销售合同审核与签订流程标准化模板

适用场景：企业销售合同管理的规范化需求本标准化模板适用于各类企业销售部门、法务部门及相关协作岗位，用于规范销售合同的审核与签订全流程。无论是标准产品销售、服务提供，还是定制化业务场景，均可通过本模板保证合同条款严谨、流程合规、风险可控，同时提升跨部门协作效率，避免因流程疏漏导致的法律纠纷或经济损失。特别适用于合同金额较大、条款复杂或涉及长期履行的销售业务场景。标准化操作流程：从起草到归档的六步管理第一步：合同起草——基于客户需求与模板规范责任主体：销售部门（销售代表/销售经理）操作说明：销售代表根据客户需求（如产品规格、数量、价格、交付时间等），结合企业标准合同模板，起草合同文本。合同内容需包含核心要素：合同双方主体信息（名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人）、标的物详情（名称、型号、规格、数量）、价格条款（单价、总价、币种）、交付条款（时间、地点、方式）、付款条款（进度、方式、账户信息）、违约责任、争议解决方式、不可抗力条款及附件（如技术协议、验收标准等）。起草完成后，销售经理对合同内容进行初步审核，保证与客户沟通一致、无遗漏信息，形成《合同（草案）V1.0》版本。第二步：多部门协同审核——风险排查与条款优化责任主体：销售部门（初审）、财务部门（财务条款审核）、法务部门（法律条款审核）操作说明：销售部门初审：销售经理重点审核合同主体信息准确性、标的物与客户需求匹配度、交付与付款时间节点的合理性，保证业务逻辑通顺，形成《销售部门审核意见表》。财务部门审核：财务专员/经理流转至财务部门，重点审核价格条款是否符合定价策略、付款方式与账期是否影响现金流、税务条款（如发票类型、税率）是否合规，保证财务风险可控，形成《财务部门审核意见表》。法务部门审核：法务专员接收合同后，重点审核法律条款的合法性（如违约责任是否明确、知识产权归属、争议解决方式是否约定管辖法院）、条款是否存在歧义、附件法律效力是否完备，形成《法务部门审核意见表》。注意：审核过程中若发觉问题，由销售部门牵头与客户沟通修订，修订后重新启动审核流程（仅针对修订部分）。第三步：客户沟通与确认——保证双方共识达成责任主体：销售部门、客户对接人操作说明：销售部门汇总各部门审核意见，形成《合同（修订版）》，通过邮件、书面函件等方式发送给客户对接人，明确标注修订内容及原因。与客户进行电话或会议沟通，解释修订条款，确认客户接受度。若客户提出新修订需求，销售部门需记录并同步至法务、财务部门评估，必要时调整合同内容。客户确认无误后，要求客户对接人在《客户确认函》（模板见配套工具表单）上签字或盖章，作为双方达成一致的依据。第四步：最终审批——合同生效前的关键把关责任主体：销售总监/分管副总（根据合同金额分级审批）操作说明：销售部门将最终版合同（含客户确认函、各部门审核意见表）提交至审批人。审批人重点审核合同整体业务合理性、风险可控性及审批流程完整性，对符合要求的合同签署《合同审批意见表》；对存在重大风险的合同，退回销售部门重新修订。审批通过后，合同状态更新为“待签订”，进入签订环节。第五步：合同签订——形式合规与效力保障责任主体：销售部门、法务部门（监督签订）、客户方操作说明：销售部门与客户约定签订方式（纸质签订或电子签章）。纸质签订：双方需加盖合同专用章或公章（需预留印模），法定代表人或授权代表人签字（需附授权委托书）；签订过程建议全程拍照或录像存档，法务部门可派员现场监督。电子签章：通过企业认证的电子签约平台签订，保证电子签章合法有效，签约完成后自动带电子签章的合同文件。签订完成后，销售部门核对合同份数（通常一式多份，双方各执一份，企业留存至少两份用于归档与财务对账），保证双方签字盖章清晰、完整。第六步：合同归档——全生命周期管理基础责任主体：销售部门、档案管理部门操作说明：销售部门在签订后3个工作日内，将合同原件（含附件、客户确认函、审核意见表、审批意见表等全套资料）整理成册，标注合同编号，提交至档案管理部门。档案管理部门对合同进行分类编号、登记造册（录入合同管理系统），保证信息可追溯；电子版合同同步至企业云盘或合同管理系统，设置查阅权限。销售部门更新《销售合同台账》，记录合同编号、客户名称、签订日期、金额、履行状态等关键信息，定期跟踪合同履行进度。配套工具表单：支撑流程落地的关键文档表单一：销售合同审批表合同编号合同名称客户名称销售负责人合同金额（元）主要条款摘要标的物：____________________；价格：____________________；交付时间：____________________；付款方式：____________________审核部门意见销售部门：□同意□需修订（意见：____________________）财务部门：□同意□需修订（意见：____________________）法务部门：□同意□需修订（意见：____________________）审批人意见销售总监/分管副总：□同意签订□驳回（意见：____________________）签字：__________日期：__________表单二：合同修订记录表合同编号修订版本号修订日期修订内容（条款编号/原内容/新内容）修订原因修订人确认人（客户/销售）V1.1→V1.22023-XX-XX第三条/交付时间：2023年XX月XX日→2023年XX月XX日客户要求延期交付*XX客户对接人*XX表单三：销售合同签订登记表合同编号签订日期签订地点甲方（公司全称）甲方盖章处乙方（客户全称）乙方盖章处合同金额付款方式归档编号归档日期保管人履行状态□未履行□履行中□已完成关键风险提示：保证流程有效性的核心要点条款一致性原则：合同文本中所有条款（如附件与、价格与付款方式）必须逻辑一致，避免出现“口头承诺与书面条款冲突”“前后表述矛盾”等问题，必要时由法务部门统一校验。审核时效管理：各部门需在收到合同后2个工作日内完成审核，紧急合同可缩短至1个工作日，避免因审核延误导致客户流失。若需延长审核时间，需提前告知销售部门并说明原因。客户确认书面化：严禁仅通过口头或聊天记录确认合同修订，必须要求客户提供书面《客户确认函》或盖章确认的修订页，作为合同附件，避免后续“客户不认账”风险。归档完整性要求：合同归档时需包含全套资料（合同原件、审核意见表、客户确认函、修订记录等），缺失任何一项均可能导致合同履行争议或审计风险。保密与信息