公司会议管理制度文件模版（含组织程序）

公司会议管理制度通用文件模板一、总则（一）目的为规范公司会议组织流程，提高会议效率与决策质量，保证各项工作有序推进，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构组织的各类会议，包括但不限于战略决策会议、业务协调会议、信息传达会议、专题研讨会议等。全体员工（含正式员工、实习生及项目合作人员）均需遵守本制度。二、会议分类及管理职责（一）会议分类战略决策类会议：如年度经营计划会、预算审批会、重大事项决策会等，由公司高层管理团队组织，涉及公司长期发展方向及资源配置。业务协调类会议：如月度工作例会、跨部门项目推进会、客户需求对接会等，由各业务部门负责人组织，聚焦具体工作协调与进度跟踪。信息传达类会议：如公司全员大会、部门周会、政策宣贯会等，由行政部或各部门组织，用于传达上级指示、通报公司动态。专题研讨类会议：如技术研讨会、产品方案评审会、问题分析会等，由相关议题发起部门组织，针对特定问题进行深入讨论。（二）管理职责行政部：统筹公司会议资源（如会议室、设备），负责战略决策类、信息传达类会议的筹备支持，监督会议制度执行情况。各业务部门：负责本部门业务协调类、专题研讨类会议的发起、组织及后续跟踪，保证会议内容与部门目标一致。参会人员：按时参加会议，积极参与讨论，遵守会议纪律，落实会议决议事项。三、会议组织程序（一）会议筹备议题收集与审批各部门需提前3个工作日向会议组织部门提交《会议申请审批表》（模板见附件1），明确会议议题、目标、预计时长及所需资源。战略决策类议题需经分管领导审核，总经理审批；其他类议题由部门负责人审批。会议安排与通知会议组织部门确认会议时间、地点（优先使用公司会议室，如需外部场地需提前2个工作日申请）、参会人员（根据议题确定必要参会人，避免无关人员参会）。提前2个工作日发送《会议通知单》（模板见附件2），内容需包括：会议名称、时间、地点、议程、参会人员、需准备的材料（如PPT、数据报表）及联系人。会议材料准备发起部门需提前1个工作日将会议材料（含议题背景、数据支撑、方案建议等）发送至参会人员及会议组织部门，保证参会人员提前熟悉内容。行政部根据需求准备会议设备（投影仪、麦克风、视频会议系统等），提前30分钟调试完毕。（二）会议召开签到与入场参会人员需提前10分钟到达会场，在《会议签到表》（模板见附件3）上签到，由行政部或会议组织人员负责核对。迟到超过15分钟或无法参会者，需提前1小时向会议组织部门及部门负责人请假，说明原因。会议主持与纪律会议由指定主持人（一般为部门负责人或议题发起人）开场，明确会议目标、议程及时长分配。主持人需控制会议节奏，避免偏离议题；参会人员发言需简明扼要，每人单次发言不超过5分钟，保证高效讨论。会议期间需将手机调至静音或震动模式，禁止随意走动、交头接耳或处理与会议无关的事务。议题讨论与决议形成按议程逐项讨论，主持人引导参会人员围绕议题发表意见，避免争议性话题拖延时间。对需决策事项，应充分讨论后形成明确决议（如“同意”“暂缓执行”“需补充方案”等），并由会议记录人详细记录（模板见附件4）。（三）会议后续会议纪要整理与分发会议记录人需在会后24小时内整理《会议纪要》，内容包括：会议基本信息、议题讨论要点、决议事项、责任人、完成及时限。纪要经主持人审核确认后，于次日发送至所有参会人员及相关部门抄送行政部归档。决议跟踪与反馈责任部门需严格按照决议时限推进工作，并在完成后的3个工作日内向会议组织部门反馈结果；如遇延期，需提前说明原因及调整计划。行政部每月汇总各部门会议决议执行情况，形成《会议决议跟踪表》（模板见附件5），提交总经理办公会审阅。会议资料归档会议组织部门负责收集会议通知、签到表、纪要、相关材料等，于会后3个工作日内移交行政部统一归档（电子版存于共享文件夹，纸质版分类存档），保存期限不少于3年。四、会议管理要求与注意事项（一）会议效率优化严格控制会议时长：战略决策类会议不超过2小时，业务协调类不超过1.5小时，信息传达类不超过1小时，专题研讨类根据议题复杂度设定时长（一般不超过3小时）。避免无议题、无准备的会议，对未提前提交议题或材料不充分的会议，主持人有权叫停或推迟召开。（二）会议纪律规范无故缺席、迟到或早退者，将纳入个人绩效考核；累计3次无故缺席者，部门负责人需向分管领导提交书面说明。会议期间禁止泄露公司商业秘密及敏感信息，违者将按《员工保密协议》追究责任。（三）特殊情况处理紧急会议（如突发问题处理、临时任务部署）可简化筹备流程，但需通过电话或即时通讯工具明确会议核心议题及参会人员，会后24小时内补交《会议申请审批表》及纪要。远程参会人员需提前测试视频会议设备，保证网络通畅；发言时需开启麦克风，发言完毕后及时关闭，避免背景噪音干扰。五、附则本制度由行政部负责解释和修订，自发布之日起施行。各部门可根据本制度结合实际情况制定部门会议细则，报行政部备案。本制度如需调整，需经总经理办公会审议通过后生效。附件列表附件1：《会议申请审批表》附件2：《会议通知单》附件3：《会议签到表》附件4：《会议纪要模板》附件5：《会议决议跟踪表》附件1：会议申请审批表申请部门申请人联系方式会议名称会议时间年月日时分会议地点参会人员（部门/姓名，可另附页）会议议题及目标需准备材料□PPT□报表□方案□其他：_________所需资源□会议室□投影仪□视频会议系统□其他：_________部门负责人意见签字：_________日期：_________分管领导意见签字：_________日期：_________总经理审批（仅战略决策类）签字：_________日期：_________附件2：会议通知单会议通知致：__________________部门/人员发件部门：__________________发送时间：____年__月__日会议基本信息名称：__________________时间：____年__月日:至:__地点：__________________（线上会议请注明及会议号）参会人员：__________________会议议程议题一：__________________（负责人：____，时长：__分钟）议题二：__________________（负责人：____，时长：__分钟）……参会准备请提前阅读附件材料（如有），准备发言要点。如需请假，请于_年_月_日前联系_（联系方式：_________）。联系人：______联系方式：_________附件3：会议签到表会议名称：__________________时间：____年_月日地点：_______________序号部门姓名职位签到时间备注（请假/迟到）12……签到人：______记录人：______附件4：会议纪要模板会议纪要会议名称：__________________会议时间：____年__月日:__会议地点：__________________主持人：______记录人：______参会人员：__________________（附签到表）缺席人员：__________________（原因：_________）一、会议议题及讨论要点议题一：__________________讨论要点：__________________主要意见：__________________（发言人：______）议题二：__________________讨论要点：__________________主要意见：__________________（发言人：______）二、决议事项序号决议内容责任部门/人完成时限备注12……三、其他事项主持人总结：__________________下次会议安排（如有）：__________________分发范围：_____