企业行政管理制度及流程汇编手册

企业行政管理制度及流程汇编手册总则一、目的为规范企业行政管理工作，明确各环节职责与操作标准，提高行政服务效率，保障企业日常运营有序开展，特制定本手册。二、适用范围本手册适用于公司全体员工及与行政相关的各项活动，涵盖办公环境管理、资产配置、会议组织、档案处理、印章证照使用等场景。三、基本原则规范优先：所有行政活动需遵循制度流程，保证操作统一性。效率导向：简化流程，明确时限，避免冗余环节。责任到人：各环节需明确责任主体，保证工作可追溯。安全保密：涉及企业机密的信息与资产需严格管控。第一章办公环境与设施管理一、适用场景新员工入职工位分配、办公区域调整、办公设备（如空调、打印机、灯具）故障报修、办公环境日常维护等。二、操作流程（一）工位申请与分配需求发起：新员工入职或部门需调整工位时，由部门负责人填写《工位需求申请表》，注明员工姓名、所属部门、所需工位类型（如独立工位、共享工位）及特殊需求（如靠近电源、无障碍设施等）。审批流转：申请表提交至行政部，行政经理在1个工作日内审核，根据现有工位资源统筹分配；若需新增工位，需报请分管领导审批。工位配置：行政部根据审批结果，在2个工作日内完成工位清洁、设备调试（如电脑接口、网络线路），并通知员工领取工位钥匙（如有）。（二）设施故障报修故障上报：员工发觉办公设施故障时，通过企业/钉钉提交《设施维修报修单》，或直接联系行政部专员，说明故障位置、设备类型及故障现象（如“3楼会议室空调无法制冷”“前台打印机卡纸”）。派单处理：行政部接到报修后，30分钟内响应，判断故障类型：小故障（如更换灯泡、调试网络）：由行政部维修人员2小时内处理完毕；大故障（如空调主机损坏、打印机硬件故障）：联系外部维修单位，同步告知员工预计修复时间，并跟踪维修进度。验收反馈：修复完成后，员工确认设备正常运行，在《设施维修报修单》签字确认；行政部每月汇总维修记录，分析高频故障点，推动预防性维护。三、模板表格表1-1：《工位需求申请表》序号员工姓名所属部门联系方式申请工位类型特殊需求申请部门负责人签字申请日期1*明市场部独立工位靠近窗户张*2023-10-08表1-2：《设施维修报修单》报修人所属部门联系方式故障位置设备类型故障描述报修时间预计修复时间完成时间维修人签字验收人签字*华人事部13956782楼201办公室台式电脑无法开机2023-10-0909:00当日12:0010:30李**丽四、注意事项工位仅限本人使用，不得私自调换或转借；如需调整，需重新提交申请。员工应爱护办公设施，严禁私自拆卸、改装设备；因个人原因造成设备损坏的，需承担维修费用。办公区域需保持整洁，物品摆放有序；每日下班前关闭电脑、空调等设备电源，节约能源。第二章办公用品与资产管理一、适用场景办公用品采购（如笔、纸张、文件夹）、领用、库存盘点；固定资产（如电脑、打印机、办公家具）的采购、登记、维护、报废等。二、操作流程（一）办公用品管理需求汇总：每月25日前，各部门指定专人统计次月办公用品需求，填写《办公用品需求汇总表》，提交至行政部。采购执行：行政部汇总需求后，编制采购预算，报财务部及分管领导审批；审批通过后，通过合格供应商采购（金额超5000元需公开比价）。入库登记：物品到货后，行政部核对数量与规格，填写《办公用品入库登记表》，并在库存系统中更新库存信息。领用发放：员工凭部门负责人签字的《办公用品领用单》至行政部领取，行政部发放后登记领用记录；低值易耗品（如笔、本）实行“按需领用、季度限额”管理。库存盘点：每月末，行政部组织库存盘点，保证账实相符；对临近保质期的物品（如胶水、墨盒）及时通知各部门优先使用。（二）固定资产管理新增资产：部门需新增固定资产时，提交《固定资产采购申请表》，注明资产名称、规格、用途及预算；审批通过后，由行政部统一采购，到货后验收并粘贴资产标签（含编号、名称、使用部门、责任人）。日常维护：责任人需定期检查资产状况（如电脑除尘、打印机清洁），发觉异常及时报修；行政部每半年对固定资产进行全面检查，保证设备正常运行。转移与报废：资产内部转移：需填写《固定资产转移申请表》，经原使用部门、新使用部门及行政部确认后，更新资产台账；资产报废：对无法修复或达到使用年限的资产，由行政部评估后提交报废申请，报领导审批；审批通过后，由行政部统一处置（如变卖、回收），并核销台账。