企业合同管理规范

企业合同管理规范一、规范应用场景本规范适用于各类企业（含有限责任公司、股份有限公司、合伙企业等）在合同全生命周期管理中的标准化操作，涵盖合同起草、评审、审批、签署、履行、变更、解除及归档等环节。具体场景包括但不限于：采购与销售合同（原材料采购、产品销售、服务外包等）；劳动合同与劳务合同（员工录用、兼职服务、项目合作等）；租赁与融资合同（场地租赁、设备租赁、银行贷款、融资租赁等）；知识产权与技术合同（专利许可、技术转让、保密协议等）；其他企业经营管理中涉及的双务/单务合同。二、合同管理全流程操作指引（一）合同立项与需求确认操作目标：明确合同目的与必要性，保证需求合规、可执行。责任主体：业务部门发起人、部门负责人*操作步骤：业务部门根据经营目标或业务需求，填写《合同立项申请表》，明确合同背景、合作方基本信息、合同标的、预期目标、预算金额等核心内容；部门负责人*对立项必要性进行审核，重点评估需求是否符合企业战略、预算是否在可控范围内；涉及重大投资、高风险业务的合同，需提交分管领导*审批立项。输出成果：《合同立项申请表》（含审批意见）。（二）合同起草操作目标：依据需求拟定合同文本，保证条款完整、权责清晰、合法合规。责任主体：业务部门专员、法务专员*（如涉及）操作步骤：业务部门根据立项结果，收集合作方主体资格证明（如营业执照复印件、授权委托书等），确认对方签约主体适格；优先使用企业标准合同模板（如无模板，参考行业示范文本或由法务专员*起草）；合同内容应包括但不限于：合同主体信息、标的描述、数量与质量要求、价款/报酬及支付方式、履行期限/地点/方式、违约责任、争议解决方式、保密条款、不可抗力等核心条款；业务部门与合作方就合同条款进行初步沟通，达成一致后形成合同初稿。输出成果：合同初稿（含合作方确认记录）、合作方主体资格证明材料。（三）合同评审操作目标：识别合同风险，优化条款内容，保证合同合法、合规、合理。责任主体：业务部门、法务专员、财务部门、风控部门*（如涉及）操作步骤：业务部门将合同初稿及相关材料提交至法务专员*，启动评审流程；法务专员*重点审核合同条款合法性、合规性、逻辑性，如主体资格、权利义务对等性、违约责任可执行性、争议解决方式等，形成《合同评审意见表》；财务部门*审核合同中的付款方式、税务条款、发票要求（如“付款凭证”相关表述）、资金安排等是否符合财务制度；风控部门*（如涉及）评估合同履约风险、信用风险，提出风险防控建议；业务部门根据评审意见修改合同，若存在重大分歧，组织跨部门协调会议达成一致。输出成果：《合同评审意见表》（含各部门评审意见）、合同修订稿。（四）合同审批操作目标：按权限履行审批程序，保证合同签署的合规性与决策科学性。责任主体：部门负责人、分管领导、总经理/董事长*（根据合同金额及重要性分级）操作步骤：业务部门将修订后的合同及《合同评审意见表》按审批权限逐级提交：一般合同：业务部门负责人*→分管领导*；重大合同（如金额超万元、涉及核心业务）：业务部门负责人*→分管领导*→总经理*→董事长*；审批人重点审核合同是否符合企业利益、审批流程是否完整、风险是否可控，在审批表中签署明确意见（同意/不同意/修改后同意）；审批通过后，形成《合同审批表》（含完整审批链）。输出成果：《合同审批表》（含各审批人意见）、最终版合同文本。（五）合同签署操作目标：规范签署流程，保证合同法律效力。责任主体：授权签约人、行政专员*操作步骤：行政专员*根据《合同审批表》确认签约人权限，保证签约人已获得企业合法授权（如需提供《授权委托书》）；合同签署需采用书面形式，双方签字/盖章处需清晰完整：企业方加盖公章或合同专用章，自然人需签字并按捺手印；若合同需办理备案或公证（如不动产租赁合同），由行政专员*协调相关部门完成；签署后，行政专员*收回合同正本（至少一式两份，双方各执一份），并及时扫描存档电子版。输出成果：签署完成的有效合同正本、电子扫描件、《授权委托书》（如涉及）。（六）合同履行与监控操作目标：跟踪合同履行进度，及时处理履约问题，保证合同目的实现。责任主体：业务部门专员、部门负责人、财务部门操作步骤：业务部门专员建立《合同履行跟踪表》，记录合同关键履行节点（如交付时间、验收节点、付款节点等），明确各节点责任人；履行过程中，业务部门定期与合作方沟通，确认履约进度，如出现延迟、违约等情况，及时收集证据（如书面函件、邮件、验收报告等），并向部门负责人*汇报；财务部门*根据合同约定及履行进度，审核付款申请，保证资金支付与履约进度匹配；对重大合同，业务部门每月提交《合同履行情况报告》至分管领导*。输出成果：《合同履行跟踪表》、《合同履行情况报告》（重大合同）、履约相关证明材料。（七）合同变更与解除操作目标：规范变更与解除流程，降低履约风险。责任主体：业务部门、法务专员、分管领导操作步骤：合同履行中如需变更（如标的、数量、价款等），由业务部门与合作方协商一致，签订《合同变更协议》，参照原合同评审、审批流程履行；因不可抗力或对方违约需解除合同的，业务部门收集相关证据（如不可抗力证明、违约函件等），提交《合同解除申请表》，经法务专员*审核合法性后，按权限审批；合同变更或解除后，业务部门及时通知财务部门调整相关账务，并收回原合同正本或注明“已变更/解除”后归档。输出成果：《合同变更协议》、《合同解除申请表》（含审批意见）、变更/解除相关证明材料。（八）合同归档操作目标：保证合同档案完整、安全，便于查阅与追溯。责任主体：行政专员、档案管理员操作步骤：合同履行完毕（或终止/解除）后10个工作日内，业务部门将合同正本、附件、审批表、评审意见、履行记录等材料整理齐全，移交至行政专员*；行政专员核对档案材料完整性，填写《合同归档清单》，按“合同编号-名称-年份”分类编号，移交档案管理员；档案管理员*将合同正本存入专用档案柜，电子档案备份至企业服务器，保存期限不少于合同终止后10年（法律法规另有规定的除外）；借阅合同档案需填写《档案借阅申请表》，经部门负责人及档案管理员批准，借阅期限不超过15个工作日。输出成果：《合同归档清单》、完整合同档案（纸质+电子）。三、关键管理工具模板（一）合同基本信息登记表合同编号合同名称签约主体（甲方/乙方）合同类型合同金额（元）签署日期履行期限业务部门负责人备注（二）合同评审意见表合同名称合同编号评审部门评审人*评审意见评审日期（评审内容可包括：条款合法性、风险点、修改建议等）（三）合同履行跟踪表合同编号履行节点计划完成时间实际完成时间责任人履行情况说明相关证明材料（四）合同归档清单序号合同编号合同名称归档日期档案盒编号密级借阅记录四、风险控制要点主体资质风险：签约前务必核查合作方营业执照、授权委托书等资质文件，避免与无民事行为能力或超越权限的主体签约；条款合规风险：法务专员需重点审核合同条款是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，避免“霸王条款”或无效条款；审批流程风险：严禁越权审批或简化审批流程，重大合同必须经