2026年文件保管协议

2026年文件保管协议甲方：__________________

乙方：__________________

在自愿平等的基础上，根据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国档案法》等有关规定，就乙方向甲方提供文件保管服务事宜协商一致，订立合同如下：

一、服务内容

乙方向甲方提供专业文件保管服务，严格按照双方确认的保管要求，执行文件安全保管任务，并承担相应的保管责任。乙方确保具备提供文件保管服务的资格，并向甲方提供营业执照等副本复印件，同时提供保管场所的消防安全证明、安防设施检测报告等文件。乙方应配备专业的文件管理人员，并确保其具备相应的专业知识和技能。乙方应建立完善的文件管理制度，包括但不限于文件入库登记、分类编号、存放、借阅、归还、销毁等流程，并确保所有操作符合国家相关法律法规和行业标准。

二、服务方式

1、乙方向甲方提供文件保管服务的地点：__________________。

2、具体服务范围包括：文件接收、分类、入库、存放、借阅登记、归还确认、异地备份、保密保管、到期销毁等。

3、文件保管期限：自____年____月____日起至____年____月____日止，或根据甲方提供的文件清单中标注的保管期限执行，以先到期者为准。

4、文件保管环境：乙方应提供符合国家相关标准的温湿度控制、防虫、防火、防水、防尘、防光、防磁等设施，确保文件安全保存。乙方应定期对保管环境进行监测，并记录监测结果。

5、文件出入库管理：甲方需指派专人负责文件出入库的交接工作，并签署出入库登记表。乙方应严格核对文件信息，并在文件出入库后及时更新库存记录。

6、文件借阅管理：甲方需提前提交文件借阅申请，并说明借阅原因和期限。乙方应审核申请，并在文件借阅期内提供必要的协助。文件借阅期间，乙方应对文件的安全性负责，并要求甲方在借阅期满后及时归还。

7、异地备份服务：根据甲方需求，乙方可为甲方提供异地备份服务，并将备份文件存储在符合国家相关标准的安全地点。乙方应定期对异地备份文件进行恢复测试，并确保其可随时使用。

8、保密承诺：乙方及其工作人员应对甲方的文件信息严格保密，未经甲方书面同意，不得向任何第三方泄露。乙方应与所有参与文件保管工作的人员签订保密协议，并定期进行保密教育培训。

三、双方权利义务

（一）甲方的权利和义务

1、甲方应保证所提供文件的真实性、合法性和完整性，并对文件内容负责。

2、甲方应按时向乙方提供需要保管的文件清单，并详细说明文件的重要程度、保管期限、特殊保管要求等信息。

3、甲方应指派专人负责文件出入库的交接工作，并对交接人员进行必要的培训，确保其能够正确操作文件出入库流程。

4、甲方应遵守乙方的文件管理制度，按照规定流程办理文件借阅、归还等手续，并配合乙方进行文件管理相关工作。

5、甲方应按时向乙方支付文件保管服务费，并对乙方工作人员提供的服务予以配合。

6、如甲方需要变更文件保管期限、增加或减少文件数量、调整文件保管要求等，应提前书面通知乙方，并与乙方协商调整服务方案。

（二）乙方的权利和义务

1、乙方应具备实施文件保管业务的合法资质，并建立完善的文件保管管理制度和操作规程。

2、乙方应按照合同约定，为甲方提供安全、可靠的文件保管服务，并确保文件的安全性、完整性、保密性。

3、乙方应配备专业的文件管理人员，并定期对其进行培训，提高其专业知识和技能。

4、乙方应建立完善的文件保管设备维护保养制度，并定期对保管设备进行检查和维护，确保其正常运行。

5、乙方应建立完善的文件保管应急处理预案，并定期进行演练，确保在发生意外情况时能够及时有效地进行处理。

6、乙方的文件管理人员应尽职尽责，严格遵守文件保管管理制度和操作规程，并妥善保管甲方文件，确保文件安全。

7、乙方应定期向甲方提供文件保管情况报告，包括文件出入库记录、库存情况、环境监测结果、设备运行情况等，并接受甲方的监督和检查。

8、乙方如发现文件存在损坏、丢失、泄密等风险，应以书面形式立即通知甲方，并与甲方协商采取相应的处理措施。

四、服务费用及支付方式

1、文件保管服务费实行按年收费制，乙方每年度为甲方提供正规发票，甲方自收到发票后30日内向乙方付款。

2、文件保管服务费含税金额为每年_______元（大写：人民币_______元整）。

3、如甲方需要增加文件保管数量或延长文件保管期限，应与乙方协商确定额外的服务费用，并签订补充协议。

4、如甲方需要乙方提供额外的文件管理服务，如文件整理、扫描、数字化等，应与乙方协商确定服务费用，并签订补充协议。

五、违约责任

1、若合同有效期内任何一方无故单方解除合同，将构成违约，违约方需向对方支付违约金，违约金数额为一年服务费。

2、若甲方无正当理由未按本合同规定履行向乙方支付文件保管服务费的义务，每逾期一日，应按照逾期金额的万分之一向乙方支付违约金；若甲方累计逾期六个月仍未支付服务费，乙方有权解除合同。

3、因乙方原因导致甲方文件发生损坏、丢失、泄密等，乙方应承担相应的赔偿责任。赔偿金额应根据文件的价值、重要程度等因素确定，但最高不超过文件价值的十倍。甲方有权提前30天以书面形式通知乙方解除合同。

4、若因不可抗力因素导致合同无法履行，双方应协商解决，并可根据实际情况免除或减轻违约责任。

六、其他事项

1、本合同履行过程中如发生任何争议，双方应首先通过友好协商解决；若协商无果，任何一方均有权将争议提交至甲方所在地的人民法院提起诉讼。

2、本合同一式捌份，双方各执肆份，具有同等法律效力。

3、本合同自双方签字盖章之日起生效。

甲方：乙方：

甲方代表：