三、模板表格表2-1：《办公用品需求汇总表》部门物品名称规格单位需求数量用途说明需求人部门负责人签字销售部A4复印纸80g包20日常客户资料打印王*刘*行政部签字笔中性笔支50办公使用赵*孙*表2-2：《固定资产验收单》资产名称规格型号数量采购金额供应商验收日期验收结果（正常/异常）责任人资产编号笔记本电脑ThinkPadX118999元科技公司2023-10-10正常*强ZC20231001四、注意事项办公用品需按需领用，杜绝浪费；严禁将公司用品私用或带离办公区域。固定资产需明确责任人，因保管不当造成丢失或损坏的，责任人需按净值赔偿。严禁部门私自采购固定资产，所有资产采购需通过行政部统一办理。第三章会议管理一、适用场景部门例会、项目专题会、全体员工大会、外部对接会等各类会议的组织、召开及后续跟进。二、操作流程（一）会议筹备会议发起：由会议组织者填写《会议申请审批表》，注明会议主题、时间、地点、参会人员、议程及所需物料（如投影仪、白板、麦克风），提前3个工作日提交至行政部。审批与通知：行政部审核会议安排（如会议室冲突、设备需求），报部门负责人审批；审批通过后，提前1-2天通过企业/邮件发送会议通知，附会议议程及资料（如有）。物料准备：行政部根据会议需求，提前30分钟布置会场（调试设备、摆放座椅、准备饮用水、茶歇等），并检查设备运行情况。（二）会议召开与跟进签到与纪律：参会人员提前5分钟入场，在《会议签到表》签字；会议期间关闭手机或调至静音，禁止随意走动或交头接耳。会议记录：指定专人（通常为会议组织者或助理）记录会议要点，包括决议事项、责任部门、完成时限及需协调资源。纪要整理与分发：会议结束后2个工作日内，整理《会议纪要》，经会议主持人审核确认后，分发至参会人员及相关部门；决议事项需在《会议事项跟踪表》中登记，明确责任人及完成日期，行政部每周跟进进度。三、模板表格表3-1：《会议申请审批表》会议主题会议时间会议地点参会人员组织部门组织者2023年Q4销售目标研讨会2023-10-1514:00-16:003楼大会议室销售部全体、分管副总销售部刘*议程：1.Q3销售数据回顾；2.Q4目标分解；3.资源需求讨论所需物料：投影仪、白板、麦克风审批人：张*（销售总监）行政部审核：*敏（会议室可用）表3-2：《会议纪要模板》会议名称：2023年Q4销售目标研讨会时间：2023年10月15日14:00-16:00地点：3楼大会议室参会人员：张、刘、王、李、赵*主持人：张*记录人：刘*一、会议议题Q3销售数据回顾；2.Q4目标分解；3.资源需求讨论。二、决议事项序号决议内容责任部门/人完成时限1Q4销售额目标定为500万元销售部10月20日前分解到个人2增加市场推广预算2万元，用于线上广告投放市场部10月18日前提交方案三、待办事项销售部于10月18日前提交Q4个人销售目标表（责任人：王*）；市场部于10月20日前提交推广方案初稿（责任人：赵*）。四、注意事项会议需紧扣主题，避免无关讨论；主持人需控制会议时间，一般不超过原定时长30%。会议纪要需准确反映决议内容，避免模糊表述（如“尽量完成”“争取支持”）。参会人员需按时参会，确因故无法参加的，需提前1天向组织者请假并报备行政部。第四章档案管理一、适用场景企业行政类档案（如制度文件、会议纪要、合同协议、证照复印件）的形成、整理、归档、借阅及销毁。二、操作流程（一）档案收集与整理档案形成：各部门在开展行政活动时，需同步形成纸质或电子档案（如会议召开后3日内提交纪要，合同签订后留存原件及扫描件）。分类归档：行政部每年6月及12月组织档案整理，按照“年度-类别-问题”三级分类法（如“2023年-制度类-办公环境管理制度”），对档案进行编号、排序。登记入库：填写《档案分类目录表》，注明档案名称、编号、形成日期、密级（公开/内部/秘密）、存放位置及保管期限，录入档案管理系统，并将纸质档案存入专用档案柜。（二）档案借阅与保管借阅申请：员工因工作需要借阅档案时，填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案名称、用途、借阅期限（一般不超过7个工作日），经部门负责人审批后提交至行政部。借阅与归还：行政部核对借阅权限，同意后提供档案；借阅人需妥善保管，不得涂改、抽取、损毁，归还时由行政部检查档案完整性，确认无误后收回。保管期限：根据档案价值确定保管期限（如会议纪要保管5年，合同协议保管10年以上，证照复印件永久保管）；到期档案需由行政部组织鉴定，对无保存价值的填写《档案销毁申请表》，报领导审批后统一销毁（需2人以上监销，并记录销毁情况）。