软件正版化的自查报告及整改方案

软件正版化的自查报告及整改方案一、引言

在当今数字化时代，软件作为企业运营和发展的重要工具，其正版化的重要性日益凸显。使用正版软件不仅是遵守法律法规的基本要求，也是保障企业信息安全、提升企业形象和竞争力的关键举措。为了深入贯彻国家关于软件正版化的相关政策，进一步规范公司软件使用行为，我司近期组织了全面的软件正版化自查工作。以下是本次自查的详细情况以及针对发现问题制定的整改方案。

二、自查工作概述

（一）自查目的

本次自查旨在全面掌握公司软件使用情况，核实软件的版权归属，查找存在的盗版软件使用问题，确保公司所有软件的使用符合法律法规要求，降低法律风险，提升公司的合规运营水平。

（二）自查范围

涵盖公司总部及各分支机构的所有办公电脑、服务器、移动设备等，涉及操作系统、办公软件、设计软件、财务软件等各类常用软件。

（三）自查方法

1.资产盘点：对公司所有计算机设备进行逐一登记，记录设备的型号、配置、使用人等信息，为软件清查提供基础数据。

2.软件安装情况检查：通过远程管理工具和现场检查相结合的方式，查看每台设备上安装的软件清单，记录软件名称、版本、安装日期等信息。

3.版权核实：查阅软件购买合同、授权证书等相关文件，确认软件的版权归属和授权范围。对于无法提供正版授权证明的软件，进一步核实其来源和使用情况。

4.员工问卷调查：向全体员工发放调查问卷，了解他们对软件正版化的认识和使用软件的习惯，收集员工在软件使用过程中遇到的问题和建议。

三、自查结果分析

（一）正版软件使用情况

经过全面清查，公司目前使用的大部分软件为正版软件。其中，操作系统主要采用微软Windows正版操作系统，办公软件以MicrosoftOffice正版套装为主，财务软件使用的是国内知名品牌的正版财务软件，这些软件均有合法的购买合同和授权证书，使用情况符合规定。

（二）存在的问题

1.部分办公软件未及时更新授权：由于公司业务发展和人员变动，部分办公软件的授权数量与实际使用人数不匹配，存在部分员工使用的软件超出授权范围的情况。例如，MicrosoftOffice软件原购买的授权数量为200套，但实际安装使用的数量达到了220套，超出授权20套。

2.盗版软件使用问题：在一些基层部门和分支机构的电脑中，发现存在少量盗版软件的使用情况。主要包括一些设计软件和图形处理软件，如AdobePhotoshop、CorelDRAW等。这些盗版软件的来源主要是员工私自下载安装，用于日常工作中的图片处理和设计任务。

3.软件使用管理不规范：公司缺乏完善的软件使用管理制度，对软件的安装、卸载、升级等操作缺乏有效的监管。部分员工在未经许可的情况下自行安装软件，导致软件使用情况混乱，增加了版权风险。

4.软件资产信息不准确：公司的软件资产台账记录不完整、不准确，存在软件名称、版本、授权数量等信息与实际情况不符的情况。这给软件的管理和维护带来了困难，也影响了对软件使用情况的准确评估。

（三）问题原因分析

1.意识淡薄：部分员工对软件正版化的重要性认识不足，缺乏法律意识和版权意识，认为使用盗版软件可以节省成本，没有意识到使用盗版软件可能带来的法律风险和企业声誉损失。

2.管理不善：公司软件管理部门对软件的采购、使用和维护缺乏有效的管理机制，没有及时根据公司业务发展和人员变动调整软件授权数量，对员工的软件使用行为缺乏有效的监督和指导。

3.预算有限：在软件采购方面，公司的预算相对有限，无法及时购买足够数量的正版软件，导致部分员工不得不使用盗版软件来满足工作需求。

四、整改方案

（一）加强宣传教育，提高员工意识

1.开展培训活动：组织全体员工参加软件正版化培训，邀请专业律师或软件厂商代表进行授课，讲解软件版权法律法规和使用正版软件的重要性。培训内容包括软件版权保护的基本知识、盗版软件的危害、公司软件使用管理制度等，提高员工的法律意识和版权意识。

2.发布宣传资料：制作软件正版化宣传海报、手册等资料，在公司内部办公区域、宣传栏等地方张贴和发放，宣传软件正版化的相关政策和知识，营造良好的正版化氛围。

3.定期组织学习：将软件正版化纳入公司员工的定期学习内容，通过内部网络平台、电子邮件等方式定期向员工推送软件正版化的相关信息和案例，提醒员工遵守软件使用规定。

（二）完善软件管理制度，规范使用行为

1.制定软件使用管理办法：明确软件采购、安装、使用、卸载、升级等环节的管理流程和责任，规定员工在使用软件时必须遵守的规则和要求。例如，员工在安装新软件前必须经过软件管理部门的审批，严禁私自下载和安装未经授权的软件。

2.建立软件使用审批机制：设立专门的软件使用审批流程，员工需要使用新的软件时，必须填写软件使用申请表，说明使用原因、软件名称、版本等信息，经部门负责人和软件管理部门审核批准后，方可安装使用。

