2026年跨境营销策划公司海外合作方评估与管理制度

2026年跨境营销策划公司海外合作方评估与管理制度第一章总则第一条为规范公司海外合作方的评估与管理工作，建立优质、稳定、合规的海外合作生态，降低跨境合作风险，提升合作效益，保障公司海外营销战略顺利推进，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国涉外经济法律法规》及海外目标市场相关商业监管规定，结合公司跨境营销业务特点及实际经营需求，制定本制度。第二条本制度所称海外合作方，是指与公司开展跨境营销相关合作的境外法人、非法人组织或个体工商户，包括但不限于海外营销代理机构、渠道服务商、广告投放平台、内容创作机构、活动执行方、物流服务商等。第三条本制度适用于公司海外合作方的准入评估、合作过程评估、分级管理、日常管控及退出等全流程管理工作，覆盖所有海外营销相关合作项目。第四条海外合作方评估与管理遵循“合规优先、风险可控、动态评估、择优合作、互利共赢”的原则，确保合作方资质合规、能力匹配、信誉良好，实现合作价值与风险防控的平衡。第二章组织架构与职责第五条公司成立海外合作方评估与管理工作小组（以下简称“工作小组”），由总经理担任组长，分管业务、风控及财务工作的副总经理担任副组长，成员由业务部门、风控合规部、财务部、采购部负责人组成。主要职责包括：（一）审定海外合作方评估标准、分级管理规则及年度合作规划；（二）审批重大海外合作方的准入、分级调整及退出事项；（三）协调解决合作方评估与管理过程中的重大争议及风险问题；（四）监督本制度的执行情况，评估整体管理成效。第六条业务部门是海外合作方评估与管理的牵头执行部门，具体职责包括：（一）梳理业务合作需求，提出合作方选聘建议，收集潜在合作方信息；（二）牵头开展合作方准入评估、合作过程评估及年度综合评估，提交评估报告；（三）负责合作方的日常对接、合作进度跟踪，及时反馈合作过程中的问题；（四）提出合作方分级调整、激励或退出的建议，配合开展退出交接工作；（五）建立本部门合作方管理台账，记录合作方基本信息、合作情况及评估结果。第七条风控合规部是合作方管理的风险管控部门，主要职责包括：（一）审核合作方准入资质的合规性，评估合作过程中的法律风险、合规风险（如目标市场政策风险、数据安全风险、知识产权风险等）；（二）审核合作合同条款，确保权责清晰、风险可控，协助处理合作纠纷；（三）监督评估过程的公平性、公正性，核查评估结果的合理性；（四）对合作方的合规履约情况进行抽查，提出风险防控建议。第八条财务部是合作方管理的资金管控部门，主要职责包括：（一）审核合作方的财务状况，评估其资金实力及履约保障能力；（二）审核合作费用预算的合理性，监督合作款项的支付及结算流程；（三）从成本效益角度参与合作方评估，核查合作效益的真实性。第九条采购部是合作方管理的统筹协调部门，主要职责包括：（一）建立并维护公司海外合作方资源库，统一管理合作方档案；（二）协助业务部门开展合作方筛选、比价等工作，确保选聘流程规范；（三）汇总各部门合作方评估数据，定期更新合作方资源库信息；（四）配合工作小组开展合作方管理成效评估，提出优化建议。第三章合作方准入评估第十条海外合作方准入需满足以下基本条件：（一）资质合规：依法在所在国家或地区注册成立，具备开展合作业务所需的相关经营许可及资质证明，经营范围覆盖合作项目；（二）能力匹配：具备开展跨境营销相关业务的专业团队、技术能力及项目经验，拥有类似合作项目的成功案例，熟悉目标市场的商业规则及行业特性；（三）信誉良好：近3年内无重大违法违规记录、无重大合同违约记录，未被列入所在国家或地区的失信名单，商业口碑良好；（四）风控健全：具备完善的内部控制制度、数据安全及保密管理制度，能够保障合作过程中公司商业秘密及客户信息的安全；（五）财务稳定：具备健全的财务管理制度，资金实力能够支撑合作项目的顺利推进，无重大财务风险隐患。