2026年跨境电商公司应付账款管理制度

2026年跨境电商公司应付账款管理制度第一章总则第一条为规范公司应付账款的确认、审核、支付、台账管理及风险防控全流程工作，保障资金支付安全合规，维护公司与境内外供应商的良好合作关系，提升资金使用效率，防范应付账款管理过程中的舞弊、逾期支付等风险，依据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国企业会计准则》《中华人民共和国电子商务法》及跨境电商行业相关财务规范，结合公司跨境运营业务特性（涉及多平台、多币种结算、境外供应商合作等）及实际运营情况，制定本制度。第二条本制度所称应付账款，是指公司因采购货物、接受服务（包括境内外采购、物流仓储服务、营销推广服务、技术服务等）而产生的，应向供应商、服务商等债权人支付但尚未支付的款项，包括境内应付账款及跨境应付账款（涉及多币种结算）。本制度适用于公司所有涉及应付账款管理的部门及全体员工，包括财务部门、采购部、运营部、仓储物流部、市场部等；覆盖应付账款从确认、审核、支付到台账管理、对账核销的全生命周期；同时适用于与公司发生业务往来的境内外供应商、服务商等合作方。第三条应付账款管理遵循“合规优先、权责明晰、流程规范、风险可控、协同高效”的原则，实行“谁经办、谁负责，谁审核、谁把关”的责任制，确保应付账款确认准确、支付及时、台账清晰、风险可控。第四条公司建立应付账款管理动态监控机制，财务部门牵头负责应付账款管理的统筹协调与规范执行，定期开展应付账款管理专项检查，及时发现并整改管理中的问题，保障本制度有效落地。第二章组织架构与职责第五条财务部门是应付账款管理的核心责任部门，整体职责包括：制定应付账款管理具体操作细则，统筹应付账款的确认、审核、支付、台账管理、对账核销等工作；对接境内外金融机构，处理跨境支付相关事宜；开展应付账款管理培训与监督检查；建立应付账款风险预警机制，防范资金支付风险。第六条财务部门各岗位应付账款管理具体职责：（一）应付会计：负责应付账款的日常核算与确认，审核供应商发票、业务合同、入库单等凭证的一致性与合规性；建立并维护应付账款明细台账，及时更新账款信息；定期与供应商开展对账工作，编制对账差异调节表；负责应付账款支付申请的初步审核；整理应付账款相关资料并归档；（二）费用会计：协助审核与费用相关的应付账款凭证，核查服务类应付账款对应的合同、服务成果证明等资料的完整性；配合应付会计开展费用类应付账款的对账工作；（三）跨境账务会计：负责跨境应付账款的核算与确认，处理多币种结算相关的汇率折算工作；审核跨境供应商发票的境外合规性及境内税务认可性；配合应付会计开展跨境应付账款的对账与支付审核工作；对接境外金融机构处理跨境支付相关事宜；（四）出纳：严格按照审批通过的支付申请办理应付账款支付手续，确保支付金额、收款人信息准确无误；及时登记资金支付台账，反馈支付结果；保管支付相关票据及凭证；（五）财务负责人：负责审核应付账款管理相关制度及操作细则；审批重大应付账款支付申请；监督应付账款管理全流程的合规性；协调处理应付账款管理中的重大问题，统筹解决跨境支付相关的合规与风险问题。第七条各业务部门职责：（一）采购部：负责境内外采购业务相关应付账款的发起与初步审核，确保采购合同条款清晰、采购流程合规；及时提交采购发票、入库单、合同等资料至财务部门；配合财务部门开展采购类应付账款的对账工作；跟踪供应商账款结算情况，及时反馈异常信息；（二）运营部、仓储物流部、市场部等业务部门：负责本部门业务相关应付账款（如物流服务费、营销推广费、技术服务费等）的发起与初步审核，提交相关合同、服务成果证明、发票等资料至财务部门；配合财务部门开展对应应付账款的对账工作；跟踪账款结算进度，协调解决业务层面的账款争议；（三）业务部门负责人：负责审核本部门业务相关应付账款的真实性、业务关联性及合理性；审批本部门应付账款支付申请；监督本部门员工规范办理应付账款相关业务，确保提交资料完整合规。