湖南豪麓酒店有限公司低值易耗品管理制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1湖南豪麓酒店有限公司简介...........................................1

2湖南豪麓酒店有限公司低值易耗品管理的现状...........................1

2.1低值易耗品的采购流程现状.....................................1

2.2低值易耗品的分类现状.........................................2

2.3供应商价格现状...............................................2

3湖南豪麓酒店有限公司低值易耗品管理存在的问题.......................3

3.1低值易耗品的采购流程不完善...................................3

3.2供应商选择不合理.............................................4

3.3低值易耗品的保存管理制度不完善...............................4

4湖南豪麓酒店有限公司低值易耗品管理优化方案.........................5

4.1制定严格的采购申请流程.......................................5

4.2优化供应商的选择.............................................6

4.3建立健全保存管理制度.........................................8

5总结..............................................................10

参考资料............................................................11

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湖南豪麓酒店有限公司低值易耗品管理制度优化设

计

1湖南豪麓酒店有限公司简介

湖南豪麓酒店有限公司，即长沙豪麓酒店有限公司，成立于2013年7月8

日。该酒店是一家位于长沙高新开发区谷园路109号像素大厦1203、1206房的

小微企业。法定代表人为陆先元，注册资本为200万元人民币。

公司的经营范围包括住宿服务、预包装食品零售、小型餐饮以及会议服务

等。此外，长沙豪麓酒店有限公司的员工人数在2022年为5人。

2湖南豪麓酒店有限公司低值易耗品管理的现状

2.1低值易耗品的采购流程现状

采购在公司运营中占据着举足轻重的地位，它关乎到公司的经济效益和长

远发展。对于酒店而言，物资采购更是与营收和利润息息相关。一个合理、科

学的采购管理体系能够有效地降低酒店的经营成本，进而提升其市场竞争力，

确保酒店的可持续发展，图1详细展示了湖南豪麓酒店有限公司的采购申请流

程。目前的采购流程为有了采购需求后，采购部直接填写采购单确认供应商，

验收后直接付款核销入库。

图1湖南豪麓酒店有限公司目前低值易耗品的采购流程

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2.2低值易耗品的分类现状

湖南豪麓酒店有限公司的低值易耗品共分为五大类，分别为日用品Ⅰ类、

清洗Ⅱ类、食品Ⅲ类、家具Ⅳ类以及其他杂品Ⅴ类。从图2的采购种类占比图

中可以明显看出，日用品类和食品类的采购成本占据了绝对主导地位，远远超

过其他三大类。这一数据揭示了湖南豪麓酒店有限公司在采购管理上的一个重

要特点，即对于日用品和食品的采购投入较大，这可能与这两类物资的高需求

量和酒店运营的日常需求有关。相比之下，家具、清洗用品以及其他杂品的采

购成本相对较低。这一结构反映了湖南豪麓酒店有限公司在物资采购上的侧重

和策略，也为进一步优化采购管理提供了方向。为了提高采购效率和控制成本，

酒店应重点关注日用品和食品的采购流程，寻找降低其成本的方法，同时也要

注意保持与其他类别物资的合理采购比例，确保酒店的正常运营和可持续发展。

图2湖南豪麓酒店有限公司目前低值易耗品的分类占比图

2.3供应商价格现状

由于日用品Ⅰ类和食品Ⅲ类属于易消耗商品，且种类繁多，这给酒店在选择

供应商时带来了不小的挑战。由于需求的多样性和及时性，酒店在选择供应商

时往往难以做到面面俱到，容易顾此失彼。为了更好地管理采购，尤其是对于

日用品和食品这两大类物资，酒店需要有一个系统性的供应商选择策略。

以下表格提供了酒店采购日用品类、食品类的3家供应商的供应价格信息，

以及2023年日用品类、食品类两类选择的供应商汇总情况。通过这些数据，酒

店可以更好地了解供应商的供应价格和产品质量，进而优化采购策略，降低采

购成本，并确保物资的及时供应。

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表1湖南豪麓酒店有限公司各供应商日用品类、食品类价格表单位:元

表2湖南豪麓酒店有限公司2023年日用品类、食品类各季度供应商汇总表

3湖南豪麓酒店有限公司低值易耗品管理存在的问题

3.1低值易耗品的采购流程不完善

从图1中可以看出，湖南豪麓酒店有限公司的采购申请流程存在明显的不

规范性。一个健全的采购流程应包括对采购必要性和合理性的审核，然而湖南

豪麓酒店有限公司在此环节上存在明显的不足。此外，酒店在节假日等特殊时

期，由于消耗性材料供给不足，采购部门往往无法及时填写申请并进行采购，

这导致了材料成本的增加。

此外，湖南豪麓酒店有限公司的采购过程缺乏固定的采购周期和起订量，

使得货物的运送和收货程序显得相当随意。这种状况导致了采购材料统计的不

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准确，进一步加大了采购成本费用计算的复杂性。这种不规范的采购流程不仅

