物业公司合同管理操作手册范本

物业公司合同管理操作手册范本一、目的与适用范围为规范物业公司合同管理流程，防范法律与经营风险，提升合同履约效率，特制定本操作手册。本手册适用于公司各职能部门、各物业服务项目的合同管理工作，涵盖合同从发起、起草、审核、签订、履行至归档的全生命周期管理。二、合同管理组织架构与职责（一）合同管理领导小组由公司总经理、分管副总经理、法务负责人、财务负责人组成，负责重大合同（如年度物业服务总合同、金额较高的外包合同）的审批，统筹合同管理中的跨部门协调事项。（二）各部门职责1.业务发起部门（如项目服务中心、采购部）：负责提出合同需求，开展合作方初步调研（含信用状况、服务能力、行业口碑等），起草合同文本，跟踪合同履行进度，收集履约过程中的变更、争议信息。2.法务部（或合同管理岗）：审核合同的合法性、合规性，评估法律风险，提供条款优化建议，处理合同纠纷，保管合同标准模板并定期更新。3.财务部：审核合同费用的合理性、付款方式的合规性，核对预算匹配度，跟踪发票开具与资金支付，参与合同终止后的结算工作。4.行政部：负责合同用印的登记与审批，保管合同档案（含纸质与电子档案），确保档案存储环境安全（防潮、防火、防盗）。三、合同分类与模板管理（一）合同分类按业务性质分为以下类型（可根据公司实际调整）：物业服务类：前期物业服务合同、业主委员会委托服务合同、临时管理规约等；外包服务类：保洁外包、秩序维护外包、设施设备维保外包等；采购类：物资采购（如安防设备、保洁用品）、服务采购（如电梯年检、绿化养护）；租赁类：场地租赁（如社区商铺出租）、设备租赁（如临时发电机租赁）；其他类：广告合作合同、社区活动合作协议等。（二）模板管理法务部牵头制定合同标准模板库，针对高频业务（如常规保洁外包、物资采购）设计标准化文本，明确核心条款（如服务范围、费用结算、违约责任、争议解决）。特殊业务需起草非模板合同时，发起部门应说明特殊条款的必要性，经法务部审核后使用。四、合同管理流程（一）合同发起与起草1.需求提出：业务部门根据工作需要，填写《合同发起申请表》，说明合作背景、需求内容、预算金额、合作方初步信息（名称、联系人、联系方式）。2.合作方调研：优先选择公司合格供应商库内的合作方；新合作方需核查其营业执照、资质证书（如维保单位的特种设备维修资质）、信用报告（可通过国家企业信用信息公示系统、行业协会查询），避免与失信主体合作。3.合同起草：优先使用标准模板，填写关键信息（如服务期限、费用金额、付款节点）；非模板合同需明确双方权利义务，重点条款包括：服务内容：量化指标（如保洁频次、绿化养护面积）、质量标准（如设施设备维修响应时间）；费用与支付：明确金额、付款方式（如按月/季度结算）、发票要求（增值税专用/普通发票）；违约责任：约定违约情形（如逾期付款、服务不达标）的赔偿方式或解除权；争议解决：优先选择公司住所地法院或仲裁机构，便于纠纷处理。（二）合同审核1.部门初审：发起部门负责人对合同内容进行初审，确认是否符合业务需求、条款是否清晰可执行，签署初审意见。2.法务审核：审查合同主体资格（如对方是否具备签约能力）、条款合法性（如是否违反《民法典》《物业管理条例》等）；评估格式条款的提示说明义务（如免责条款需加粗提示），提出风险修改建议（如“乙方需对服务过程中的安全事故承担全部责任”需明确责任范围）。3.财务审核：核对合同费用是否在预算内，付款方式是否符合公司财务制度（如禁止“先付款后服务”的高风险条款）；确认发票类型、税率与付款节点的匹配性，避免税务风险。4.审核反馈与修改：各部门审核意见以书面形式反馈至发起部门，发起部门修改后重新提交审核，直至所有部门无异议。（三）合同签订1.用印与签署：合同经审核通过后，发起部门填写《用印申请表》，附审核意见、合同文本，经部门负责人、分管领导签字后，至行政部用印；法定代表人或授权代表签字（授权代表需持《授权委托书》，明确授权范围与期限）；合同签订份数：至少一式三份（公司留存两份，合作方一份），重要合同需增加份数（如涉及业主共有权益的合同需向街道办、住建局报备）。2.骑缝章要求：多页合同需加盖骑缝章，确保合同完整性，防止页间替换。（四）合同履行1.履约跟踪：业务部门建立《合同履约台账》，记录服务进度、付款节点、质量验收情况（如每月保洁服务评分、设备维保报告）；付款前需完成验收（如采购物资的数量、质量验收单，外包服务的满意度调查），无验收合格证明的，财务部不予付款。2.变更与解除：合同变更：因政策调整、业务需求变化需变更条款的，按原审核流程重新审批，签订《补充协议》；合同解除：符合法定或约定解除条件的，提前书面通知对方，协商处理善后事宜（如费用结算、设备返还），重大解除需法务部介入。3.争议处理：履约争议优先通过协商解决，协商不成的，按合同约定的争议解决方式处理（仲裁或诉讼）；法务部牵头收集证据（如合同、付款凭证、沟通记录、验收报告），制定纠纷应对方案。（五）合同归档1.归档要求：合同签订后3个工作日内，业务部门将合同原件（含附件：如对方资质、报价单、验收单）移交行政部；行政部按“年份-业务类型-序号”规则编号（如2023-WY-001，WY代表物业服务类），建立纸质档案与电子档案（扫描件）；电子档案存储于公司加密服务器，设置访问权限（仅合同管理员、法务、财务可查阅）。2.保管期限：短期合同（如单次采购、临时租赁）保管3年；长期合同（如物业服务合同、外包服务年度合同）保管10年；涉及业主共有权益、重大投资的合同永久保管。五、风险防控要点（一）合作方风险禁止与列入“失信被执行人名单”“经营异常名录”的主体合作；外包服务类合同需要求对方购买足额商业保险（如保洁公司的雇主责任险），降低事故赔偿风险。（二）条款风险避免“最终解释权归甲方所有”等无效格式条款；违约责任需对等（如甲方逾期付款的违约金比例与乙方服务不达标的违约金比例应匹配）。（三）履行风险定期（每季度）开展合同履约检查，重点关注高风险合同（如金额大、期限长的外包合同）；付款节点与服务成果绑定（如“服务验收合格后15个工作日内付款”），防止提前付款后对方违约。（四）档案风险纸质档案存放于防火、防潮的专用档案室，电子档案定期备份（至少每月一次）；员工离职前需移交全部合同资料，禁止私自留存。六、附则1.本手册由法务部负责解释与修订，修订需经总经理办公