工程项目资料归档与管理规范

工程项目资料归档与管理规范一、引言工程项目资料作为项目全生命周期的原始记录载体，承载着决策、实施、运维等阶段的核心信息，是保障工程质量、支撑后期运维、应对审计监察及纠纷处理的关键依据。为规范资料归档与管理工作，确保资料的完整性、准确性、系统性及可追溯性，结合行业实践与法规要求，制定本规范。二、术语与定义1.工程项目资料：指工程项目策划、立项、勘察、设计、施工、监理、竣工验收及运维阶段形成的，以纸质、电子、音像等形式存在的文件、图纸、报告、记录等资料的总称。2.归档：将具有保存价值的工程项目资料，按规定程序整理后移交至档案管理部门（或指定机构）保存的行为。三、归档范围工程项目资料需覆盖项目全流程，具体类别如下：（一）前期审批类项目立项文件（建议书、可研报告及批复）、建设用地/工程规划许可证、施工许可证等行政许可文件；环境影响评价、节能评估、地质灾害评估等专项评估报告及批复；征地拆迁协议、权属证明、红线图等土地相关资料。（二）勘察设计类工程勘察报告（岩土、水文地质等）、勘察图纸；初步设计、施工图设计（含各专业图纸）、设计计算书；设计变更单、技术核定单、图纸会审记录；绿色建筑、BIM技术应用等专项设计资料。（三）施工管理类施工组织设计、专项施工方案（深基坑、高支模等）及审批记录；施工日志、监理日志、旁站记录；分部分项工程检验批、隐蔽工程验收记录、质量验收报告；材料/构配件/设备合格证、检验报告、进场验收记录（含见证取样报告）；施工进度计划、工程款支付凭证、工程变更签证及费用审批资料。（四）监理管理类监理规划、监理实施细则；监理通知单、整改回复单、工程暂停令、复工令；工程质量/安全评估报告；监理例会纪要、专题会议纪要。（五）竣工验收类竣工图纸（含各专业，需加盖竣工图章）；竣工验收报告、备案表、各参建单位质量评价意见；消防、人防、环保、规划等专项验收文件；工程质量保修书、使用说明书。（六）运维阶段类设备维护手册、操作规程、维修记录；物业管理方案、设施改造图纸及方案；能耗监测、安全检测报告（防雷、消防等）。四、管理流程（一）资料收集1.责任分工：建设单位：牵头收集前期审批、竣工验收及各参建单位移交的综合资料；施工单位：负责施工过程资料（含分包资料）的收集、整理，确保与工程进度同步形成；监理单位：收集监理资料，审核施工资料的真实性、完整性；设计/勘察单位：移交勘察设计文件及变更资料。2.收集要求：纸质资料字迹清晰、签字盖章完整，禁止使用易褪色笔书写；电子资料与纸质资料内容一致，格式为通用格式（PDF、JPG、DWG等），命名含项目名称、阶段、类型等要素；音像资料（工程影像、航拍视频）需标注拍摄时间、地点、内容，存储于不可擦写介质。（二）资料整理1.分类组卷：按项目阶段（前期、勘察设计、施工、竣工、运维）或专业类型（建筑、结构、水电等）分类；组卷遵循“一事一卷”或“同类合并”原则，卷内文件按时间或重要性排序，编制卷内目录。2.编目与装订：案卷封面标注项目名称、案卷题名、编制单位、起止日期、保管期限；纸质资料采用线装或胶装，避免使用金属装订物；电子档案建立目录树，与纸质案卷一一对应，存储于专用硬盘或云平台（加密备份）。（三）资料归档1.归档时间：施工过程资料：分阶段归档（基础、主体、竣工验收前完成阶段性归档）；竣工资料：工程竣工验收合格后3个月内完成最终归档（可依合同或地方规定调整）。2.归档手续：移交方编制《工程资料移交清单》，注明资料数量、类型、载体形式；接收方核对无误后签字确认，双方各留存一份清单。（四）保管与利用1.保管要求：档案库房满足“八防”要求（防火、防潮、防盗、防虫、防鼠、防光、防尘、防高温），温度14-24℃，湿度45%-60%；电子档案定期（每半年）备份，存储环境远离强磁场、热源，采用异地备份（云端+本地硬盘）。2.利用流程：内部借阅：填写《档案借阅申请表》，经部门负责人审批；外部借阅：需建设单位审批，原则上仅提供复印件（涉密资料禁止外借）；利用后及时归还，档案管理人员检查资料完整性。（五）鉴定与销毁1.定期鉴定：档案管理部门每5-10年组织对超保管期限的资料进行鉴定，评估保存价值（历史、法律、科研价值等）。2.销毁流程：对无保存价值的资料，编制《档案销毁清册》，经单位分管领导审批后，由两人以上监销，销毁记录永久留存。五、质量要求1.完整性：资料覆盖项目全流程，无关键环节缺失（如隐蔽工程记录需与施工进度同步，不得事后补填）。2.准确性：内容真实反映工程实际，数据准确（试验报告需与送检样品对应，签字盖章齐全）。3.规范性：纸质资料格式统一（A4纸，页码连续），编号规则清晰（如“施工-____”）；电子档案与纸质档案元数据一致（文件编号、日期、责任人），无病毒或损坏。六、责任分工建设单位：统筹协调各参建单位资料管理，监督归档进度与质量，承担最终归档责任。施工单位：对施工资料的真实性、完整性负责，配备专职资料员，按要求移交资料。监理单位：审核施工资料，确保与工程实体一致，及时移交监理资料。设计/勘察单位：对勘察设计资料的准确性、合规性负责，按时移交相关文件。档案管理部门：指导资料整理规范，验收归档资料，负责档案保管、利用及鉴定销毁。七、附则1.本规范适用于各类新建、改