第十一条准入评估流程：（一）需求提报：业务部门根据工作需要，提交《海外合作方准入申请》，明确合作需求、合作内容、预期目标、合作期限及对合作方的具体要求；（二）信息收集：业务部门联合采购部通过行业推荐、自主寻访、展会对接等方式收集潜在合作方信息，初步筛选后形成候选合作方名单；（三）资质审核：业务部门、风控合规部联合对候选合作方的资质材料、信用记录、财务状况等进行审核，剔除不符合基本条件的合作方；（四）综合评估：业务部门牵头组织评估小组，从专业能力、项目经验、服务报价、履约能力、风险控制能力等维度开展综合评估，必要时组织候选合作方进行方案演示或现场考察；（五）审批备案：评估合格的合作方，由业务部门提交评估报告及合作方案，按权限报批：普通合作方由部门负责人、风控合规部、财务部审批；重大合作方（合作金额超过规定标准或涉及核心业务）需提交工作小组审定；审批通过后，由采购部纳入公司海外合作方资源库备案。第十二条对涉及高风险国家或地区、合作金额较大或合作周期较长的海外合作方，需额外开展尽职调查，重点核查其政治风险、合规风险、关联交易情况及实际控制人背景等，尽职调查结果作为准入审批的重要依据。第四章合作方动态评估第十三条公司建立海外合作方动态评估机制，包括合作过程评估及年度综合评估，确保及时掌握合作方的履约情况及风险变化。第十四条合作过程评估：业务部门在合作项目推进过程中，每季度对合作方的履约情况进行评估，重点关注服务质量、工作进度、合规表现、沟通配合度等，形成《合作过程评估表》，发现问题及时督促整改并记录。第十五条年度综合评估：每年12月份，业务部门牵头组织对所有合作中的海外合作方开展年度综合评估，评估指标包括：（一）履约能力：是否按合同约定的标准、时间完成合作任务，服务质量是否达标；（二）合规表现：是否遵守公司规章制度及目标市场相关法律法规，有无违规操作行为；（三）合作效益：合作项目的投入产出比、对公司海外业务的贡献度，是否实现预期合作目标；（四）沟通协作：响应速度、问题处理效率、信息反馈及时性等；（五）风险控制：合作过程中是否出现风险隐患，风险处置是否及时有效。第十六条年度综合评估流程：（一）自我评估：合作方根据评估指标进行自我评估，提交年度合作总结及自评报告；（二）初评：业务部门结合合作过程评估记录及合作方自评报告，开展初步评估，提出初评等级及意见；（三）复核：风控合规部、财务部对初评结果进行复核，重点核查合规性及成本效益；（四）审定：业务部门提交综合评估报告，普通合作方的评估结果由部门负责人审批，重大合作方的评估结果提交工作小组审定；（五）结果告知：评估完成后，业务部门将评估结果及改进建议告知合作方，并存档备案。第五章合作方分级管理与激励第十七条基于年度综合评估结果，将海外合作方分为优秀、合格、不合格三个等级，实行分级管理：（一）优秀合作方：综合评估得分排名前20%，履约能力强、合作效益显著、合规表现良好，无任何违规违约记录；（二）合格合作方：综合评估得分达到规定标准，能够按合同约定完成合作任务，无重大违规违约记录；（三）不合格合作方：综合评估得分未达到规定标准，存在服务质量不达标、进度延误、轻微违规等问题，或未完成核心合作目标。第十八条分级激励与管控措施：（一）优秀合作方：纳入公司优先合作名单，后续同类合作项目可优先选择；给予一定的合作费用优惠或付款条件倾斜；邀请参与公司海外业务战略研讨，优先开展深度合作；（二）合格合作方：保留合作资格，按常规合作流程开展合作；业务部门定期跟踪其服务改进情况，鼓励其提升合作质量；（三）不合格合作方：业务部门向其出具《整改通知书》，明确整改要求及期限；整改合格的，保留合作资格但取消下一年度优先合作权；整改不合格或拒不整改的，纳入限制合作名单，暂停新合作项目，情节严重的启动退出流程。