采购订单及合同审查模板

采购订单及合同审查工具模板一、适用业务场景二、审查操作流程步骤1：审查资料准备收集完整资料：采购订单（含物料/服务清单、数量、价格、交付要求等）、合同文本（草案）、供应商营业执照复印件、供应商资质证明（如行业许可证、ISO认证等）、previous合作记录（如有）、招标文件或谈判记录（如有）。资料完整性核对：保证上述资料齐全，关键信息（如合同编号、双方名称、金额）一致，无缺页、涂改痕迹。步骤2：基础信息初步审查合同主体审查：供应商名称、统一社会信用代码、法定代表人信息与营业执照是否一致；检查供应商是否为合法存续企业，未被列入经营异常名录或严重违法失信企业名单（可通过“国家企业信用信息公示系统”等公开渠道核验）。采购方名称、盖章主体与公司注册信息是否一致，避免因主体不适格导致合同无效。基础条款核对：合同编号、签订日期、签订地点是否规范；采购订单与合同的标的物名称、规格型号、数量、质量标准、单价、总价、币种是否完全一致，避免歧义；交付时间、地点、方式（如运输、验收）是否明确，是否符合企业生产或运营计划。步骤3：核心条款重点审查质量条款：质量标准是否符合国家、行业标准或企业技术要求，是否明确验收方法、检验标准及争议处理方式（如第三方检测机构资质）；质量保证期（保修期）时长、责任范围是否合理，是否包含“质量不达标时的退换货、索赔”等约定。交付与验收条款：交付时间是否具体（避免“尽快”“约X月”等模糊表述），逾期交付的违约责任是否明确（如违约金计算方式、最高限额）；验收流程（如初验、终验）、验收时限、验收标准及异议处理机制是否清晰，避免“验收合格后视为交付完成”等单方免责条款。付款条款：付款节点（如预付款、到货款、验收款、质保金）比例及支付时间是否明确，是否符合企业财务制度；付款方式（如银行转账）、账户信息是否与供应商开户许可证一致，避免个人账户收款；是否约定“凭合法发票付款”，发票类型（如增值税专用发票）及税率是否符合规定。违约责任条款：双方违约情形（如逾期交付、质量不达标、逾期付款）对应的违约责任是否对等，避免仅约定供应商违约责任而免除采购方义务；违约金计算方式是否合理（通常不超过实际损失的30%），是否约定“违约金过高时可申请调减”的条款；是否约定“不可抗力”的定义及处理方式（如延期履行、部分免除责任）。争议解决条款：争议解决方式（诉讼或仲裁）是否明确，管辖法院/仲裁机构是否唯一（如“向采购方所在地有管辖权的人民法院提起诉讼”）；是否约定“争议解决期间，除争议条款外，合同其他条款继续履行”，避免争议导致合同中止。步骤4：法律与商业风险排查法律风险：审查合同条款是否违反《民法典》《招标投标法》等法律法规（如“不得强制要求供应商接受不合理条款”）；是否存在“格式条款”及“免除己方责任、加重对方责任、排除对方主要权利”的无效情形。商业风险：供应商履约能力评估（如产能、财务状况、过往履约记录），是否存在“转包、违法分包”风险；价格条款是否合理（参考市场价、历史采购价），是否存在“价格虚高”或“价格波动未约定调整机制”的风险；知识产权条款（如涉及专利、技术秘密）是否明确归属及保密义务，避免后续侵权纠纷。步骤5：修订与确认对审查中发觉的问题（如条款模糊、责任不对等、法律风险点），形成《合同审查意见表》，与采购部门、法务部门沟通修订方案；重大问题（如主体资质不符、核心条款缺失）需与供应商协商修改，必要时重新启动采购流程；修订完成后，再次交叉核对条款一致性，保证最终文本无逻辑漏洞。步骤6：审批与归档按企业权限流程提交审批（如采购经理、法务负责人、总经理*依次签字）；审批通过后，双方加盖合同专用章（或公章），保证骑缝章完整；合同文本原件、审查意见表、审批记录、供应商资质证明等资料整理归档，保存期限不少于合同履行期后5年。三、审查模板表格表1：采购订单与合同基础信息核对表审查项目采购订单信息合同信息一致性核对（√/×）备注合同编号-采购方名称-供应商名称-标的物名称规格型号/服务内容数量/服务时长单价（含税/不含税）合同总价币种交付时间交付地点质量标准表2：核心条款审查表条款类型审查要点合同内容合规性评估（合规/基本合规/不合规）风险等级（高/中/低）修订建议质量条款质量标准是否明确；验收方法是否具体；质保期时长及责任范围交付条款交付时间是否具体；逾期违约责任是否约定；运输方式及费用承担验收条款验收流程及时限；异议提出期限；验收不合格处理方式付款条款付款节点及比例；账户信息是否合规；发票类型约定违约责任违约情形是否全覆盖；违约金是否合理；是否约定争议解决期间合同履行条款争议解决争议解决方式（诉讼/仲裁）；管辖机构/法院是否明确表3：风险点清单及应对措施风险类别具体风险点可能性（高/中/低）影响程度（高/中/低）应对措施主体风险供应商无相关资质或被列入经营异常名录要求供应商补充资质，或更换合格供应商条款风险质量标准模糊，导致验收争议补充具体技术标准或引用国标/行标履约风险供应商产能不足，可能逾期交付增加逾期违约责任，约定分批交付条款法律风险争议解决约定不明确，导致管辖争议明确“向采购方所在地人民法院提起诉讼”财务风险预付款比例过高，增加资金回收风险降低预付款比例（如不超过合同总额30%）四、关键注意事项主体资格优先：供应商资质是审查的首要环节，避免与不具备履约能力的主体合作，尤其关注特种行业（如食品、医疗器械）是否持有相关许可证。条款无歧义：避免使用“原则上”“尽可能”等模糊表述，所有时间、金额、数量、标准需量化，保证双方理解一致。责任对等原则：合同条款需平衡双方权利义务，避免“单方免责”或“责任倾斜”，否则可能被认定为无效格式条款。法律动态更新：关注法律法规变化（如《民法典》相关司法解释），保证合同条款符合最新法律要求，避免因法规更新