办公设备与资源使用登记管理模板

办公设备与资源使用登记管理模板一、适用范围与常见应用场景办公设备借用：如笔记本电脑、投影仪、打印机、扫描仪等电子设备的临时领用；公共资源使用：如会议室、培训室、洽谈室等空间场所的预约使用；共享工具取用：如维修工具、摄影设备、办公家具等高频使用资源的借用；特殊物资领用：如疫情期间的防疫物资、活动期间的宣传物料等临时性资源调配。通过统一登记，可实现资源使用可追溯、责任可明确，避免设备闲置、损坏或流失，提升资源利用效率。二、标准化操作流程（一）申请与信息填写明确需求：申请人需提前确认所需设备/资源的名称、规格、使用时间及用途，保证资源可用性。填写登记表：登录办公管理系统或填写纸质《办公设备与资源使用登记表》（见第三部分），完整填写以下信息：申请人基本信息（姓名、部门、工号、联系方式）；设备/资源具体信息（名称、编号/位置、数量）；使用时间（起始时间、预计归还/结束时间）；使用事由及用途说明（如“客户会议PPT演示”“部门培训设备调试”等）。（二）部门审批提交申请：申请人将填写完整的登记表提交至部门负责人审批（紧急情况下可先口头沟通，后补书面审批）。审批要点：部门负责人需核实使用需求的合理性、时间冲突情况（如会议室是否已被占用）及申请人资质（如特殊设备是否具备操作权限）。审批结果：审批通过后，负责人在“审批人”栏签字确认；若不通过，需注明原因并退回申请人调整。（三）领用与登记确认现场核对：申请人携带审批通过的登记表，至资源管理部门（如行政部、IT部）或指定存放点领用设备/资源。检查状态：双方共同检查设备/资源的外观、功能及配件（如投影仪遥控器、电脑电源适配器等）是否完好，并在登记表“领用前状态”栏记录（如“设备外观正常，配件齐全”）。签字确认：申请人在“领用人签字”栏签字，管理人员在“管理员签字”栏签字，完成领用登记。（四）使用过程管理规范操作：申请人需按照设备使用说明书规范操作，避免违规操作（如私自拆解设备、挪作他用、安装非授权软件等）。妥善保管：使用期间需妥善保管设备/资源，防止丢失、损坏或污染（如会议室使用后保持整洁，设备避免进水、碰撞）。异常处理：使用过程中若发觉设备故障、资源损坏或突发情况（如会议室设备无法正常启动），应立即停止使用，并联系资源管理部门报修或说明情况，不得擅自处理。（五）归还与验收按时归还：申请人需在预计归还时间前清理设备/资源（如删除个人文件、恢复设备初始设置、清理会议室卫生），并保证无损坏、配件齐全。现场验收：归还时，管理人员与申请人共同检查设备/资源状态：若正常，在“归还后状态”栏记录“完好”，申请人及管理员在“归还人签字”“管理员验收签字”栏签字；若存在损坏或缺失，需详细记录损坏情况（如“屏幕划伤”“电源适配器丢失”），双方签字确认，并启动后续赔偿流程。更新状态：管理人员在登记表中更新设备/资源状态为“可用”，并在管理系统（若有）中同步更新，保证信息实时准确。（六）信息归档登记表留存：纸质登记表由资源管理部门按月整理归档，电子登记表定期备份保存，保存期限不少于1年。数据统计：定期对登记表进行统计分析，如设备使用频率、热门资源需求、损坏率等，为资源采购、调配优化提供数据支持。三、通用登记表模板登记编号申请日期年月日申请人信息姓名*部门工号联系方式设备/资源信息名称（如“联想ThinkPad笔记本”“三楼第一会议室”）数量编号/位置（如“IT-2024001”“A栋201”）规格（可选，如“14英寸/16G内存”）使用时间开始时间年月日时分预计归还/结束时间年月日时分使用事由及用途说明（请详细填写，如“市场部产品发布会演示”“行政部新员工培训”）审批信息部门负责人审批意见□同意□不同意（请注明原因：______________________）审批人签字：__________日期：年月日领用与归还领用前状态（请勾选或补充）□完好□轻微瑕疵（请注明：______________________）领用人签字：__________日期：年月日管理员签字：__________日期：年月日归还后状态（请勾选或补充）□完好□损坏/异常（请注明：______________________）归还人签字：__________日期：年月日管理员验收签字：__________日期：年月日备注（如设备维修记录、特殊使用要求等）四、使用与管理要点信息真实性：申请人需保证登记信息真实、准确，不得虚报用途或冒用他人信息，否则将承担由此造成的责任。爱护公共资源：使用期间需严格遵守设备操作规程，保持资源整洁，严禁人为损坏、私自转借或带离指定区域（除特殊审批外）。按时归还：原则上不得超时使用，若需延长使用时间，需提前1天向资源管理部门申请续用，经批准后方可延期。损坏赔偿：因个人操作不当或保管不善造成设备/资源损坏、丢失的，需按公司规定承担赔偿责任（具体标准参照《办公设备损坏赔偿管理办法》）。禁止滥用：不得使用办公设备/资源从事与工作无关的活动（如长时间观看视频、非工作文件等），一经发觉将予以通报批评。定期核对：资源管理部门每月末对设备/资源进行