需经海外合规审核部审核合规性，重点核查合同条款是否符合境内外法律法规要求（如数据跨境传输需符合GDPR、《个人信息保护法》相关规定，支付合作需符合外汇管理要求），是否明确合规责任与违约处理方式；再经法务部审核法律风险，审核通过后方可提交签订。（三）合同签订：合同审核通过后，按公司合同签订流程办理审批手续，由授权人员签订；境外合作合同需注意合同文本的语言效力，必要时进行公证认证，确保合同合法有效。（四）合同管理：合同签订后，由业务部门负责保管原件，将合同副本提交至海外合规审核部、法务部、财务部归档；建立合同管理台账，跟踪合同履行进度。第十一条合作履约合规管理：（一）履约监督：业务部门需全程跟踪合作履约情况，确保第三方按照合同约定及合规要求提供服务或产品；定期与第三方沟通对接，核查履约数据的真实性与合规性。（二）风险监测：海外合规审核部定期开展合作履约合规风险排查，重点监测高风险合作项目，排查是否存在违规操作（如物流服务商的清关违规、营销渠道商的虚假宣传、数据服务商的信息泄露等）；发现风险隐患及时向业务部门及公司管理层预警。（三）合规整改：对排查发现的合规问题，由海外合规审核部出具整改通知，明确整改要求与期限；业务部门牵头督促第三方整改，整改完成后提交整改报告，由海外合规审核部复核；整改未通过的，可暂停合作或终止合同。（四）资金支付：财务部在办理合作费用支付时，需核查支付申请是否符合合同约定及财务合规要求，确保资金流向清晰、支付凭证完整；对涉及跨境支付的，需严格遵守外汇管理相关规定。第十二条合作终止合规管理：（一）终止情形：出现以下情形之一的，可终止第三方合作：合同到期自然终止；双方协商一致终止；第三方存在严重违约或违规行为，达到合同终止条件；法律法规或监管要求发生重大变化，合作不再合规。（二）终止流程：合作终止需由业务部门提出申请，说明终止理由，提交海外合规审核部审核；审核通过后，按合同约定办理终止手续，明确双方后续权利义务，特别是数据安全、知识产权保护、遗留问题处理等事项。（三）后续管理：合作终止后，业务部门需整理合作全流程资料，提交归档；海外合规审核部对合作终止的合规性进行复盘评估，总结经验教训；对涉及数据合作的，需督促第三方删除或返还公司相关数据，确保数据安全。第四章风险管控与违规处理第十三条风险排查机制：建立常态化第三方合作合规风险排查机制，海外合规审核部每季度开展一次全面风险排查，重点排查高风险合作类型（如跨境数据传输、支付结算、海外营销推广等）；对重大合作项目，实行专项风险排查，确保风险早发现、早处置。第十四条风险评估体系：建立第三方合作合规风险评估指标体系，从主体资质、业务合规性、履约能力、信用状况、合作内容风险等维度进行量化评估，划分风险等级（低、中、高），针对不同风险等级制定差异化管控措施。第十五条违规处理措施：（一）第三方违规处理：若第三方在合作过程中存在违规行为，视情节轻重采取以下措施：书面警告并要求限期整改；暂停合作业务；终止合作合同；追究违约责任；将其纳入公司黑名单，禁止后续合作；涉嫌违法犯罪的，移交司法机关处理。（二）内部人员违规处理：公司员工在第三方合作过程中，存在未按规定开展准入审核、隐瞒合规风险、违规签订合同、纵容第三方违规行为等情况的，按公司员工奖惩管理规定处理；造成公司损失的，依法追究赔偿责任；涉嫌违法犯罪的，移交司法机关处理。第十六条应急处置机制：建立第三方合作合规应急处置预案，针对合作过程中突发的重大合规风险（如数据泄露、海关查处、法律诉讼等），明确应急处置流程、责任部门及应对措施；发生突发事件时，相关部门需立即启动预案，及时处置，降低风险损失，维护公司品牌声誉。第五章考核与保障措施第十七条考核机制：公司将第三方合作合规管理成效纳入相关部门及员工的绩效考核体系，核心考核指标包括：第三方准入合规率、合同审核合规率、合作履约合规率、违规事件发生率、风险整改完成率等；考核结果与绩效薪酬、评优评先、岗位晋升直接挂钩，激励各部门及员工严格落实合规要求。第十八条保障措施：（一）制度保障：海外合规审核部每半年对本制度的执行情况进行梳理评估，结合公司业务发展及境内外监管政策变化，提出制度修订建议，经公司管理层审批后更新实施；（二）资源保障：公司为第三方合作合规管理工作提供必要的资源支持，包括合规审核工具、第三方征信服务、专业律所合作、合规培训经费等；（三）培训保障：人力资源部联合海外合规审核部，定期组织开展第三方合作合规专项培训，内容包括境内外相关法律法规、合作合规流程、风险防控要点、典型案例分析等，提升员工合规专业能力；（四）技术保障：技术部为合规管理工作提供技术支持，搭建第三方合作信息管理系统，实现合作全流程数据化管理，提升