2026年跨境营销策划公司采购信息保密管理制度

2026年跨境营销策划公司采购信息保密管理制度第一章总则第一条制定目的。为规范公司采购信息保密管理工作，防范采购信息泄露风险，保护公司商业秘密、客户信息及供应商商业秘密，保障公司跨境营销策划业务的安全有序开展，维护公司合法权益与市场竞争力，依据《中华人民共和国反不正当竞争法》《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国个人信息保护法》等相关法律法规，结合公司跨境采购业务实际，特制定本制度。第二条适用范围。本制度适用于公司所有参与采购工作的部门及人员，包括采购部全体人员、各业务部门采购需求提报人员、参与采购评审与验收的相关人员、负责采购财务结算的人员、档案管理人员及其他接触采购涉密信息的人员。公司所有采购信息的生成、收集、存储、传输、使用、销毁等全流程管理工作，均需遵循本制度规定。第三条核心原则。采购信息保密工作应遵循“全程管控、分级负责、权责统一、预防为主、惩戒从严”的核心原则。明确各部门及人员的保密责任，对采购信息实行全流程保密管控，优先采取预防措施防范泄露风险，对违反保密规定的行为依法依规严肃处理。第四条管理职责。公司设立保密工作领导小组，统筹协调全公司采购信息保密管理工作；采购部为采购信息保密管理的牵头部门，负责制定具体保密管理细则、组织保密培训、监督保密制度执行、核查保密风险隐患；各业务部门负责人为本部门采购信息保密第一责任人，负责本部门涉密人员管理及涉密信息的日常管控；人力资源部负责将保密要求纳入员工入职培训及劳动合同，协助开展保密考核；审计部负责对采购信息保密制度的执行情况进行监督审计；所有接触采购涉密信息的人员，均需严格履行保密义务。第二章采购保密信息的范围与分级第五条采购保密信息范围。采购保密信息是指公司在跨境采购全流程中生成、收集或获取的，不为公众所知悉、能为公司或相关方带来经济利益、具有实用性并经公司采取保密措施的各类信息。主要包括但不限于：（一）采购基础信息：公司采购预算、采购计划、采购战略规划、采购流程未公开的优化方案；（二）供应商信息：供应商名单（尤其是核心供应商、潜在供应商）、供应商资质文件、报价单、成本构成、合作协议条款、联系方式及其他商业秘密；（三）采购交易信息：采购谈判记录、中标价格、成交金额、付款方式、履约进度、验收报告、质量检测数据；（四）客户关联信息：客户委托采购的需求细节、客户指定的供应商信息、与客户采购相关的商业秘密；（五）跨境专项信息：目标市场采购合规资料、跨境运输与清关方案、外汇结算信息、海外采购渠道信息；（六）其他涉密信息：采购评审记录、涉密会议纪要、未公开的采购统计数据、员工因工作接触的采购涉密信息等。第六条采购保密信息分级。根据采购信息的重要程度、泄露后可能造成的损失大小，将采购保密信息分为三级：（一）绝密级：泄露后将给公司造成特别重大经济损失或严重损害公司声誉、影响公司核心业务开展的信息，包括但不限于公司年度采购战略规划、核心供应商独家合作方案、重大跨境采购项目底价、客户核心采购需求及商业秘密；（二）机密级：泄露后将给公司造成较大经济损失或损害公司声誉的信息，包括但不限于采购预算明细、非核心供应商完整名单及报价、常规跨境采购合同核心条款、采购评审标准及记录；（三）秘密级：泄露后将给公司造成一定经济损失或不良影响的信息，包括但不限于日常采购计划、普通采购验收报告、非涉密供应商基础信息（已公开部分除外）。第七条分级标识与管理要求。采购部负责对各类采购保密信息进行分级标识，在涉密信息载体（包括电子文档、纸质文件、存储设备等）上明确标注“绝密”“机密”“秘密”字样。不同级别信息实行差异化管理：绝密级信息需由指定专人保管，借阅、使用需经公司主要负责人审批；机密级信息由部门负责人指定人员保管，借阅、使用需经部门负责人审批；秘密级信息由相关岗位人员规范保管，借阅、使用需经直接上级审批。第三章采购信息保密管理流程第八条信息生成与收集阶段保密要求。采购信息生成或收集时，相关人员需明确信息的保密级别，及时进行分级标识；收集供应商、客户等相关方涉密信息时，需告知对方保密义务及违约责任；通过线上渠道收集信息时，需使用公司加密网络及合规采集工具，避免信息被非法获取；纸质信息收集后需及时整理归档，严禁随意堆放。第九条信息存储阶段保密要求。电子涉密信息需存储在公司内部加密服务器或指定的加密存储设备中，设置访问权限及密码，密码需定期更换；严禁将电子涉密信息存储在私人电脑、手机、U盘等非公司指定设备中，严禁上传至公共云存储平台。纸质涉密文件需存放在带锁文件柜中，存放地点需具备防火、防潮、防盗等安全条件；绝密级、机密级文件需存放在专用保密柜中，由专人管理。