合同管理与审批标准化流程表

合同管理与审批标准化流程表适用业务场景本流程适用于企业各类合同的规范化管理，包括但不限于：采购合同（物资/服务采购）、销售合同（产品/服务销售）、劳动合同（员工录用）、服务外包合同（第三方服务）、合作开发合同（联合研发）、租赁合同（场地/设备租赁）等。旨在通过标准化流程保证合同签订的合规性、效率性及风险可控性，覆盖合同从发起、起草、审核、审批到签署、归档的全生命周期管理。标准化操作流程详解一、合同发起与需求确认操作主体：业务部门经办人*操作内容：业务部门根据业务需求（如采购需求、合作意向等），明确合同相对方（供应商/客户/合作方）、合作标的、核心条款（金额、期限、交付标准等），填写《合同立项申请表》，附上相关需求依据（如采购订单、会议纪要、合作意向书等）。部门负责人*对立项申请的必要性、业务合理性进行初审，签字确认后提交至法务部门。输出文档：《合同立项申请表》（含需求依据附件）二、合同起草与内容初拟操作主体：业务部门经办人（主导）、法务专员（支持）操作内容：业务部门根据立项审批结果，参考企业《合同示范文本库》（若无示范文本，需明确核心条款），起草合同初稿，内容包括：合同主体信息（双方名称、统一社会信用代码、法定代表人等）、合作内容与标的、权利义务条款、金额与支付方式、履行期限与地点、违约责任、争议解决方式、保密条款、生效条件等。法务专员*对合同条款的合法性、合规性、逻辑性进行初步审核，重点提示法律风险（如违约责任不对等、争议解决约定不明等），业务部门根据法务意见修改完善合同文本。输出文档：《合同（草案）》《法务审核意见书》（如有）三、多部门联合审核操作主体：法务部门、财务部门、业务部门、合规部门（如涉及）审核顺序与重点：业务部门审核：部门负责人*审核合同内容与业务需求的匹配度，保证合作标的、数量、质量标准、交付时限等业务条款准确无误。财务部门审核：财务专员*重点审核合同金额的合理性、支付方式（如预付款、进度款、尾款比例）与企业财务制度的一致性，涉税条款（如发票类型、税率）的合规性，以及资金支付风险。法务部门审核：法务专员*全面审核合同的法律效力，包括主体资格（对方营业执照、授权委托书等资质文件）、条款合法性（是否符合法律法规及行业监管要求）、权利义务对等性、违约责任的明确性、争议解决方式的可行性等，形成《法务审核意见书》。合规部门审核（如涉及）：针对特殊类型合同（如数据安全、反商业贿赂等），合规专员*审核是否符合企业内部合规政策及外部监管要求。输出文档：各部门《审核意见书》（需签字确认）四、合同审批与权限确定操作主体：按合同金额及类型划分的审批人（部门负责人/分管领导/总经理/董事会）审批权限划分（示例，企业可根据自身规模调整）：合同金额≤5万元：业务部门负责人*+分管领导*审批；5万元＜合同金额≤50万元：业务部门负责人*+分管领导*+法务负责人*+总经理*审批；合同金额＞50万元或重大类型合同（如并购、长期战略合作）：需提交董事会审批。操作内容：业务部门汇总各部门审核意见，将《合同（草案）》《审核意见书》《立项申请表》等材料提交至对应审批人。审批人根据合同重要性、审核意见进行最终审批，重点关注业务必要性、风险可控性及企业利益保障。审批通过后，形成《合同审批意见书》；审批不通过的，退回业务部门修改并重新发起流程。输出文档：《合同审批意见书》五、合同签署与用印管理操作主体：授权签署人、行政部（用印管理）操作内容：业务部门根据审批通过的《合同（草案）》，制作正式合同文本（一式X份，根据合作方及存档需求确定份数），由法定代表人或授权签署人*（需附《授权委托书》）签字。行政部*核对签署人权限、合同内容与审批版本一致性无误后，加盖企业合同专用章或公章（严禁空白合同盖章或超范围用印）。签署完成的合同，业务部门留存正本X份，向合作方提供副本X份，并同步在《合同管理台账》中登记合同基本信息（合同编号、签署日期、金额、相对方、履行期限等）。输出文档：签署版《合同》《授权委托书》（如需）、《合同管理台账》更新记录六、合同履行与过程监控操作主体：业务部门经办人*、财务部门操作内容：业务部门负责合同履行的日常跟踪，按合同约定督促合作方履行义务（如交付货物/服务、进度确认等），并留存履行过程中的书面凭证（如验收单、结算单、沟通函等）。财务部门根据合同约定及履行凭证，办理资金支付手续，保证支付金额、时间与合同一致。履行过程中如出现变更（如金额、期限调整）或违约情况，业务部门应及时发起《合同变更/违约处理申请》，按原审批流程重新审批或处理，并书面通知合作方。输出文档：《合同履行记录》《验收单》《付款凭证》《合同变更/违约处理申请》（如需）七、合同归档与后续管理操作主体：行政部（档案管理）、法务部门操作内容：合同履行完毕或终止后，业务部门将合同正本、审批文件、履行凭证（如验收报告、结算单）、变更/违约处理文件等全套资料整理齐全，移交至行政部。行政部*按合同编号分类归档，建立电子及纸质档案库，保证档案完整、可追溯，并按企业档案管理规定确定保存期限（一般合同保存不少于10年，重大合同保存不少于20年）。法务部门定期对已履行合同进行复盘，分析履约风险点，更新《合同示范文本库》及审核标准，持续优化合同管理流程。输出文档：《合同档案目录》《合同管理复盘报告》（定期）流程执行记录表单环节责任部门/人操作内容完成时限输出文档合同发起与立项业务部门经办人*填写《合同立项申请表》，附需求依据，部门负责人*初审业务需求确认后2个工作日内《合同立项申请表》合同起草业务部门经办人*起草合同初稿，法务专员*支持修改立项审批通过后3个工作日内《合同（草案）》《法务审核意见书》多部门联合审核法务/财务/业务部门按顺序审核条款，出具书面意见合同草案提交后5个工作日内各部门《审核意见书》合同审批审批人（按权限）审批合同，签署《合同审批意见书》审核材料齐全后3个工作日内《合同审批意见书》合同签署与用印授权签署人/行政部签署合同，加盖公章，登记台账审批通过后2个工作日内签署版《合同》《合同管理台账》合同履行监控业务部门/财务部门跟踪履行情况，留存凭证，处理变更/违约合同履行全周期《合同履行记录》《验收单》等合同归档行政部/法务部门整理全套资料，归档管理，定期复盘合同终止后10个工作日内《合同档案目录》《复盘报告》关键控制要点合规性优先：合同内容必须符合《民法典》《公司法》等法律法规，及行业监管要求，禁止签订“阴阳合同”或存在法律条款漏洞的合同。信息准确性：合同主体信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人等）需与营业执照原件核对一致，避免因主体不适格导致合同无效。时限管理：各环节需明确完成时限，避免流程拖延（如审核环节原则上不超过5个工作日，紧急合同可启动“绿色通道”但需书面说明）。风险隔离：重大合同（如金额超过50万元或涉及核心业务）需聘请外部律师出具法律意见书，降低