润滑油合同履行监督与考核办法

润滑油合同履行监督与考核办法为规范润滑油采购、供应及相关服务类合同的履行管理，保障合同双方合法权益，提升履约效率与质量，防范合同风险，结合公司润滑油业务实际运营需求，特制定本监督与考核办法。一、适用范围本办法适用于公司（含下属分支机构）与外部合作方签订的润滑油采购、销售、技术服务、仓储运输等各类合同的履行监督及考核工作；公司内部参与合同履行的各部门及相关岗位人员的履职行为，亦纳入本办法监督考核范畴。二、监督体系构建（一）组织架构成立合同履行监督小组，由分管领导任组长，成员涵盖采购管理部、质量管理部、财务管理部、法务合规部、物流部及业务需求部门负责人。小组统筹合同履行全流程的监督工作，协调跨部门问题处理，定期审议履约情况报告。（二）部门职责分工1.采购管理部：牵头跟踪合同执行进度，对接合作方（如供应商、承运商），收集履约动态信息，协调解决供货周期、交付方式等执行层面问题。2.质量管理部：负责润滑油质量验收，依据合同约定的质量标准（如粘度、闪点、抗氧化性等指标）开展检测，留存检测记录，对质量异常情况提出处理建议。3.财务管理部：监督合同资金支付节奏，核对付款条件（如到货验收单、发票合规性），把控预付款、进度款、尾款的支付节点，防范资金风险。4.法务合规部：审查合同履行过程中的法律风险（如违约责任触发、争议解决条款适用），指导纠纷处理，确保履约行为符合法律法规及合同约定。5.业务需求部门：反馈润滑油实际使用效果（如设备适配性、性能稳定性），参与验收环节，提出优化履约的业务需求。三、监督内容与流程（一）合同执行前准备合同签订后5个工作日内，采购管理部联合需求部门组织合同交底会议，解读合同核心条款（如供货周期、质量标准、付款节点、违约责任），明确各部门履约责任分工，形成《合同履约责任清单》并下发至相关岗位。（二）执行过程监督1.进度跟踪采购管理部建立《润滑油合同履约进度台账》，每周汇总合作方生产排期、物流运输状态（如采用GPS跟踪或承运商反馈），对比合同约定的交付节点。若预计延迟交付，需在发现风险24小时内启动预警，协调合作方制定赶工方案或调整交付计划，并同步报监督小组备案。2.质量把控质量管理部在货物到货后，按合同约定的抽样比例（如每批次抽检10%）开展质量检测，出具《润滑油质量检测报告》。若检测结果不符合合同标准，需在2个工作日内书面通知合作方，启动“质量异议处理流程”（见附件1），要求合作方限期整改、换货或赔偿。3.资金支付监督财务管理部对照合同付款条款，核验付款触发条件（如到货验收单签字确认、发票开具合规性）。对未满足付款条件的申请，须退回并说明理由；对符合条件的，按财务流程限时支付，确保资金支付既合规又保障合作方合理权益。四、考核机制（一）考核对象1.外部合作方：包括润滑油供应商、承运商、服务提供商等，考核其履约能力与合规性。2.内部责任主体：参与合同履行的各部门及岗位人员，考核其履职效率与风险管控水平。（二）考核指标与评分标准1.外部合作方考核（满分100分）履约及时性（30分）：按合同约定交付时间，每延迟1个工作日扣5分；提前交付且质量合格的，每提前1个工作日加2分（最高加10分）。质量合格率（40分）：每出现1批次质量不合格，扣10分；连续3批次不合格，直接判定为“不合格”等次。服务响应速度（20分）：对质量异议、技术咨询的响应，超过24小时未回复的，每次扣5分；未按承诺整改的，每次扣10分。资料合规性（10分）：发票、检测报告等资料提交不及时或不合规的，每次扣3分。2.内部责任主体考核（满分100分）进度管控（25分）：未及时跟踪进度导致交付延迟的，每次扣5分；未按要求上报风险的，每次扣3分。质量验收规范性（30分）：质量检测流程不规范（如未抽样、未留存报告）的，每次扣5分；漏报质量问题的，每次扣10分。资金支付合规性（25分）：违规支付或延迟支付的，每次扣5分；因资料审核不严导致财务风险的，每次扣10分。协同效率（20分）：跨部门协作中推诿扯皮、信息传递不及时的，每次扣3分；因内部失误导致合作方投诉的，每次扣5分。（三）考核周期与等级划分1.考核周期：外部合作方采用“单次合同+年度汇总”考核（单次合同履约完毕后10个工作日内完成考核，年度末对合作方全年履约情况复盘）；内部责任主体实行月度考核、季度汇总、年度总评。2.等级划分：外部合作方：得分≥85分为“优秀”，70-84分为“合格”，60-69分为“整改”，＜60分为“不合格”。内部责任主体：得分≥90分为“卓越”，80-89分为“良好”，70-79分为“合格”，＜70分为“待改进”。五、考核结果应用（一）外部合作方优秀：优先获得次年合作资格，给予订单量倾斜（如年度采购量的30%优先分配），在行业内宣传其履约能力。合格：维持现有合作规模，需提交《履约改进计划》，监督小组每季度跟踪整改效果。整改：暂停新合同签订，限其3个月内完成整改；整改后经考核达标，方可恢复合作。不合格：终止合作，列入供应商黑名单，3年内不得参与公司招标。（二）内部责任主体卓越/良好：纳入年度评优名单，给予绩效奖金上浮（卓越上浮20%，良好上浮10%），优先获得培训、晋升机会。合格：绩效奖金按标准发放，组织针对性培训（如合同条款解读、质量检测流程）。待改进：绩效奖金扣减10%-20%，由部门负责人约谈，制定《个人改进计划》，连续两次“待改进”的，调整岗位或降职。六、保障措施（一）信息沟通机制建立“润滑油合同履约信息平台”，各部门实时上传进度、质量、资金等数据；监督小组每月召开履约复盘会，通报问题、研讨优化方案，形成《履约改进纪要》下发执行。（二）异议申诉流程考核对象对结果有异议的，可在考核结果公示后3个工作日内，向监督小组提交《考核异议申诉书》及佐证材料。监督小组需在5个工作日内重新核查，出具《申诉处理意见书》，并将最终结果反馈申诉方。（三）培训与宣贯每年组织2次合同履约专项培训，内容涵盖润滑油行业标准、合同条款解读、风险防控技巧等；新员工入职时，须完成《润滑油合同履约管理》必修课程