第三章应付账款确认与审核第八条应付账款确认基本要求：（一）确认依据：应付账款确认需以真实的业务交易为基础，凭合规有效的凭证办理，包括但不限于业务合同、供应商发票、入库单（采购类）、服务成果证明（服务类）、验收单等；跨境应付账款还需提供符合境内外税务要求的跨境发票及相关凭证；（二）确认时限：业务部门应在收到供应商发票及相关凭证后5个工作日内，完成初步审核并提交至财务部门；财务部门在收到完整资料后5个工作日内完成审核确认，录入应付账款台账；特殊情况（如跨境凭证审核）可适当延长，但需报财务负责人审批。第九条境内应付账款确认与审核流程：（一）业务部门发起：业务部门经办人员收集供应商发票、业务合同、入库单/验收单等资料，核对资料信息一致后，填写《应付账款确认申请表》，注明供应商名称、金额、款项性质、付款期限等信息，经部门负责人审核签字后提交至财务部门；（二）财务部门审核：应付会计接收资料后，审核发票的真实性、合规性（包括发票抬头、税号、税率、金额等信息），核对发票与合同、入库单/验收单的一致性；审核通过后，确认应付账款，录入应付账款明细台账；审核不通过的，退回业务部门补充完善。第十条跨境应付账款确认与审核特殊规范：（一）凭证要求：跨境应付账款确认需提供境外供应商开具的合规发票（符合当地税务规定）、跨境业务合同（明确结算币种、汇率、付款方式等条款）、海关报关单（采购货物类）、服务成果跨境交付证明等资料；境外发票需提供中文翻译件（注明翻译人员及日期），确保境内财务核算与税务审核可识别；（二）汇率折算：跨境应付账款以人民币为记账本位币，结算币种为外币的，按业务发生当日或当月1日的人民币汇率中间价折算；汇率选择后12个月内不得变更，确需变更的，需报财务负责人审批并说明理由；（三）合规审核：跨境账务会计需审核跨境应付账款对应的业务是否符合境内外外汇管理规定及税收政策；涉及跨境支付备案的，需提前完成相关备案手续；审核通过后，协同应付会计确认应付账款并录入台账。第四章应付账款支付流程第十一条支付申请发起：（一）业务部门经办人员根据应付账款确认信息及合同约定的付款期限，填写《应付账款支付申请表》，注明供应商名称、账号、开户银行（跨境支付需注明境外银行SWIFT码）、支付金额、结算币种、付款事由、对应的应付账款确认单号等信息；（二）经办人员附上应付账款确认申请表、供应商发票、合同等相关资料，经部门负责人审核签字后，提交至财务部门。第十二条支付审核流程：（一）财务初步审核：应付会计对支付申请资料的完整性、信息的准确性进行审核，核对支付金额与应付账款台账记录的一致性；跨境支付申请还需由跨境账务会计审核外汇结算合规性及备案手续完整性；审核通过后，提交财务负责人审批；（二）财务负责人审批：财务负责人对支付申请的合规性、合理性进行审核，重点审批大额应付账款支付（具体额度标准由公司另行制定）、跨境支付及特殊付款事项；审批通过后，移交出纳办理支付手续；（三）特殊审批：单笔支付金额超过公司规定大额标准的，需经公司管理层（总经理/分管副总）审批；涉及紧急支付、逾期支付的，需在支付申请中说明理由，经财务负责人及管理层审批后办理。第十三条支付执行规范：（一）境内支付：出纳根据审批通过的支付申请，通过公司网银系统办理支付手续，确保收款人名称、账号、开户银行、支付金额准确无误；支付完成后，及时打印支付回单，登记资金支付台账，并将支付回单传递给应付会计更新应付账款台账；（二）跨境支付：出纳根据审批通过的跨境支付申请，按照境内外外汇管理规定及银行要求，提交相关支付资料，办理跨境支付手续；跟踪支付进度，及时获取境外银行支付回执；支付完成后，将支付回执传递给跨境账务会计及应付会计，同步更新资金支付台账及应付账款台账；（三）支付异常处理：支付过程中出现账号错误、银行拒付等异常情况的，出纳需立即向财务负责人汇报，并及时与供应商、银行沟通解决；处理完成后，重新办理支付手续或调整应付账款信息。第十四条支付时限要求：财务部门应在支付申请审批通过后3个工作日内办理境内支付手续；跨境支付应在审批通过后5个工作日内办理（不含银行及外汇管理部门审核时间）；确需延迟支付的，需说明理由并经相关负责人审批。