供应商管理档案信息记录与审查模板

一、适用场景说明新供应商准入：首次合作前对供应商资质、生产能力、财务状况等进行综合评估；现有供应商定期审查：按年度或季度对合作中的供应商履约表现、质量稳定性、合规性等进行复评；供应商资质更新：当供应商营业执照、生产许可证等关键资质到期或变更时，重新核验信息有效性；重大合作变更后审查：供应商股权结构、生产场地、核心工艺等发生重大调整时，评估其对合作的影响。二、操作流程详解（一）审查需求发起明确审查类型（新准入/定期审查/资质更新/变更审查），由需求部门（如采购部）填写《供应商审查任务单》，注明审查对象、范围、时间节点及负责人（*）；任务单经部门负责人审批后，分发至档案管理岗及审查小组（含采购、质量、法务等相关部门人员）。（二）供应商资料收集档案管理岗向供应商发送《资料提交清单》（含营业执照、资质证书、生产流程说明、财务报表、过往合作案例等），明确提交时限及格式要求；供应商提交资料后，档案管理岗核对资料完整性，对缺失项及时反馈补充；内部收集供应商合作历史数据（如交货准时率、质量合格率、投诉记录等），由采购部、质量部提供。（三）档案信息录入档案管理岗将收集的供应商信息分类录入《供应商基础信息表》《资质文件清单》《合作历史记录表》等模板模块，保证信息与原始资料一致；对电子版资质文件进行扫描存档，命名规范为“供应商名称+文件名称+日期”，与档案信息表关联存储。（四）多维度审查评估资质合规性审查：核查营业执照、行业准入许可、质量体系认证等文件是否在有效期内，与实际经营主体是否一致；合作表现审查：质量部评估供应商近一年产品合格率、客诉处理及时性；采购部评估交货准时率、配合度；财务部评估付款履约情况；风险等级评估：结合供应商财务状况（如资产负债率）、行业口碑、社会责任（如环保合规记录）等，评定风险等级（低/中/高）。（五）审查结果反馈与处理审查小组汇总各维度评估意见，形成《供应商审查评估报告》，明确结论（通过/不通过/有条件通过）；对“不通过”的供应商，由采购部书面告知原因并终止合作流程；对“有条件通过”的供应商，明确整改要求及期限，整改后重新审查；审查结果经相关负责人（*）审批后，反馈至档案管理岗更新档案状态。（六）档案归档与动态管理审查完成的供应商档案（含原始资料、评估报告、整改记录等）由档案管理岗统一归档，电子档案备份至指定服务器，纸质档案装订存档；设置档案更新提醒机制，对即将到期的资质、需定期审查的供应商，提前30个工作日通知相关部门启动复评流程。三、档案信息记录模板（一）供应商基础信息表字段名称填写说明示例供应商全称与营业执照一致XX科技有限公司统一社会信用代码18位信用代码91110108XXXXXXXXXX注册地址详细经营地址北京市XX区XX路XX号联系人供应商对接人姓名（*）张*联系方式固定电话/手机（虚拟填写）010-XXXXXXXX主营业务核心产品或服务电子元器件生产与销售成立时间营业执照注册日期2010年5月注册资本币种+金额人民币1000万元企业性质国企/民企/外企等民营企业银行账户信息开户行、账号（虚拟填写）工行北京XX支行XXXXXXXX（二）资质文件清单资质名称发证机关证书编号有效期凭证核查状态营业执照市场监督管理局91110108XXXXXXXXXX2030年5月扫件PDF已核查质量管理体系认证认证认可委员会00120Q10001R0M2025年3月扫件PDF已核查产品环保认证环境保护部CE-2021-XXX0012026年8月扫件PDF已核查特种行业许可证（如适用）行业主管部门XK-01-20210012024年12月扫件PDF待更新（到期前1个月提醒）（三）合作历史记录表合作项目名称合同编号合作起止时间合同金额（万元）履约评价质量问题记录付款情况XX产品零部件供应CG-2023-0152023.01-2023.1250良好（准时交货率98%）无已付清XX设备采购CG-2024-0082024.03-2024.09120一般（延迟交货1次）2024年5月批次尺寸偏差1次按期支付（四）供应商审查评估表审查维度评分标准（10分制）得分备注说明资质合规性证件齐全且在有效期内（10分）证件过期或缺失（0分）10营业执照、认证证书均有效产品质量合格率≥99%（10分）≥95%（8分）＜95%（0分）9近12个月平均合格率97.5%履约及时性准时交货率100%（10分）≥95%（8分）＜95%（0分）82024年延迟交货1次财务状况资产负债率＜50%（10分）<br＞70%（0分）72023年资产负债率65%风险等级低风险（≤3分）中风险（4-6分）高风险（≥7分）中风险财务状况需关注综合结论：□通过（得分≥8分）□有条件通过（6≤得分＜8分，整改项：_________）□不通过（得分＜6分）审查人：*审查日期：2024年XX月XX日四、关键注意事项信息真实性核查：对供应商提供的营业执照、资质证书等关键文件，需通过“国家企业信用信息公示系统”等官方渠道核验，必要时要求供应商提供原件核对，杜绝虚假资料；动态更新机制：供应商信息变更（如地址、联系人、股权结构等）或资质到期前，档案管理岗需主动发起信息更新流程，保证档案与实际状态一致，避免因信息滞后导致合作风险；保密与权限管理：供应商档案信息仅限采购、质量、法务等相关部门因工作需要查阅，严禁外泄或用于非工作用途；电子档案需设置访问权限，纸质档案存档于带锁档案柜；异议处理规范：供应商对审查结果有异议的