第十条信息传输阶段保密要求。传输采购涉密信息需使用公司内部加密通信渠道，严禁通过公共邮箱、微信、QQ等非加密方式传输；传输纸质涉密文件需由专人递送，密封包装并标注保密级别，严禁委托无关人员代送；跨境传输涉密信息时，需符合国家及目标市场数据跨境传输相关法律法规，采取加密等安全保障措施。第十一条信息使用阶段保密要求。使用采购涉密信息时，需严格遵循“按需获取、最小权限”原则，不得超出工作范围使用；涉密信息的查阅、复制、摘录需经相应审批流程，做好登记记录，复制件需与原件标注相同的保密级别，使用后及时销毁；涉密会议需在保密场所召开，会议文件需统一发放、回收，严禁参会人员私自记录、携带涉密文件离场；外部单位或人员因工作需要接触采购涉密信息的，需签订保密协议，明确保密义务，经公司相关负责人审批后，在专人陪同下使用。第十二条信息销毁阶段保密要求。采购涉密信息载体（包括纸质文件、电子存储设备、光盘等）不再使用时，需进行彻底销毁，确保信息无法恢复。纸质文件需采用碎纸机粉碎或指定地点焚烧方式销毁，由两人以上监督完成并做好记录；电子存储设备需通过专业数据销毁软件清除数据或进行物理销毁，严禁随意丢弃；销毁记录需存档备查，保存期限不少于3年。第十三条人员离岗离职保密要求。员工因调岗、离职等原因不再接触采购涉密信息时，需办理涉密信息交接手续，交还所有涉密文件、存储设备及其他涉密载体，签订《离岗离职保密承诺书》，明确离岗后仍需履行的保密义务及违约责任；人力资源部需在员工离职前进行保密提醒，采购部需核查涉密载体交还情况，确保无涉密信息留存或泄露风险。第四章保密风险防控与应急处理第十四条日常风险防控。采购部每月对采购信息保密管理情况进行自查，重点核查涉密信息存储、传输、使用及载体保管情况，及时发现并整改风险隐患；审计部每季度开展一次采购保密专项监督检查，形成检查报告并上报保密工作领导小组；公司定期对办公环境进行安全排查，加强涉密场所的安保措施，防范外部人员非法获取涉密信息。第十五条保密培训与教育。人力资源部联合采购部每半年组织一次采购信息保密培训，内容包括保密法律法规、公司保密制度、涉密信息识别与管理技巧、泄密风险防范措施等；新员工入职时需进行保密专项培训，考核合格后方可上岗；通过案例讲解、专题讲座等形式，增强全员保密意识，提升保密工作能力。第十六条泄密事件应急处理。建立采购信息泄密事件应急响应机制，发现泄密事件后，相关人员需立即向直属领导及采购部报告，情况紧急时可直接向保密工作领导小组报告；报告内容包括泄密信息的级别、内容、泄露范围、可能造成的影响、发现时间及初步原因。采购部接到报告后，需立即组织开展调查，核实泄密情况，采取封堵泄露渠道、回收涉密信息、控制知情范围等措施，防止泄密范围扩大；针对不同级别泄密事件，制定相应的应急处置方案，必要时可寻求法律专业人士帮助。第十七条泄密事件复盘与改进。泄密事件处置完成后，采购部牵头组织复盘，分析泄密事件产生的原因，评估事件造成的损失，总结经验教训，制定针对性的改进措施；将泄密事件复盘结果及改进措施上报保密工作领导小组，并在公司内部进行通报（涉及核心涉密信息的除外），避免类似事件再次发生。第五章监督考核与奖惩第十八条监督考核机制。公司将采购信息保密管理工作纳入相关部门及人员的绩效考核体系，考核指标包括保密制度执行情况、涉密信息管理规范性、泄密风险隐患排查成效、泄密事件发生情况等。考核方式采用日常考核与年度考核相结合，考核结果与绩效薪酬、岗位晋升、评优评先等直接挂钩。第十九条奖励措施。对在采购信息保密管理工作中表现突出的部门及个人，公司给予相应奖励：（一）严格遵守保密制度，全年未发生泄密事件，且在保密检查中表现优异的，给予部门及个人通报表扬及物质奖励；（二）及时发现泄密风险隐患并有效避免泄密事件发生的，给予个人专项奖励；（三）积极提出采购信息保密管理优化建议并被采纳的，给予个人绩效加分或荣誉表彰；（四）在泄密事件应急处置中表现突出，有效降低损失的，给予相关人员表彰及奖励。第二十条惩处措施。对违反本制度规定，存在泄密行为或未履行保密义务的部门及人员，公司将根据情节轻重、造成损失大小给予相应惩处：（一）情节较轻，未造成损失的，给予口头警告、通报批评，扣减相应绩效分数；（二）情节较重，造成一定经济损失或不良影响的，给予书面警告、记过处分，扣除当月绩效薪酬，取消年度评优资格；（三）情节严重，造成重大经济损失或严重损害公司声誉的，给予岗位调整、降职降级处分，直至解除劳动合同；（四）泄露的信息涉及客户、供应商商业秘密，给第三方造成损失的，由相关责任人承担相应赔偿责任；（五）构成违法犯罪的，移交司法机关依法追究法律责任。第六章附则第二十一条制度修订。本制度根据国家相关法律法规变化、行业发展