采购流程规范操作指南

采购流程规范操作指南一、指南概述本指南旨在规范公司采购活动的全流程操作，保证采购过程合规、高效、透明，降低采购风险，保障物资供应及时、质量达标。适用于公司各部门各类采购项目（包括日常办公用品、生产物料、服务类采购等），涉及需求部门、采购部、财务部、仓库等协同配合。二、适用范围与场景（一）适用采购类型日常办公类：办公用品、设备耗材等常规采购；生产运营类：原材料、零部件、生产设备等采购；服务类：咨询服务、维修服务、外包服务等采购；其他类：单次采购金额在[具体金额，如5000元]以上或涉及重要资源的专项采购。（二）适用部门与角色需求部门：提出采购需求，明确物资规格、数量及用途；采购部：负责供应商寻源、比价、谈判及合同签订；财务部：负责预算审核、付款审批及资金结算；仓库：负责物资验收、入库及库存管理；分管领导：负责关键环节审批（如大额采购、合同签订）。三、规范操作流程（一）需求提出与确认操作目标：明确采购需求，保证需求合理、必要。操作内容：需求部门根据工作计划或实际需求，填写《采购申请单》，详细注明物资名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途、期望交付日期等信息；需求部门负责人对需求的合理性（如必要性、数量准确性）进行审核签字；采购部对接需求部门，确认技术参数、质量标准等细节，避免需求模糊或歧义。责任人：需求申请人、需求部门负责人、采购专员小王。输出成果：《采购申请单》（附件1）。（二）预算审核与立项操作目标：保证采购项目在预算范围内，符合公司财务制度。操作内容：需求部门将《采购申请单》提交财务部，财务部对照年度预算或专项预算审核资金来源是否充足、预算金额是否合理；若超预算，需求部门需提交《超预算说明》，说明超预算原因及解决方案，报分管领导李经理审批；预算审核通过后，采购部正式立项，启动采购流程。责任人：财务专员赵会计、财务部负责人、分管领导李经理。输出成果：预算审核意见、《超预算说明》（如适用）。（三）供应商选择与管理操作目标：选取合格供应商，保证物资质量、价格及服务达标。操作内容：供应商寻源：采购部通过公开招标、邀请招标、询价比价（至少3家合格供应商）等方式筛选供应商，优先选择公司《合格供应商名录》内的单位；资质审核：审核供应商营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业许可证等）、生产能力、供货业绩及信誉，保证供应商具备履约能力；比价与谈判：对符合条件的供应商进行价格、交货期、付款方式、售后服务等综合比较，必要时组织谈判，争取最优条款；供应商确定：填写《供应商评估表》（附件2），报采购部负责人及分管领导审批，确定最终供应商。责任人：采购专员小王、采购部负责人、分管领导李经理。输出成果：《供应商评估表》、比价记录、谈判纪要。（四）合同签订与审批操作目标：明确双方权利义务，规避合同风险。操作内容：采购部根据谈判结果，拟定采购合同，合同内容应包括：采购物资明细、数量、单价、总金额、质量标准、交付时间与地点、付款方式、违约责任、争议解决方式等；法务部（或指定法务人员）对合同条款进行合规性审核，保证无法律风险；合同经需求部门、采购部、财务部负责人会签后，报分管领导张总最终审批；审批通过后，采购部与供应商正式签订合同，双方各执一份原件。责任人：采购专员小王、法务专员孙律师、财务部负责人、分管领导张总。输出成果：采购合同（附件3）、合同审批单。（五）订单下达与执行跟踪操作目标：保证供应商按合同约定及时履约。操作内容：采购部根据签订的合同，向供应商下达《采购订单》（附件4），明确订单号、物资信息、交付时间、收货地址等；采购专员小王全程跟踪订单执行进度，定期与供应商沟通生产、发货情况，保证按期交付；若遇不可抗力（如自然灾害、疫情）导致延期，供应商需提前书面通知，采购部协调需求部门调整计划，必要时启动备选供应商方案。责任人：采购专员小王、供应商对接人。输出成果：《采购订单》、订单跟踪记录。（六）验收入库操作目标：保证交付物资数量准确、质量合格。操作内容：物资送达后，需求部门与仓库共同到场验收，核对物资名称、规格、数量是否与《采购订单》一致；对物资质量进行检验：需提供质检报告的，由需求部门或第三方机构检测；无需质检的，进行外观、功能等初步检查；验收合格后，填写《验收入库单》（附件5），需求部门负责人、仓库管理员签字确认；若验收不合格，当场拒收并书面通知采购部，采购部与供应商协商退换货或索赔事宜。责任人：仓库管理员周师傅、需求部门验收人、采购专员小王。输出成果：《验收入库单》、不合格物资处理记录。（七）付款结算操作目标：规范付款流程，保证资金支付合规。