供应链采购管理流程模板

适用范围与场景流程操作步骤详解一、需求确认与申请责任主体：需求部门（如生产部、行政部、项目部）关键动作：需求部门根据业务需求（如生产物料、办公用品、项目设备等），填写《采购申请表》，明确物品名称、规格型号、数量、预计到货日期、预算金额、用途说明及特殊要求（如质量认证、环保标准等）。需求部门负责人对申请内容进行审核，保证需求合理、预算可控，签字确认后提交至采购部门。输出文件：《采购申请表》（需部门负责人签字）二、采购计划与供应商寻源责任主体：采购部门关键动作：采购部门接收《采购申请表》后，核对需求细节，结合库存情况（若涉及库存物料）及历史采购数据，制定采购计划，明确采购品类、数量、交付周期及预算上限。根据采购计划启动供应商寻源：常规采购：从合格供应商库中筛选符合资质的供应商，优先选择合作良好、性价比高的长期合作方；新供应商开发：通过行业平台、展会推荐、公开招标等方式收集供应商信息，要求供应商提供营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业许可证等）、产品报价单及样品（如需）。对候选供应商进行初步评估，评估维度包括：供应商资质、生产能力、质量体系、供货周期、价格竞争力、售后服务等，形成《供应商评估表》。输出文件：《采购计划表》《供应商评估表》《供应商报价单》三、供应商选择与谈判责任主体：采购部门、需求部门（必要时邀请技术/质量部门参与）关键动作：采购部门组织相关部门对评估通过的供应商进行综合打分（可设置价格权重、质量权重、服务权重等），确定1-3家候选供应商。与候选供应商进行商务谈判，内容包括：最终价格、付款方式（如账期、预付款比例）、交付条款（如运输方式、风险转移节点）、质量验收标准、违约责任等，形成《谈判记录》。若采购金额达到企业招标标准（如超过10万元），需通过招标流程确定最终供应商，保证过程公开透明。输出文件：《谈判记录》《采购合同》（草案）四、采购订单下达责任主体：采购部门关键动作：采购部门根据谈判结果，与企业法务部门（若需）审核《采购合同》条款，保证合同内容完整、权责清晰，涉及金额较大或重要物料的合同需经总经理或授权人签字批准。签订正式合同后，采购部门向供应商下达《采购订单》，明确订单号、物品名称、规格型号、数量、单价、总金额、交付时间、交付地点、收货联系人等信息，并通过邮件或系统发送供应商，要求供应商书面确认订单接收。输出文件：《采购订单》《采购合同》（正本）五、订单执行与跟踪责任主体：采购部门、供应商关键动作：采购部门建立订单跟踪台账，定期（如每周）与供应商沟通生产/备货进度，保证供应商按订单要求交付。若供应商可能延迟交付，需提前3个工作日通知采购部门，协商调整交付时间或采取替代方案（如更换供应商、调整生产计划），并书面确认变更内容。供应商发货后，提供《发货清单》（含物流单号、发货时间、物品明细），采购部门同步更新订单状态，通知仓库做好收货准备。输出文件：《订单跟踪台账》《发货清单》六、收货验收与入库责任主体：仓库部门、需求部门（质量部门参与质检）关键动作：仓库根据《采购订单》和《发货清单》，核对到货物品的数量、外包装完整性，填写《收货记录单》，如有数量不符或包装破损，需当场与物流方确认并拍照留证，及时通知采购部门协调处理。需求部门或质量部门对物品进行质量验收：常规物料：核对规格型号、生产日期、合格证等；关键物料/设备：需进行抽样或全检，出具《质量检验报告》，保证符合合同约定的质量标准。验收合格后，仓库办理入库手续，更新库存台账，将《收货记录单》《质量检验报告》提交至采购部门和财务部门；验收不合格的，填写《不合格品处理单》，与供应商协商退换货或索赔事宜。输出文件：《收货记录单》《质量检验报告》《不合格品处理单》（如需）七、付款结算与财务对账责任主体：财务部门、采购部门关键动作：财务部门收到采购部门提交的《采购合同》《采购订单》《收货记录单》《质量检验报告》及供应商开具的合规发票后，核对单据一致性（合同号、订单号、金额、发票信息等），确认无误后安排付款。付款方式按合同约定执行（如银行转账、电汇等），付款后向供应商提供《付款凭证》，更新应付账款台账。定期（如每月末）与供应商进行对账，保证双方账目一致，如有差异及时核查处理。输出文件：《付款凭证》《应付账款台账》《对账单》八、供应商评价与档案管理责任主体：采购部门关键动作：每次采购合作完成后，采购部门组织需求部门、仓库、质量部门对供应商进行综合评价，评价维度包括：交付准时率、产品质量合格率、价格竞争力、服务响应速度、合作配合度等，填写《供应商评价表》，评分结果分为优秀、合格、不合格三个等级。根据评价结果更新供应商档案：优秀供应商：优先纳入长期合作名单，可适当增加订单份额或给予付款优惠；合格供应商：维持合作，针对不足项提出改进要求；不合格供应商：暂停合作，连续两次不合格则从合格供应商库中剔除。所有采购相关文件（申请表、合同、订单、验收单、发票、评价表等）整理归档，保存期限不少于3年（重要物料档案保存不少于5年）。输出文件：《供应商评价表》《供应商档案》核心表格模板表1：采购申请表申请部门申请日期申请单号物品名称规格型号单位预计到货日期预算金额用途说明特殊要求（质量、认证等）需求部门负责人签字采购部门审核意见表2：供应商评估表供应商名称联系人联系方式评估日期评估品类评估方式（□资质审核□样品测试□现场考察）评估维度评分标准（满分100分）得分资质情况（20分）营业执照、行业资质证书齐全性生产能力（25分）产能、设备先进性、工艺稳定性质量体系（25分）质量认证、检验流程、不良品率价格竞争力（15分）同类产品市场价格对比、性价比服务水平（15分）售后响应速度、问题解决能力综合得分评估结论（□推荐合作□备选□淘汰）评估人签字表3：采购订单订单号签订日期供应商名称收货地址联系人联系方式序号物品名称规格型号总金额大写：交付时间交付方式付款方式采购部门负责人签字供应商签字（盖章）表4：收货验收单收货日期订单号供应商名称收货仓库收货人验收人序号物品名称规格型号验收结论□合格入库□拒收（原因：________________________）仓库负责人签字表5：供应商评价表供应商名称合作日期采购品类评价周期评价维度评分标准（满分100分）得分交付准时率（30分）按时交付订单占比（≥95%得满分，每低5%扣10分）质量合格率（30分）验收合格批次占比（≥98%得满分，每低2%扣10分）价格竞争力（20分）同行业价格水平对比（低于市场均价5%以上得满分）服务响应（20分）问题反馈24小时内响应，48小时内解决（达标得满分）综合得分评价等级□优秀（≥90分）□合格（70-89分）□不合格（<70分）评价部门签字改进建议关键注意事项与风险提示需求审核把控：需求部门需保证采购需求的必要性与合理性，避免盲目采购导致库存积压或资金占用；采购部门需核对预算，超预算采购需按企业权限流程报批。供应商资质管理：严禁与无资质或资质不全的供应商合作，关键物料供应商需定期复核资质（如每年一次），保证其持续符合要求。合同条款严谨性：合同中需明确质量标准、交付时间、违约责任、知识产权等条款，避免模糊表述引发纠纷；重大合同建议由法务部门审核。验收标准统一：需求部门与供应商需在采购前明确质量验收标准（如国标、行标或企业标准），验收过程需留存记录，保