第十九条采购部根据合作方分级结果，及时更新合作方资源库信息，对优秀合作方进行重点标注，为各部门选聘合作方提供参考。第六章合作方日常管控第二十条合同管控：所有海外合作均需签订书面合作合同，明确双方权利义务、合作标准、费用条款、履约期限、违约责任、争议解决方式等核心内容；合同签订前需经风控合规部审核，确保合规性与风险可控性；合作过程中如需变更合同条款，需按原审批流程报批后签订补充协议。第二十一条进度与质量管控：业务部门指定专人负责跟踪合作项目进度，定期与合作方沟通工作进展，对合作成果进行阶段性验收；发现服务质量不达标、进度延误等问题的，及时提出整改要求，跟踪整改落实情况，形成管控记录。第二十二条合规管控：风控合规部定期对合作方的合规履约情况进行抽查，重点核查是否存在违反目标市场法律法规、侵犯知识产权、数据泄露等风险隐患；业务部门需督促合作方严格遵守公司合规要求，及时传达相关政策及制度变化。第二十三条档案管理：采购部建立健全海外合作方档案管理制度，档案内容包括合作方基本信息、资质材料、评估报告、合作合同、履约记录、付款凭证等；档案需妥善保管，确保完整可追溯，合作终止后档案至少保留5年。第二十四条沟通机制：建立定期沟通会议制度，业务部门每月至少与主要合作方开展一次沟通，及时解决合作过程中的问题；每年组织一次优秀合作方座谈会，听取合作建议，优化合作模式。第七章合作方退出管理第二十五条海外合作方出现以下情形之一的，启动退出流程：（一）年度综合评估不合格且整改无效的；（二）严重违反合作合同约定，导致合作项目无法继续推进，或给公司造成重大经济损失、声誉损害的；（三）存在重大违法违规行为，被所在国家或地区监管部门处罚，或被列入失信名单的；（四）经营状况恶化，出现破产、清算、注销等情形，无法履行合同义务的；（五）合作期限届满，公司不再续约的；（六）其他经工作小组审定需退出的情形。第二十六条退出流程：（一）启动申请：业务部门提交《海外合作方退出申请》，说明退出原因、合作现状及后续处置建议，附相关证明材料；（二）审核审批：普通合作方的退出申请由部门负责人、风控合规部、财务部审批；重大合作方的退出申请提交工作小组审定；（三）清算交接：审批通过后，业务部门牵头与合作方开展合作清算，明确未完成事项、费用结算、成果交接等事宜；涉及客户资源、商业数据的，需完成完整交接并签订保密协议；（四）档案更新：清算交接完成后，采购部将该合作方从合作方资源库中移除，标注退出原因及时间，更新档案信息；（五）风险处置：对因合作方违约导致退出的，风控合规部协助业务部门追究其违约责任，挽回公司损失。第八章监督管理与责任追究第二十七条工作小组每半年组织一次对海外合作方评估与管理工作的监督检查，重点核查准入评估的规范性、动态评估的真实性、日常管控的有效性及退出流程的合规性，确保本制度严格落地。第二十八条严禁任何部门或个人在海外合作方评估与管理工作中出现以下行为：（一）虚报合作需求，或未经评估审批擅自与海外合作方开展合作；（二）在合作方筛选、评估过程中弄虚作假、偏袒包庇，选择不合格合作方；（三）擅自修改合作合同条款、违规办理费用结算，或挪用、侵占合作款项；（四）疏于日常管控，导致合作方出现严重违约或合规风险，给公司造成损失；（五）泄露合作方管理过程中的商业秘密、客户信息及公司内部资料；（六）利用合作管理职权谋取私利，接受合作方财物或其他不正当利益。第二十九条对违反上述规定的，公司将根据情节轻重给予通报批评、绩效扣分、降薪、降职等处分；情节严重的，解除劳动合同；构成违法犯罪的，依法追究法律责任；造成公司经济损失的，依法追究赔偿责任。第