2026年跨境营销策划公司打印复印设备使用管理制度

2026年跨境营销策划公司打印复印设备使用管理制度1.总则1.1制定目的为规范公司打印、复印设备（以下简称“印控设备”）的使用与管理，提高设备使用效率，降低运营成本，保障印控设备安全稳定运行，防范因文件打印复印产生的信息泄露风险，尤其是跨境营销业务相关涉密文件的安全，依据国家信息安全相关法律法规及公司内部管理规定，结合跨境营销策划业务的行业特点及公司实际经营情况，特制定本制度。1.2适用范围本制度适用于公司及下属各业务单元、分支机构所有印控设备的配置、使用、维护、耗材管理等全流程工作，覆盖公司全体员工（包括正式员工、试用期员工、实习生及外包人员）的印控设备使用行为。本制度所指印控设备包括各部门专用打印机、办公区域共享打印机、复印机、多功能一体机等各类具备打印、复印、扫描、传真功能的办公设备。1.3核心原则1.3.1规范使用原则：明确印控设备使用流程与操作标准，确保全体员工按规操作，避免设备损坏及资源浪费。1.3.2节约高效原则：倡导绿色办公理念，优先采用双面打印、电子化流转等方式，减少纸张、耗材浪费，提升设备使用效率。1.3.3安全保密原则：强化跨境营销业务文件、财务数据、客户信息等涉密文件的印控管理，严防文件泄露、丢失或滥用。1.3.4责任明确原则：明确各部门及员工在印控设备使用、维护、管理中的责任，确保设备管理工作落到实处。1.3.5适配业务原则：结合跨境营销业务文件打印复印的特殊性，针对性制定涉密文件、境外业务资料的印控管理要求，保障业务合规开展。2.核心定义与职责分工2.1核心定义印控设备：指公司配置的用于办公文件打印、复印、扫描、传真的各类办公设备，包括专用设备与共享设备。涉密文件：指涉及公司核心业务信息、商业秘密、财务数据、跨境营销方案、境外客户信息、合作协议等需要保密的文件资料。耗材：指印控设备运行所需的各类消耗品，包括打印纸、墨盒、硒鼓、碳粉等。设备管理员：由行政部门指定的负责印控设备日常管理、维护协调的专人或兼职人员。2.2行政部门职责行政部门作为印控设备管理的牵头部门，核心职责包括：（1）制定并完善印控设备使用管理相关制度、操作规范及保密要求，明确设备使用、维护、耗材管理的具体标准。（2）负责印控设备的统一规划、采购、配置与登记管理，建立设备台账，详细记录设备型号、采购时间、配置位置、使用状态、维修记录等信息。（3）负责印控设备耗材的统一采购、登记、发放与管理，建立耗材台账，合理控制耗材库存，避免积压与浪费。（4）牵头组织印控设备的日常维护、定期检修与故障维修工作，对接专业维修机构，确保设备正常运行；建立设备维修档案，记录维修原因、维修内容、维修费用等信息。（5）负责印控设备使用的监督检查工作，定期排查设备使用过程中的违规行为，及时纠正不规范操作；协助处理因设备使用产生的信息安全问题。（6）组织开展印控设备使用规范及保密知识培训，提升员工规范操作与安全保密意识。2.3业务部门职责各业务部门（包括跨境营销部、采购部、财务部等）是本部门印控设备使用管理的责任主体，核心职责包括：（1）监督本部门员工严格遵守印控设备使用管理制度，规范使用部门内专用印控设备及共享印控设备。（2）负责本部门专用印控设备的日常使用管理，指定专人协助行政部门进行设备日常检查与维护，及时向行政部门反馈设备故障及耗材需求。（3）强化本部门涉密文件（尤其是跨境营销业务相关文件）的印控管理，严格执行涉密文件打印复印的审批与登记流程，防范文件泄露风险。（4）配合行政部门开展印控设备使用监督检查与培训工作，及时整改检查中发现的问题。2.4员工职责（1）严格遵守印控设备使用管理制度及操作规范，正确操作印控设备，避免因操作不当造成设备损坏。