机关单位文件归档与管理办法

机关单位文件归档与管理办法一、总则1.目的：规范机关单位文件归档与管理工作，维护文件的完整与安全，充分发挥档案的凭证、查考价值，为单位决策、业务开展及历史追溯提供可靠依据。2.依据：依据《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》及相关法律法规，结合本单位实际工作需求制定本办法。3.适用范围：本办法适用于机关各部门及所属单位的文件归档、保管、利用、鉴定与销毁等全流程管理工作。4.基本原则：坚持真实准确（确保文件内容与形成过程一致）、完整系统（涵盖业务全周期文件）、规范有序（整理与管理符合专业标准）、安全保密（严防损毁、泄密）、便于利用（优化检索与服务机制）。二、归档范围（一）文书类文件收文：上级机关及外部单位制发的正式文件（含批复、通知、意见、函件等）、督查检查材料、调研通报等。发文：本单位制发的正式文件（含请示、报告、决定、办法、规划等）、内部工作部署、对外函件等。内部文件：党组（党委）会议、办公会议的记录/纪要，年度总结、工作计划、调研成果、规章制度、人事任免、考核奖惩、信访处理等材料。会议材料：重要会议的通知、议程、领导讲话、交流材料、签到册、音像记录等。（二）业务类文件结合单位职能，重点归档以下文件：行政审批：申请材料、批复文件、备案凭证、证照发放记录等。执法监督：检查笔录、调查取证材料、处罚决定、整改通知等。统计调研：年度报表、专项调研数据、分析报告、成果汇编等。项目管理：申报材料、立项批复、合同协议、验收报告、资金往来凭证等。（三）科技类文件基建项目：立项批复、设计图纸（含电子图）、施工日志、变更记录、竣工验收报告等。设备管理：购置合同、使用说明书、维修记录、报废审批、技术改造方案等。（四）音像与电子文件音像文件：重要会议、活动、工程建设、荣誉表彰的照片（附文字说明：时间、地点、人物、事由）、视频（含专题片、工作纪实、新闻报道等，标注内容、拍摄时间、载体规格）。电子文件：以电子形式生成、传输、存储的公文、邮件、数据库、多媒体文件等，需确保可读性（如保留原始格式、配备兼容软件）、完整性（含元数据、背景信息）。三、整理要求（一）分类组卷按“年度—机构（或问题）—保管期限”分类：同一年度、同一部门（或同一主题）、同一保管期限的文件集中组卷。跨年度文件（如规划、总结）按制发年度归档，会议文件按召开年度归档。（二）编号编目每份文件编制唯一档号，结构为：年度+机构（问题）代码+保管期限代码+卷号+件号（示例：2023-办-永-____）。编制《案卷目录》《文件目录》，内容包括档号、文件标题、形成日期、页数、责任者、保管期限等；电子目录同步更新，确保与纸质档案一一对应。（三）装订装盒去除文件金属物（订书钉、回形针），破损文件修复后，用线装或胶装整齐装订；幅面不统一的文件折叠/托裱，确保规格一致。装盒时按目录顺序排列文件，填写盒脊（档号、年度、机构、期限、件数）和备考表（记录文件缺损、修改、补充情况）。四、保管与利用（一）保管条件档案库房需具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防高温功能，配备温湿度调控（温度14-24℃，湿度45-60%）、消防（灭火器、烟感报警器）、安防（门禁、监控）设备，定期检查维护。电子档案存储于专用服务器或存储介质，定期备份（至少双份，异地保存一份），远离强磁场、高温环境；每半年检测数据完整性，确保可长期读取。（二）利用流程内部利用：工作人员填写《档案借阅申请表》，经部门负责人审批后，到档案部门办理借阅（限期15个工作日，特殊情况可续借），用后及时归还。外部利用：外单位人员持单位介绍信及有效证件，经本单位分管领导审批后，在档案阅览室查阅；确需复制的，由档案部门加盖证明章，原则上不借出。涉密档案利用：严格执行保密规定，借阅、复制需经保密工作机构审批，限定知悉范围，用后及时清退，全程登记备案。五、鉴定与销毁（一）定期鉴定每10年（或结合单位实际）由档案管理部门牵头，组织业务部门、保密部门人员成立鉴定小组，对到期档案（按保管期限）进行鉴定，提出“销毁”或“续存”意见。（二）销毁程序鉴定小组形成《档案鉴定意见书》，列明需销毁档案的档号、标题、数量、期限，经单位分管领导审批后，编制《档案销毁清册》。销毁时，由两人以上监销，核对档案与清册无误后签字；涉密档案由专人销毁，销毁过程全程记录（含时间、地点、监销人、方式）。六、责任与监督（一）部门职责各部门指定专人（档案员），负责文件的收集、整理、移交，确保文件及时、完整归档；档案管理部门负责指导、监督、保管、利用工作，定期开展业务培训。新入职员工需接受档案管理培训，离职人员需完成文件移交后方可办理离职手续。（二）监督检查单位每年度对文件归档管理工作进行检查，重点核查：归档范围是否全面，整理质量是否达标；保管条件是否合规，利用流程是否规范；电子档案与纸质档案是否同步更新、安全可靠。（三）奖惩措施对归档及时、管理规范、利用高效的部门和个人，给予表彰奖励；对未按规定归档、损毁丢失档案、擅自销毁或泄密的，依规追究责任；情节严重的，移