企业内部档案管理流程规范

企业内部档案管理流程规范一、档案管理的核心价值与基本原则企业档案是经营活动、管理决策、合规运营的核心凭证，承载着企业发展轨迹与关键信息。规范档案管理需遵循真实性、完整性、安全性、可利用性原则，确保档案从形成到销毁的全生命周期管理合法合规、高效有序。二、档案收集：全周期覆盖与精准归集（一）收集范围与责任分工档案收集需覆盖企业全业务链，各部门按职责分工负责：文书类：规章制度、会议纪要、合同协议等（行政部、法务部主导）；财务类：凭证、账簿、审计报告等（财务部主导）；人事类：员工合同、薪酬记录、培训档案等（人力资源部主导）；业务类：项目方案、客户资料、研发成果等（业务部门或项目组主导）。（二）收集要求与时间节点1.日常归集：各部门指定档案员，实时收集本部门文件，确保“一事一档”“一人一档”；2.定期汇总：每月末/季度末，部门档案员对零散文件进行完整性检查（如签章、附件是否齐全）；3.专项移交：项目结束、年度审计、人员离职等节点，需在30个工作日内完成专项档案整理（如项目档案需包含立项、执行、验收全流程资料）。三、档案整理：分类编码与立卷归档（一）分类与编号规则1.分类逻辑：采用“年度-部门-类型-保管期限”四级分类（例：2024-行政部-文书-永久），确保同类档案逻辑关联；2.编号规则：档号由“年度+部门代码+类型代码+顺序号”组成（例：2024-XZ-____，其中XZ为行政部代码），便于检索与管理。（二）立卷与目录编制1.立卷要求：按“问题/项目+时间”组卷，同一事项的文件需合并装订（如某合同的洽谈记录、审批单、签署版需归入同一卷）；2.目录编制：每卷档案需附《卷内文件目录》，包含档号、文件标题、形成日期、页数、责任人等信息，电子目录同步更新至档案系统。四、档案归档：合规审核与双套管理（一）归档条件与审核1.归档条件：文件需为原件（特殊情况附复印件并标注说明）、手续完备（如审批签字、用印齐全）、内容真实有效；2.部门初审：部门档案员对拟归档文件进行完整性、准确性审核，填写《档案移交清单》；3.档案部门复核：重点检查涉密档案的密级标注、敏感信息脱敏情况。（二）移交与登记1.移交双方现场清点档案，签署《档案移交登记表》（注明数量、类型、移交时间）；2.电子档案通过加密传输至系统，确保与纸质档案“双套制”管理（特殊场景可单套制，但需满足长期可读要求）。五、档案保管：安全防护与动态台账（一）保管场所与设备1.档案库房需独立设置，满足温湿度控制（温度14-24℃，湿度45%-60%）、防火（配备灭火器、烟感）、防潮（安装除湿机）、防虫（定期投放驱虫剂）要求；2.重要档案（如合同、审计报告）需存放于防磁柜或保险柜，电子档案定期备份（至少两地三备份）。（二）保管期限与台账管理1.保管期限划分：永久：企业章程、股权变更、年度审计报告等；定期：业务合同（3-10年）、员工考勤（3年）、日常发文（5年）等（参考《企业档案管理规定》及企业制度）；2.建立《档案保管台账》，记录档案出入库、借阅、销毁等动态，每年末全面盘点，确保账实相符。六、档案利用：合规借阅与保密管控（一）利用申请与审批1.内部利用：员工填写《档案利用申请表》，注明用途，经部门负责人审批后可查阅/复制（涉密档案需分管领导审批）；2.外部利用：审计、司法调阅需凭公函及经办人证件，经法务/合规部门审核后，由档案员陪同查阅（原则上不外借原件）。（二）利用方式与保密要求1.利用方式：现场查阅、复制（加盖档案专用章）、线上查阅（仅限授权电子档案）；2.保密要求：涉密档案利用需签署《保密承诺书》，禁止拍摄、传播敏感信息，利用后及时归还并登记。七、档案销毁：鉴定审批与安全执行（一）鉴定与清单编制成立“档案鉴定小组”（由档案、法务、审计人员组成），每5年对到期档案进行鉴定：确无保存价值的，编制《档案销毁清单》（含档号、名称、形成时间、保管期限）；仍有利用价值的，延长保管期限并更新台账。（二）审批与销毁执行1.销毁清单经总经理办公会或分管领导审批后，由档案部门会同监销人（至少2人）执行销毁；2.销毁方式：纸质档案采用粉碎或焚烧（确保不可复原），电子档案彻底删除并记录过程，监销人签字确认《档案销毁登记表》。八、监督与持续改进1.监督机制：档案管理部门每季度检查各部门档案工作，审计部门每年开展专项审计，重点排查归档不及时、保管不善、利用违规等问题；2.持续改进：结合《档案法》修订、企业业务变化（如数字化转型），每年优化流程（如新增电子档案元数据管理要求），确保管理规