企业微信工作群管理规范制度

企业微信工作群管理规范制度一、制度目的为规范企业微信工作群的使用与管理，提升内部沟通协作效率，维护企业信息安全与品牌形象，保障工作交流的专业性、规范性与及时性，结合公司实际运营需求，特制定本管理规范。二、适用范围本制度适用于公司所有以“工作协作”为目的建立的企业微信工作群（含部门群、项目群、专项任务群、跨部门协作群等），全体员工需严格遵守本规范。三、入群与退群管理（一）入群要求部门工作群：由部门负责人或指定管理员审核入群人员，仅限部门正式员工及因工作需要对接的其他部门人员（需经双方负责人确认）。项目/任务群：由项目负责人或任务发起人审批入群，成员为项目组成员、协作方及必要的支持人员，项目结束后由发起人启动解散或清理流程。公司级工作群：仅限公司正式员工，由人力资源部或行政部统一审核入群资格，禁止外部人员（含客户、供应商等）无审批加入。（二）退群管理员工因离职、岗位调整、项目结束等原因不再参与群内工作时，需主动退出相关工作群；若未主动退出，群主或管理员应在3个工作日内清理该成员。临时协作群（如短期项目、活动群）在任务完成后7个工作日内，由发起人负责解散或归档群聊记录，避免信息冗余。四、群内行为规范（一）交流内容规范工作群交流以业务协作、信息同步、问题解决为核心，禁止发布与工作无关的内容（如无关新闻、娱乐资讯、个人生活分享、商业广告等）；严禁传播谣言、不实信息、负面言论或恶意调侃公司制度、同事及合作伙伴，不得发布违反法律法规、公序良俗的内容；未经授权，禁止在群内发布公司机密信息（如财务数据、未公开的战略规划、客户隐私等），对外分享群内信息需经群主或相关负责人审批。（二）语言与沟通规范交流需使用文明用语，避免使用辱骂、讽刺、人身攻击类语言，禁止发布歧视性、攻击性言论；沟通应简洁高效，避免无意义刷屏（如连续发送表情、重复消息）；若需讨论复杂问题，可私聊或发起会议，避免占用群内公共空间；对群内通知、任务安排需及时响应（如“收到”“已确认”），若有疑问或建议，应在尊重他人的前提下提出，禁止恶意质疑或消极抵触。（三）文件与资料管理五、信息发布规范（一）内容审核与准确性发布工作通知、决策文件、数据报表等重要信息时，需确保内容准确无误、逻辑清晰，并注明发布人、发布时间及执行要求（如“请于XX日前反馈”）；涉及跨部门协作的信息，需提前与相关部门沟通确认，避免因信息偏差导致工作失误。（二）发布时间与频率非紧急工作信息应在工作时间内（9:00-18:00，不含午休）发布，避免在深夜、节假日发送无关通知，影响成员休息；紧急情况（如系统故障、安全事件、突发任务）需跨时段发布时，应在信息中注明“【紧急】”并简要说明情况，事后需向受影响成员说明歉意（必要时）。（三）格式与排版要求通知类信息建议采用结构化排版（如分点说明、加粗关键词），避免大段文字堆砌；文件命名需清晰（如“2024年Q3市场部活动方案_v2.0-张三”）；如需@全体成员，仅限公司级重要通知（如制度修订、全员会议），部门级@全体需经部门负责人审批，禁止滥用@功能。六、群管理职责（一）群主职责负责群的创建、成员审核、权限设置（如禁言、踢人、文件管理），确保群成员与群定位匹配；监督群内言论与信息发布，及时制止违规行为，对违规成员进行警告、禁言或移出群聊（需留存证据并报备上级）；定期（每月）清理群成员（离职、调岗人员）、归档群文件，每季度向部门负责人汇报群运营情况（如沟通效率、问题反馈）。（二）管理员职责协助群主维护群秩序，监控群内信息，对疑似违规内容及时提醒群主或反馈至行政/合规部门；配合群主完成成员管理、文件整理等工作，确保群内沟通顺畅、信息安全。（三）成员义务遵守本制度各项要求，自律约束言行，发现违规行为应及时向群主或管理员反馈（可匿名）；主动维护群内氛围，积极参与工作交流，对无关信息可忽略但禁止跟风刷屏，共同提升沟通效率。七、违规处理机制（一）违规行为界定轻微违规：首次发布无关信息、语言不文明、未及时响应工作通知等。一般违规：多次轻微违规、传播小范围不实信息、恶意刷屏影响沟通等。严重违规：泄露公司机密、发布违法违规内容、恶意攻击同事/公司、传播病毒文件等。（二）处理措施轻微违规：由群主或管理员口头警告，并在群内（或私聊）提醒规范行为。一般违规：群主可对成员禁言1-3个工作日，并通报至其直属上级，纳入当月绩效考核（扣减1-3分）。严重违规：立即移出群聊，并由行政部、合规部联合调查，视情节轻重给予警告、记过、降职或辞退处理，涉嫌违法的移交司法机关。（三）申诉渠道成员对违规处理有异议的，可在收到通知后3个工作日内，向行政部或人力资源部提交书面申诉，由部门组织复核并反馈结果。八、附则本制度自发布之日起生效，由行政部负责解释与修订，修订版需经总经理审批后发布。各部门可根据本制度制定部门级补充细则（需报行政部备案