合同审核及审批流程标准化工具

合同审核及审批流程标准化工具适用场景与价值本工具适用于各类企业、机构内部合同管理的标准化流程搭建，覆盖新签合同、续签合同、重大合同变更等场景。通过明确各环节职责、规范操作步骤，可有效降低合同法律风险、提升审批效率、保证合同条款合规性，同时实现合同全生命周期可追溯，适用于跨部门协作（如业务部、法务部、财务部等）及多层级审批场景。标准化操作流程详解第一步：合同发起与材料准备责任人：业务部门经办人（业务专员）操作内容：根据合作需求，起草合同文本，明确合同主体（甲乙双方名称、统一社会信用代码）、合作内容、权利义务、金额、履行期限、违约责任等核心条款；准备附件材料（如合作框架协议、技术方案、报价单、对方资质证明等），保证材料与合同内容一致；在内部系统中创建合同审批流程，填写《合同基本信息表》（见模板1），合同文本及附件。输出物：合同初稿、附件材料、《合同基本信息表》。第二步：业务部门初审责任人：业务部门负责人（业务经理）操作内容：审核合同内容的业务合理性：是否符合公司战略、业务目标，合作条款是否满足实际需求；核对合同金额、履约期限、交付标准等与业务约定的一致性；检查对方主体资质（如营业执照、授权委托书等）是否真实、有效，必要时通过官方渠道核实；初审通过后，在审批系统中填写“业务审核意见”，并流转至下一环节；若需修改，注明修改意见并退回业务经办人。审核时限：1个工作日。第三步：法务部门合规性审核责任人：法务部门专员（法务主管）操作内容：审核合同条款的合法性：是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在法律风险（如无效条款、权责不对等、争议解决机制不明确等）；检查合同文本的规范性：术语使用是否准确、逻辑是否清晰、条款是否完整（如是否包含保密条款、知识产权条款、不可抗力条款等）；重点审核违约责任、争议解决方式、管辖法院等关键条款；法务审核通过后，填写“法务审核意见”，流转至财务部门；若存在法律风险，提出修改建议并与业务部门沟通调整。审核时限：2个工作日（复杂合同可延长至3个工作日）。第四步：财务部门审核责任人：财务部门专员（财务经理）操作内容：审核合同金额的准确性：报价是否符合公司定价策略，是否包含税费、支付方式是否明确（如预付款、进度款、尾款比例及支付节点）；核对履约资金安排：是否超出预算，资金来源是否合规，是否存在支付风险；审核发票条款：发票类型（如增值税专用发票）、开具时间、交付要求等是否符合财务制度；财务审核通过后，填写“财务审核意见”，流转至审批负责人；若涉及资金异常，需与业务部门确认调整。审核时限：1个工作日。第五步：分级审批决策责任人：根据合同金额及重要性划分审批层级（示例）一般合同（金额≤10万元）：部门负责人+分管领导（分管副总）审批；重要合同（10万元＜金额≤50万元）：部门负责人+分管领导+总经理（总经理）审批；重大合同（金额＞50万元或涉及核心业务）：部门负责人+分管领导+总经理+董事长（董事长）审批。操作内容：审批负责人根据前序审核意见，结合合同业务价值、风险等级进行综合判断；审批通过后，在系统中确认“审批同意”，流转至签署环节；若驳回，注明理由并退回发起部门。审批时限：一般合同1个工作日，重要合同2个工作日，重大合同3个工作日。第六步：合同签署与用印责任人：行政部/综合管理部（行政专员）操作内容：根据审批通过的最终文本，制作正式合同文本（一式多份，甲乙双方各执X份，公司存档X份）；安排双方签署：保证签字人具有合法授权（如对方提供《授权委托书》），公司方由授权代表（如总经理或分管副总）签署；办理用印手续：核对合同文本与审批版本一致，在指定位置加盖公司公章/合同专用章（严禁空白合同用印）；签署完成后，将合同原件分送至相关部门（业务部、法务部、财务部）及归档部门。签署时限：审批通过后3个工作日内完成。第七步：合同归档与执行跟踪责任人：档案管理部门（档案管理员）、业务部门（业务专员）操作内容：归档：将合同正本、附件、审批流程记录、签署页等材料整理归档，建立电子+纸质档案，档案编号规则为“年份-部门-合同序号”（如2024-业务-001）；执行跟踪：业务部门负责跟踪合同履行情况（如交付进度、款项支付），定期向法务、财务部门反馈，保证按约定履行；合同到期前1个月，业务部门启动续签或终止评估流程。核心工具模板清单模板1：合同基本信息表合同编号合同名称甲方信息乙方信息合同金额（元）履行期限业务部门发起人提交日期2024-业务-001项目合作协议公司（统一社会信用代码：X）公司（统一社会信用代码：X）200,0002024.01.01-2024.12.31业务部*业务专员2024.01.02模板2：合同审批流程表审核节点责任人审核意见审核时间审批结果（通过/驳回）备注业务初审*业务经理业务条款合理，对方资质齐全，同意流转2024.01.03通过法务审核*法务主管第5条违约责任需补充“因对方原因导致延迟履约的赔偿标准”，修改后流转2024.01.05修改后通过财务审核*财务经理支付方式调整为“预付款30%，验收合格后付70%”，同意流转2024.01.06通过分级审批*分管副总同意签署，按修改后文本执行2024.01.08通过模板3：合同审核意见表（法务/财务专用）合同编号审核部门审核人审核日期审核要点存在问题修改建议2024-业务-001法务部*法务主管2024.01.05违约条款、争议解决第5条违约责任不明确增加“因乙方原因延迟交付，每逾期1日按合同总额0.1%支付违约金，最高不超过5%”2024-业务-001财务部*财务经理2024.01.06支付方式、发票条款未约定预付款支付节点修改为“合同签订后5个工作日内，甲方向乙方支付预付款30%”关键风险控制点主体资质风险：签约前务必核实对方营业执照、授权委托书等资质文件，避免与无授权主体签约；条款完整性风险：合同必须包含核心条款（主体、标的、金额、履行期限、违约责任、争议解决等），避免遗漏关键内容导致纠纷；