3.加强软件使用监督：定期对员工的软件使用情况进行检查和监督，发现违规行为及时进行纠正和处理。建立软件使用违规记录档案，对多次违规的员工进行严肃批评教育，情节严重的给予相应的纪律处分。

（三）清理盗版软件，补充正版授权

1.全面清理盗版软件：对公司所有计算机设备上的盗版软件进行全面清理，要求员工在规定时间内卸载所有未经授权的软件。软件管理部门通过远程管理工具和现场检查相结合的方式，对清理情况进行逐一核实，确保所有盗版软件全部卸载。

2.补充软件授权数量：根据公司实际使用情况，对软件授权数量进行重新评估和统计，及时购买足够数量的正版软件授权，确保所有员工使用的软件均为正版。对于超出授权范围使用的软件，按照软件厂商的要求进行授权补充或调整。

3.优化软件采购流程：建立科学合理的软件采购机制，根据公司业务发展和员工需求，提前规划软件采购计划，确保软件采购的及时性和合理性。在采购软件时，优先选择正版软件，并与软件厂商签订详细的购买合同和授权协议，明确软件的使用范围、授权期限等条款。

（四）建立软件资产台账，加强资产管理

1.完善软件资产台账信息：对公司所有软件资产进行重新登记和梳理，建立详细的软件资产台账，记录软件名称、版本、购买日期、授权数量、使用部门、使用人等信息。确保软件资产台账的准确性和完整性，为软件的管理和维护提供依据。

2.定期更新软件资产信息：指定专人负责软件资产台账的管理和维护，定期对软件资产信息进行更新和核对。当软件的授权数量、使用部门、使用人等信息发生变化时，及时在台账中进行记录和调整，确保软件资产信息与实际情况保持一致。

3.利用信息化手段管理软件资产：引入专业的软件资产管理系统，实现对软件资产的自动化管理和监控。通过该系统，可以实时掌握软件的安装、使用、卸载等情况，及时发现和处理软件使用过程中的问题，提高软件资产管理的效率和准确性。

（五）定期开展复查，巩固整改成果

1.制定复查计划：制定详细的软件正版化复查计划，明确复查的时间、范围、方法和标准。复查工作将定期开展，确保软件正版化工作的持续有效推进。

2.开展复查工作：按照复查计划，组织专门的复查小组对公司软件使用情况进行全面复查。复查内容包括软件的正版授权情况、使用管理情况、资产台账信息等，对发现的问题及时进行整改。

3.总结复查结果：每次复查工作结束后，及时总结复查结果，分析存在的问题和原因，提出改进措施和建议。将复查结果和整改情况向公司管理层汇报，为公司软件正版化工作的决策提供参考。

五、整改计划安排

（一）短期计划（12个月）

1.第1周

完成软件正版化培训的组织和安排，邀请专业律师或软件厂商代表进行授课。

发布软件正版化宣传海报和手册，在公司内部办公区域、宣传栏等地方张贴和发放。

2.第23周

全面清理公司所有计算机设备上的盗版软件，要求员工在规定时间内卸载所有未经授权的软件。

对软件资产台账进行重新登记和梳理，完善软件资产信息。

3.第48周

制定软件使用管理办法和软件使用审批机制，明确软件采购、安装、使用、卸载、升级等环节的管理流程和责任。

统计公司软件使用情况，评估软件授权数量，制定软件采购计划，及时购买足够数量的正版软件授权。

（二）中期计划（36个月）

1.第3个月

建立软件使用违规记录档案，对员工的软件使用行为进行监督和管理。

引入专业的软件资产管理系统，实现对软件资产的自动化管理和监控。

2.第45个月

开展软件正版化复查工作，对公司软件使用情况进行全面检查。

根据复查结果，对发现的问题及时进行整改，完善软件使用管理制度。

3.第6个月

总结软件正版化整改工作的经验和教训，制定下一步的工作计划和目标。

将软件正版化工作纳入公司日常管理工作，形成长效机制。

（三）长期计划（持续推进）

1.定期组织员工参加软件正版化培训，不断提高员工的法律意识和版权意识。

2.持续完善软件使用管理制度，根据公司业务发展和软件技术的变化，及时调整和优化管理流程。

3.定期对软件资产进行盘点和清理，确保软件资产的安全和有效使用。

4.加强与软件厂商的合作，及时了解软件行业的最新动态和政策法规，为公司软件正版化工作提供支持和保障。

六、预期效果

通过本次软件正版化自查和整改工作，预期将取得以下效果：

1.法律风险降低：确保公司所有软件的使用符合法律法规要求，避免因使用盗版软件而面临的法律诉讼和罚款风险，保护公司的合法权益。

2.企业形象提升：树立公司良好的社会形象，增强客户、合作伙伴和投资者对公司的信任和认可，提升公司的市场竞争力。

3.信息安全保障：正版软件通常具有更完善的安全防护机制和技术支持，能够有效防范病毒、恶意软件等安全威胁，保障公司信息系统的安全稳定运行。

4.管理效率提高：建立健全软件使用管理制度和软件资产台账，实现对软件的规范化、科学化管理，提高软件使用效率，降低软件采购和维护成本。

5.员工意识增强：通过宣传教育和培训活动，提高员工对软件正版化的认识和重视程度，形成