企业采购审批流程快速参考手册

企业采购审批流程快速参考手册一、适用业务场景本手册适用于企业各类采购活动的审批管理，涵盖以下常见场景：日常办公物资采购：如文具、耗材、办公设备等常规性采购；生产/运营物资采购：如原材料、零部件、生产设备等业务必需品采购；服务类采购：如咨询服务、技术支持、维修服务等外部服务采购；固定资产采购：如电脑、车辆、仪器设备等价值较高的长期资产采购；其他专项采购：如市场活动物料、员工培训物资等临时性或专项需求采购。二、审批流程详解（一）需求提出与申请发起人：需求部门员工或部门负责人。操作步骤：填写《采购申请单》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、总价、用途、需求时间及供应商推荐（如有）；附上相关支撑材料，如市场调研报价、技术参数说明、需求部门会议纪要等（金额较大或重要采购需提供）；提交至部门负责人进行初步审核。（二）部门负责人审核审核人：需求部门负责人。审核要点：采购需求的合理性（是否符合部门工作计划、是否必要）；预估价格的准确性（参考历史采购价或市场均价）；需求时间的紧迫性（是否可纳入常规采购计划）。结果处理：审核通过后，流转至采购部门；审核不通过，退回需求部门并说明理由，需重新申请或调整需求。（三）采购部门审核审核人：采购部门专员/负责人。审核要点：采购方式合规性（根据金额确定询价、比价或招标，如单笔金额≥[企业设定标准，如5万元]需至少3家供应商比价）；供应商资质审查（营业执照、相关行业资质、过往合作记录等）；库存匹配（若为常规物资，需核对现有库存，避免重复采购）。操作步骤：组织询价/比价，填写《询价记录表》，对比供应商报价、质量及服务；确定最终供应商及采购价格，附《询价记录表》流转至财务部门。（四）财务部门复核复核人：财务部门专员/负责人。复核要点：预算匹配度（采购项目是否在部门年度/月度预算内，超预算需提供《预算调整申请表》）；价格合理性（是否低于市场均价或历史采购价，异常情况需说明）；付款方式及周期（是否符合企业财务制度，避免预付过大金额）。结果处理：复核通过，流转至对应审批层级；复核不通过，退回采购部门并说明理由，需重新谈判或调整采购方案。（五）分级审批根据采购金额划分审批权限，保证分级授权、权责清晰（以下为示例，企业可根据实际调整）：采购金额（元）审批人＜5,000需求部门负责人5,000-20,000采购部门负责人+财务经理20,000-100,000分管副总+财务总监≥100,000总经理+董事长（如需）审批要求：审批人需在1-3个工作日内完成审批（紧急采购可缩短至24小时），逾期未反馈视为默认通过。（六）采购执行与合同签订执行人：采购部门专员。操作步骤：根据审批结果，与供应商签订《采购合同》（明确标的、价格、交付时间、验收标准、违约责任等）；发出采购订单，跟踪供应商生产/备货进度，保证按时交付；重要采购（如设备、服务）需要求供应商提供质保承诺。（七）验收入库验收人：需求部门负责人+采购部门专员+仓库管理员（三方共同验收）。验收标准：核对实物与采购申请单的名称、规格、数量是否一致；检查质量是否符合技术参数或合同约定（如需第三方检测，需提供检测报告）；核对供应商资质文件（如合格证、保修卡等）。结果处理：验收合格，填写《入库单》，仓库登记台账，财务部门根据入库单及发票安排付款；验收不合格，当场拒收并通知采购部门，要求供应商退换货或退款，必要时启动违约条款。（八）费用报销与归档报销人：采购部门专员。操作步骤：收集供应商发票、入库单、采购合同、审批单等全套资料；填写《费用报销单》，按企业财务制度提交报销；财务部门审核无误后安排付款，相关资料由档案管理部门统一归档保存（保存期限≥3年）。三、常用表单模板（一）采购申请单申请部门申请人申请日期采购编号采购物品/服务信息名称规格型号数量预估单价供应商推荐（如有）名称联系人联系方式支撑材料（可附页）□市场报价□技术参数□会议纪要□其他：____________审批意见部门负责人：__________日期：__________采购部门：__________日期：__________财务部门：__________日期：__________分管领导：__________日期：__________总经理：__________日期：__________（二）询价记录表采购项目名称采购编号询价日期需求时间供应商信息序号供应商名称联系人联系方式123比价结论推荐供应商：__________理由：______________________________________采购负责人：__________日期：__________（三）采购审批汇总表序号采购编号采购内容金额（元）申请部门审批状态审批人审批日期备注1□通过□驳回2□通过□驳回3□通过□驳回汇总说明总计：______元制表人：__________日期：__________审核人：__________日期：__________四、关键注意事项预算控制：所有采购需在年度预算内执行，超预算采购需提前15个工作日提交《预算调整申请表》，经财务部门及分管领导审批后方可发起。时限要求：需求部门至部门负责人审核：1个工作日；采购部门询价至提交复核：3个工作日（紧急采购可缩短至1个工作日，需标注“紧急”）；各级审批环节：2个工作日（紧急采购需24小时内完成）。资料完整性：采购申请、询价记录、合同、验收单、发票等资料需一一对应，缺一不可，避免后续审计风险。合规性要求：禁止采购“三无”产品（无生产厂家、无生产日期、无质量合格证）；优先选择与企业有长期合作关系的合格供应商，新增供应商需通过资质审查；严禁采购人员收受供应商回扣或利益输送，一经查实按企业制度严肃处理。紧急采购流程：因生产经营急需的突发采购（如设备故障维修），可由需求部门负责人口头申请分管领导同意后先行采购