第五章应付账款台账管理与对账第十五条台账管理规范：（一）应付会计建立并维护应付账款明细台账，台账内容应包括但不限于供应商名称、供应商类型（境内/跨境）、应付金额、结算币种、汇率、付款期限、确认日期、支付日期、支付金额、未付余额、对应合同号、发票号、经办人、审核人等信息；（二）应付账款台账实行动态更新，应付会计在确认应付账款、办理支付手续后，需在1个工作日内更新台账信息；跨境账务会计协助更新跨境应付账款的汇率折算及跨境支付相关信息；（三）应付会计每月对应付账款台账进行核对，确保台账记录与财务账务记录一致；发现差异的，及时查明原因并整改。第十六条对账管理要求：（一）对账频率：境内供应商每月对账一次；跨境供应商每季度对账一次；年度终了，需与所有供应商开展年度对账工作；（二）对账流程：应付会计每月/季度结束后10个工作日内，整理应付账款台账信息，向供应商发送对账函（境内供应商发送中文对账函，跨境供应商可发送中英文对照对账函）；供应商反馈对账结果后，应付会计核对差异，编制《应付账款对账差异调节表》，明确差异原因及处理措施，经财务负责人审核后，协调业务部门及供应商解决差异；（三）对账资料留存：对账函、供应商对账反馈单、差异调节表等资料由应付会计整理归档，保存期限不少于规定年限；跨境对账资料需同时留存中文翻译件。第十七条逾期账款管理：应付会计建立逾期应付账款专项台账，记录逾期供应商名称、逾期金额、逾期天数、逾期原因、处理进展等信息；每月向财务负责人及相关业务部门报送《逾期应付账款明细表》；业务部门负责跟踪逾期账款的协商解决，财务部门负责监督逾期账款的处理进度。第六章应付账款风险防控第十八条凭证审核风险防控：严格审核应付账款相关凭证的真实性、合规性、完整性，杜绝虚假发票、伪造合同等情况；对境内发票通过税务系统查验真伪；对跨境发票重点审核境外税务合规性及境内税务认可性，必要时咨询法务部门或外部专业机构意见。第十九条支付安全风险防控：实行支付申请多级审核制度，严格区分审批权限；出纳办理支付前，再次核对收款人信息、支付金额与审批资料的一致性；定期更换网银支付密码，加强支付设备安全管理；跨境支付前，严格审核外汇结算合规性，确保符合境内外外汇管理规定。第二十条供应商管理风险防控：建立供应商准入审核机制，业务部门牵头对供应商资质、信用状况、合作能力等进行评估；定期对供应商进行信用评级，对信用不良、存在违规行为的供应商，暂停合作或纳入黑名单；加强与核心供应商的沟通，建立长期稳定的合作关系，降低账款结算风险。第二十一条汇率风险防控：跨境应付账款结算涉及多币种的，财务部门跟踪汇率波动情况，合理选择汇率折算时间；对大额、长期跨境应付账款，可在财务负责人审批后，采取合理的汇率对冲措施（如远期结售汇），降低汇率波动对公司成本的影响。第七章监督考核与责任追究第二十二条监督机制：（一）日常监督：财务负责人每月对应付账款台账、支付审核资料、对账记录等进行检查，及时发现并纠正管理中的不规范行为；（二）专项检查：公司内部审计部门每季度开展一次应付账款管理专项审计，重点检查应付账款确认的准确性、支付的合规性、台账的完整性、风险防控措施的落实情况；（三）外部监督：积极配合境内外税务机关、审计机构等外部单位的应付账款核查工作，如实提供相关资料。第二十三条考核评估：公司将应付账款管理工作纳入财务部门及相关业务部门的年度绩效考核体系，考核指标包括应付账款确认准确率、支付及时率、对账完成率、逾期账款控制率、凭证审核合规率等；考核结果与绩效奖金、评优评先直接挂钩。第二十四条激励机制：对在应付账款管理工作中表现突出的部门或个人，公司给予表彰及物质奖励，具体包括：（一）严格遵守本办法规定，全年应付账款管理无差错、合规率100%的；（二）及时发现应付账款管理中的重大风险或违规行为，避免公司经济损失的；（三）提出应付账款管理优化建议，被采纳后显著提升管理效率或降低资金风险的；（四）在跨境应付账款汇率风险防控、境外合规管理中表现优异的。第二十五条责任追究：对违反本办法规定的部门或个人，公司根据情节轻重给予通报批评、绩效扣分、降薪、调岗等处分；情节严重的，解除劳动合同；构成违法犯罪的，依法追究法律责任；造成公司经济损失的，依法追究赔偿责任。具体违规情形包括：（一）提供虚假凭证、虚构应付账款的；（二）应付账款确认不准确、审核不严格，导致资金损失或税务风险的；（三）未经审批擅自办理应付账款支付，或违规调整应付账款信息的；（四）台账管理混乱、对账不及时，导致应付账款信息失真或出现重大