（2）树立节约意识，优先采用双面打印、电子化流转方式处理文件，减少纸张、耗材浪费；打印复印完成后及时取走文件，避免文件丢失或泄露。（3）严格遵守涉密文件印控管理要求，未经审批不得擅自打印复印涉密文件；打印复印涉密文件后，及时销毁废弃文件及边角料，确保信息安全。（4）发现印控设备故障、耗材不足或异常情况时，及时向本部门负责人或行政部门设备管理员反馈，不得擅自拆卸、维修设备。（5）积极参加公司组织的印控设备使用规范及保密知识培训，提升自身操作技能与安全意识。2.5公司管理层职责（1）审批印控设备使用管理制度及相关配套规定，明确公司印控设备管理的整体要求。（2）监督印控设备使用管理制度的执行情况，协调解决设备管理过程中的重大问题，保障制度有效落地。（3）审批印控设备大额采购、重大维修及涉密文件印控管理的重大事项，确保资源配置合理、信息安全可控。3.印控设备使用规范3.1常规使用流程（1）文件打印：员工打印文件前，需确认文件内容与打印需求，优先选择双面打印模式；使用共享印控设备打印时，需输入个人身份标识（如工号）或使用授权卡登录，打印完成后及时取走文件，清理打印残留纸张。（2）文件复印：复印文件前，需核查文件是否为涉密文件，非涉密文件可直接复印，涉密文件需按规定履行审批手续；复印过程中需妥善保管原始文件，复印完成后及时取走复印件，关闭复印任务，避免后续人员查看或误印。（3）扫描与传真：使用设备扫描或传真功能时，需确认接收方信息准确，避免错发；扫描或传真涉密文件后，及时删除设备内的文件缓存，确保信息不残留。（4）设备使用后整理：使用完毕后，需关闭设备不必要的功能，清理设备周边的纸屑、杂物，保持设备整洁；若使用了共享设备，需确认个人登录信息已退出。3.2涉密文件使用要求（1）审批流程：打印复印跨境营销方案、境外客户信息、商业合同、财务报表等涉密文件前，需提交书面申请，说明文件名称、打印复印份数、使用用途，经部门负责人审批同意后，方可进行打印复印；涉及公司核心商业秘密的文件，需额外经公司分管领导审批。（2）操作规范：涉密文件打印复印需在指定的涉密印控设备上进行，由申请人亲自操作或监督操作，避免他人接触文件；打印复印过程中，需全程在场，防止文件被篡改或窃取。（3）文件保管与销毁：打印复印完成后，需立即取走所有文件，核对份数，确保无遗漏；废弃的涉密文件及打印复印过程中产生的边角料，需使用碎纸机彻底销毁，不得随意丢弃。（4）记录留存：行政部门需建立涉密文件打印复印登记台账，详细记录申请人、文件名称、份数、审批人、打印复印时间等信息，登记记录保存期限不少于1年。3.3耗材使用规范（1）耗材领用：各部门需指定专人负责耗材领用，领用耗材时需在行政部门耗材台账上登记，说明领用部门、耗材类型、数量及用途；个人不得擅自领用或存放大量耗材。（2）耗材更换：印控设备耗材不足时，由部门耗材管理员或行政部门设备管理员统一更换；更换下来的废旧耗材（如废旧墨盒、硒鼓）需统一交至行政部门指定回收点，由行政部门联系专业机构进行回收处理，不得随意丢弃。（3）节约要求：员工需合理控制打印复印数量，避免重复打印复印；打印非必要文件时，可使用废旧纸张的背面；发现耗材浪费现象，需及时提醒纠正。3.4设备使用禁忌（1）严禁使用印控设备打印复印与工作无关的个人文件、违规资料、涉密违规信息等。（2）严禁擅自拆卸、改装、维修印控设备，不得随意更改设备设置或删除设备内的文件缓存、操作记录。（3）严禁在印控设备上放置重物、液体或磁性物品，避免设备损坏；不得使用潮湿、褶皱、破损的纸张，防止设备卡纸或损坏。（4）严禁泄露印控设备登录密码、授权信息，不得转借个人授权卡给他人使用。（5）严禁随意丢弃打印复印后的文件，尤其是涉密文件，防止信息泄露。4.