操作内容：供应商根据合同约定开具合法合规票据（如增值税专用发票），发票内容需与合同、订单、入库单信息一致；财务部核对票据真实性、合规性及“四单匹配”（采购申请单、订单、入库单、发票）情况；审核无误后，财务部填写《付款申请单》（附件6），按审批权限逐级报批（如：小额采购由财务部负责人审批，大额采购需分管领导张总审批）；审批通过后，财务部通过银行转账等方式支付款项，并保留付款凭证。责任人：财务专员赵会计、财务部负责人、分管领导张总。输出成果：《付款申请单》、付款凭证、发票。（八）档案归档操作目标：保证采购过程可追溯，便于后续查阅与审计。操作内容：采购部负责收集采购全流程资料，包括：《采购申请单》、预算审批文件、供应商评估表、合同、订单、入库单、付款凭证、发票等；按项目分类整理，电子档存入公司采购管理系统，纸质档装订成册标注“采购项目-日期-编号”，归档至档案室；档案保存期限不少于[具体年限，如5年]，期满后按公司档案管理规定销毁。责任人：采购专员小王、档案管理员吴姐。输出成果：采购档案（电子+纸质）。四、常用工具模板附件1：采购申请单项目内容申请部门申请人申请日期年月日物资名称规格型号单位需求数量预估单价（元）预算金额（元）用途说明期望交付日期年月日需求部门负责人签字采购部审核意见经办人：_________日期：_________财务部审核意见经办人：_________日期：_________分管领导审批_________日期：_________附件2：供应商评估表供应商名称联系人联系方式资质文件□营业执照□行业资质□认证证书□其他：_________报价（元）交货期（天）质量承诺售后服务历史合作业绩综合评分（100分）资质（20分）+价格（30分）+交货期（20分）+质量（20分）+服务（10分）评估意见□推荐□不推荐□需进一步谈判评估人_________日期：_________审批意见_________日期：_________附件3：采购合同（模板节选）合同编号：_________甲方（采购方）：_________公司乙方（供应商）：_________公司采购内容：名称_________、规格_________、数量_________、单价_________、总金额_________。交付时间：_________年_________月_________日前；交付地点：_________。付款方式：验收合格后_________日内支付合同总额的_________%，质保期满后支付剩余_________%。违约责任：乙方逾期交货，每日按合同总额的_________%支付违约金；甲方逾期付款，每日按应付金额的_________%支付违约金。争议解决：双方协商解决，协商不成提交_________人民法院诉讼解决。双方签字：甲方（盖章）：_________乙方（盖章）：_________法定代表人：_________法定代表人：_________日期：_________年_________月_________日附件4：采购订单订单号供应商名称订单日期年月日物资名称规格型号交付时间年月日前收货地址备注采购部签字经办人：_________日期：_________供应商确认经办人：_________（盖章）日期：_________附件5：验收入库单订单号物资名称规格型号验收意见□合格□不合格（不合格原因：_________）需求部门签字验收人：_________日期：_________仓库签字管理员：_________日期：_________采购部确认经办人：_________日期：_________附件6：付款申请单合同号/订单号供应商名称申请付款金额大写：_________元整小写：￥_________付款方式□转账□支票□其他付款事由附件清单□发票□入库单□合同□其他：_________财务部审核经办人：_________日期：_________财务部负责人审批_________日期：_________分管领导审批_________日期：_________五、关键风险提示（一）合规性要求采购过程必须严格遵守《_________采购法》（如适用）、公司《采购管理制度》及相关法律法规，严禁虚构需求、虚假采购、围标串标等行为；大额采购或特殊品类采购（如特种设备、危险化学品），需满足行业特定监管要求，必要时办理相关审批手续。（二）审批权限管理严格按照公司审批权限表执行，不得越级审批或简化流程；特殊情况需超权限审批的，必须书面说明原因并经更高层级领导批准；审批人对所审批内容的真实性、合规性负责，对明显不合理的需求或条款应提出质疑并拒绝审批。（三）供应商管理风险定对《合格供应商名录》进行更新（至少每年一次），对供应商履约情况（质量、交货期、服务）进行评估，淘汰不合格供应商；严禁与供应商存在关联关系（如亲属关系、利益输送）的人员参与采购谈判或决策，保证采购公平性。（四）过程记录与追溯采购全流程资料需完整保存，保证“申请-审批-执行-验收-付款”各环节有据可查，杜绝“口头协议”或“体外循环”