员工离职手续办理流程及证明范本

员工离职手续办理流程及证明范本员工离职是职场生态中不可避免的环节，规范的离职手续办理既能保障员工合法权益，也能帮助企业妥善完成人员交接、规避法律风险。本文结合劳动法律法规与实务经验，梳理离职流程核心环节，并提供合规性证明文书范本，供企业HR及职场人士参考。一、员工离职手续办理流程（一）离职申请与沟通员工提出离职时，需根据劳动合同约定或《劳动合同法》规定提前通知企业：试用期员工提前3日（可书面或口头）告知直属上级；正式员工需提前30日提交书面离职申请（注明离职意向、预计离职日期）。企业应在收到申请后1个工作日内启动离职沟通，由HR或直属上级与员工面谈，了解离职原因（如职业发展、薪资福利、工作环境等），评估是否有挽留可能（如调整岗位、薪酬协商等）。若沟通无效，需同步启动交接准备。（二）工作交接工作交接是离职流程的核心环节，需形成书面交接清单，明确以下内容：业务交接：未完成项目进度、客户资源、供应商信息、待办事项的详细说明（可附文件、系统权限清单）；物品交接：办公设备（电脑、打印机等）、门禁卡、工牌、钥匙、公司文档（纸质/电子）的归还记录；财务交接：备用金、借款、报销单据的清算，确保无财务纠纷；权限注销：邮件账号、内部系统、办公软件的权限关闭，避免信息泄露。交接完成后，由直属上级、HR、财务等相关人员签字确认，作为离职审批的必备材料。（三）离职审批企业需按内部制度完成层级审批：直属上级：确认工作交接完成度，签署意见；部门负责人：审核团队协作交接、业务影响评估；HR部门：核查劳动合同履行情况（如服务期、竞业限制协议）、社保公积金缴纳状态；管理层（如需）：对核心岗位或特殊情况（如涉密人员）进行最终审批。审批周期一般不超过5个工作日，避免因流程拖沓引发劳动纠纷。（四）手续办理1.社保与公积金停缴：HR需在员工离职当月或次月（依当地政策）办理社保、公积金的停缴手续，确保员工社保关系可顺利转移至新单位或户籍地。2.档案与劳动关系转移：若员工需转移人事档案，企业应在15日内将档案转至新单位或人才服务机构（需员工提供接收函）；出具《解除/终止劳动合同证明》，作为员工办理失业登记、入职新单位的法定凭证。3.工资与福利结算：工资：按实际出勤日结算，于离职当日或企业常规发薪日支付（需在离职协议中明确）；福利：未休年假、加班工资等需按《劳动法》规定折算（如未休年假按日工资300%支付）；经济补偿：若属企业单方解除（如裁员、合同到期不续签等法定情形），需按“N+1”或法定标准支付经济补偿。（五）离职证明开具企业应在员工离职时（或离职后15日内）出具《离职证明》，内容需包含员工姓名、身份证号（脱敏处理，如仅保留首尾）、入职离职日期、岗位、离职性质（劳动合同解除/终止），并注明“双方无未了结劳动争议”（可选，增强证明效力）。二、离职相关证明范本（一）离职证明（通用版）离职证明兹证明员工[姓名]，性别[X]，身份证号[XXX*XXX]，于[入职年份]年[入职月份]月[入职日期]日入职我司，担任[部门][岗位]职务，劳动合同期限为[合同类型，如固定期限/无固定期限]。因[离职原因，如个人发展/劳动合同到期/协商一致等]，双方劳动关系于[离职年份]年[离职月份]月[离职日期]日**正式终止。员工在职期间无违规违纪行为，工作交接已完成，双方无未了结的劳动争议及财务纠纷。特此证明。[企业全称]（盖章）[出具日期]（注：离职原因可根据实际情况简化为“劳动合同终止”或“双方协商一致解除”，避免涉及负面评价。）（二）解除劳动合同证明（法定版）解除劳动合同证明根据《中华人民共和国劳动合同法》相关规定，我司与员工[姓名]（身份证号[XXX*XXX]）的劳动合同于[解除日期]解除，解除原因为：[法定情形，如员工辞职/企业经济性裁员/劳动合同到期不续签等]**。员工入职时间：[入职日期]，离职前岗位：[岗位]，离职前月平均工资：[金额，如需填写，可写“XXXX元（含）以下”]。本证明一式两份，企业与员工各执一份，具有同等法律效力。[企业全称]（盖章）[出具日期]（注：此证明用于员工办理失业登记、社保转移等，需严格依据《劳动合同法》第50条要求，注明解除/终止原因及时间。）（三）竞业限制协议履行证明（可选）竞业限制协议履行证明兹证明员工[姓名]（身份证号[XXX*XXX]）与我司签订的《竞业限制协议》（协议编号：[XXX]）已于[协议生效日期]生效，截至[当前日期]**，员工已遵守协议约定，未从事与我司业务相竞争的活动。我司已按协议约定，于[支付日期]向员工支付竞业限制补偿金，金额为[金额，如“每月XXXX元”]。特此证明。[企业全称]（盖章）[出具日期]三、注意事项与风险提示1.时效性要求：企业需在员工离职后15日内完成社保停缴、档案转移、证明开具，否则可能面临劳动监察部门的处罚（如责令改正、赔偿金）。2.证明真实性：离职证明内容需客观真实，若企业出具虚假证明（如隐瞒离职原因），可能需承担连带赔偿责任（如新单位因员工隐瞒信息遭受损失）。3.员工义务：员工需配合完成工作交接，若因故意拖延或破坏交接导致企业损失，企业可依