设备维护与故障处理4.1日常维护（1）员工日常使用过程中，需保持印控设备清洁，定期用干燥、柔软的抹布擦拭设备表面，清除纸屑、灰尘；避免用尖锐物品刮擦设备。（2）各部门专用印控设备管理员需每日检查设备运行状态，包括设备是否正常开机、打印复印质量是否达标、耗材是否充足、设备是否存在异常噪音等，发现问题及时处理或反馈。（3）行政部门设备管理员需每周对公司所有印控设备进行全面检查，包括设备运行状态、耗材库存、安全设置等，形成检查记录；每月对设备进行一次基础维护，如清理设备内部纸屑、检查设备连接线路等。4.2定期检修行政部门需每季度组织一次印控设备定期检修工作，对接专业维修机构对设备进行全面检测与维护，及时更换老化部件，修复潜在故障；每年对设备进行一次全面评估，对老化严重、维修成本过高或无法满足工作需求的设备，提出更新换代建议，按规定流程报批后实施。4.3故障处理（1）员工发现印控设备故障（如卡纸、无法开机、打印复印质量差等）时，需立即停止使用，查看设备提示信息，尝试简单的故障排除（如清除卡纸）；无法排除的，及时向本部门负责人或行政部门设备管理员反馈，说明设备型号、故障现象、发生时间等信息。（2）行政部门设备管理员收到故障反馈后，需在2个工作日内进行处理，简单故障现场解决，复杂故障需联系专业维修机构上门维修；维修过程中需跟踪维修进度，记录维修情况。（3）设备维修完成后，设备管理员需进行试运行，确认设备恢复正常；同时更新设备维修档案，将维修记录、维修费用等信息归档留存。（4）若设备故障导致文件打印复印中断，需及时告知相关员工，协调使用其他设备，避免影响工作进度；若涉及涉密文件打印复印中断，需立即采取保密措施，防止信息泄露。5.监督考核与责任追究5.1监督机制（1）行政部门定期对印控设备使用情况进行监督检查，每月至少开展一次抽查，每季度开展一次全面检查，重点检查设备使用规范执行情况、涉密文件印控管理情况、耗材使用与节约情况、设备维护情况等，形成检查报告，对发现的问题及时通报并督促整改。（2）各部门每月对本部门印控设备使用管理情况进行自查，及时纠正不规范操作，向行政部门提交自查报告。（3）建立内部举报机制，鼓励员工对印控设备使用过程中的违规行为（如擅自打印复印涉密文件、浪费耗材、损坏设备等）进行举报，行政部门需及时核查处理并反馈结果，对举报人员信息严格保密。5.2考核评价公司将印控设备使用管理工作纳入各部门及相关岗位的绩效考核范围，核心考核指标包括：（1）规范使用率：本部门员工按制度规范使用印控设备的比例；（2）节约成效：本部门纸张、耗材的单位使用成本，是否存在明显浪费现象；（3）保密合规性：涉密文件印控管理流程的执行情况，是否发生信息泄露事件；（4）设备维护情况：本部门专用设备的完好率，故障反馈的及时性与整改完成率。考核结果与绩效工资、评优评先直接挂钩：对印控设备使用管理规范、节约成效显著、未发生违规事件的部门或个人，给予表彰奖励；对考核不合格的，责令限期整改，并扣减相应绩效分数。5.3责任追究在印控设备使用管理工作中，对存在以下行为的部门或个人，公司将视情节轻重给予通报批评、经济处罚、岗位调整等处分；构成违法犯罪的，依法追究法律责任：（1）违反设备使用规范，擅自打印复印涉密文件、违规资料，或泄露打印复印的涉密信息，造成公司商业秘密泄露、经济损失或不良影响的；（2）操作不当或故意损坏印控设备，导致设备故障或无法使用，需承担设备维修费用或赔偿损失的；（3）严重浪费纸张、耗材，经提醒后仍不纠正的；（4）擅自拆卸、改装、维修印控设备，或更改设备设置、删除设备操作记录的；（5）未按规定履行涉密文件打印复印审批、登记流程，或随意丢弃涉密文件及边角料，存在信息安全隐患的；（6）发现设备故障、信息安