三、模板表格表4-1：《档案分类目录表》年度类别档案名称编号形成日期密级存放位置保管期限2023制度类办公用品管理制度ZD20230012023-01-10内部档案柜A-01-0110年2023会议类Q3销售总结会议纪要HY20230352023-09-20内部档案柜B-02-035年表4-2：《档案借阅申请表》借阅人所属部门联系方式借阅档案名称档案编号借阅用途借阅期限部门负责人签字*杰人事部1379876员工手册（2023版）DA2023002新员工培训2023-10-12至10-18周*四、注意事项涉密档案（如财务数据、未公开合同）需严格控制借阅权限，仅限相关部门负责人或经授权人员借阅。电子档案需定期备份（每月1次），存储于专用服务器或加密移动硬盘，防止数据丢失。档案柜需上锁，钥匙由行政部专人保管；档案库房需保持干燥、通风，防火、防虫、防潮。第五章印章证照管理一、适用场景公司公章、合同章、财务章、法人章等印章的使用、保管；营业执照、资质证书等证照的变更、年检、借用。二、操作流程（一）印章使用管理用印申请：员工需使用印章时，填写《印章使用申请表》，注明用印文件名称、份数、用途、用印日期，并附文件样本（如合同、函件），经部门负责人审核后提交至行政部。审批与登记：日常业务用印（如内部通知、一般函件）：由行政经理审批；重要事项用印（如合同、协议、担保文件）：需报请总经理审批。审批通过后，行政部核对文件内容与申请表是否一致，无误后在《印章使用登记表》中登记（包括用印日期、文件名称、申请人、审批人、印章类型），方可加盖印章。用印规范：印章需清晰、居中加盖，覆盖文件骑缝章（如合同）；严禁在空白纸张、空白合同上用印，特殊情况需经总经理书面批准。（二）证照管理证照保管：营业执照、资质证书等正本原件由行政部存放于保险柜，复印件需加盖公章后登记备案；电子证照需存储于公司内部系统，设置访问权限。变更与年检：证照信息变更（如地址、法人）时，由行政部提前3个月准备材料（如股东会决议、变更申请表），向相关部门提交申请；年检前1个月，行政部整理年检材料（如年度报告、财务报表），保证证照在有效期内。借用管理：因业务需要借用证照复印件时，申请人需填写《证照借用申请表》，注明借用事由、借用期限、归还日期，经部门负责人及总经理审批后，行政部提供复印件并登记，归还时检查是否完好。三、模板表格表5-1：《印章使用申请表》申请人所属部门联系方式用印文件名称文件份数用途用印日期审批人*琳市场部1367890与公司合作协议3份业务合作2023-10-11总经理文件样本：附合作协议扫描件（第1-3页）行政部审核：*刚（文件与申请一致）表5-2：《印章使用登记表》用印日期用印文件名称申请人审批人印章类型用印份数归还时间经办人签字2023-10-11与公司合作协议*琳总经理合同章3份2023-10-1115:30*刚四、注意事项印章需由行政部专人保管（如印章管理员），严禁私自携带印章外出；确需带外用印的，需经总经理批准，由2人以上共同携带。证照不得转借、抵押、涂改；遗失证照需立即在报纸上刊登遗失声明，并及时申请补办。用印文件需留存原件或复印件1份，与《印章使用申请表》《印章使用登记表》一并归档保存。第六章车辆与差旅管理一、适用场景公司公务车辆的使用、调度；员工因公出差（如客户拜访、项目考察）的交通、住宿、费用报销。二、操作流程（一）车辆管理用车申请：员工需使用公务车辆时，提前1天填写《车辆使用申请表》，注明用车事由、时间、路线、乘车人数、驾驶员需求（需自带或由公司安排），经部门负责人审批后提交至行政部。调度与派车：行政部根据车辆使用情况（如是否空闲、行程冲突）统筹安排，审批通过后通知驾驶员及申请人；驾驶员需提前检查车况（如油量、刹车、轮胎），保证行车安全。费用与归还：用车结束后，驾驶员填写《车辆行驶记录表》（注明行驶里程、加油金额、过路费），申请人签字确认；车辆归还后，行政部检查车辆状况，如有异常需及时报修。（二）差旅管理出差申请：员工因公出差需提前2天填写《差旅审批单》，注明出差地点、事由、出差时间、交通工具（如飞机、高铁）、住宿标准（如一线城市不超过400元/晚、二线城市不超过300元/晚），经部门负责人及分管领导审批。行程与预订：审批通过后，员工可通过公司指定平台预订交通（如机票、火车票）及住宿；紧急出差可先电话申请，出差后1日内补办审批手续。费用报销：出差结束后5个工作日内，员工整理报销凭证（如发票、行程单、住宿清单），填写《差旅费用报销单》，附审批单，提交至财务部审核；财