影响了酒店的运营效率，还可能对酒店的成本控制和财务管理造成负面影响。

为了提高低值易耗品采购效率和准确性，湖南豪麓酒店有限公司需要对现

有的采购申请流程进行全面的审查和改进。这包括制定明确的低值易耗品采购

政策和程序，确保采购的必要性和合理性得到充分审核。同时，酒店还应设立

固定的采购周期和起订量，以便更好地规划采购活动，降低成本并提高运营效

率。

3.2供应商选择不合理

在湖南豪麓酒店有限公司的供应商选择过程中，虽然成本是一个重要的考

虑因素，但仅仅基于成本差异（如40元的总价差异）做出决策可能是不够明智

的。供应商选择应当是一个全面的、多维度的考量过程，包括服务质量、产品

质量、交货时间、售后服务等多个方面。

首先，服务质量对于酒店的运营至关重要。供应商的服务响应速度、问题

解决能力和专业程度，直接影响到酒店的运营效率和客户满意度。如果供应商

的服务质量不佳，可能会导致酒店面临各种运营挑战，如供应中断、质量问题

频发等，从而增加酒店的运营成本和风险。

其次，产品质量直接关系到酒店的声誉和客户的满意度。如果供应商提供

的产品质量不稳定或存在缺陷，可能会给酒店带来负面评价和口碑损失，进而

影响酒店的长期发展和市场竞争力。

此外，交货时间和售后服务也是选择供应商时需要考虑的重要因素。供应

商能否按时交货、提供及时有效的售后服务，将直接影响酒店的正常运营和客

户满意度。

因此，即使三家供应商之间的总价差异仅为40元，但如果其中一家供应商

在服务质量、产品质量、交货时间和售后服务等方面表现不佳，那么选择这家

供应商仍然是不合理的。相反，我们应该从多个方面综合评估供应商的绩效和

能力，选择那些能够为我们提供高质量产品、优质服务、稳定交货和及时售后

支持的供应商，以确保酒店的正常运营和长期发展。

3.3低值易耗品的保存管理制度不完善

湖南豪麓酒店有限公司在低值易耗品保存管理制度上的不健全问题，在酒

店运营过程中，经常需要用到各种低值易耗品，如客房内的洗漱用品、清洁部

门的清洁用品、餐饮部门的餐具和餐巾纸等。然而，由于低值易耗品保存管理

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制度的不健全，这些问题逐渐浮现：由于没有明确的入库和出库记录，导致低

值易耗品的库存数据不准确。例如，客房部门需要补充洗漱用品时，发现库存

记录与实际库存不符，造成了不必要的延误和额外的工作负担。

由于缺乏有效的监管机制，员工在使用低值易耗品时可能存在浪费现象。

比如，在清洁部门，员工可能会过度使用清洁用品，或者在没有必要的情况下

频繁更换用品，导致资源浪费和成本增加。

低值易耗品由于价格低廉，往往不被重视，容易出现损坏和丢失的情况。

例如，餐饮部门的餐具在清洗和储存过程中可能会被摔坏或丢失，而由于管理

不善，这些损失往往无法被及时发现和记录。

4湖南豪麓酒店有限公司低值易耗品管理制度优化设计

4.1制定严格的采购申请流程

制定严格的采购申请流程对于酒店的采购工作至关重要，它有助于推动采

购工作向合理化、规范化、制度化的方向发展，同时也能提高工作效率，增强

内部工作的协调性。在采购流程中，订单经过审批后，会生成请购单或每日购

货表等文件，采购部门则根据不同品种或情形，以各种形式执行采购任务。

首先，每日采购表主要用于餐饮部每日新鲜食品的采购。经过行政总厨的

批准并提交给采购部执行，采购部门会提前联系新鲜食品供应商进行选品并送

交测试。经总厨确认合格后，查看报价单并以市场销售价为参考，选择价格低

且质量好的采购品供应商。最终商定价格，一旦报价被确认，采购部在报价有

效期内根据每日采购表向供应商发出订货通知，并在采购表上记录订货资料。

供应商报价一旦执行，还需定期审核，严格控制进货价格，报价到期无效。每

天完成购买后，按日期存储在特定文件中，以便于查看。

其次，请购单是在采购经理批准采购申请后，提交给财务总监和总经理进

行采购审批的。经过审批后，采购执行人员可以向供应商发出采购订单通知。

请购单应写明明确的材料、采购人员、采购日期等信息，并妥善保管。完成采

购后按日期存入特定的档案中，以便翻查。

此外，对于一些高价值的商品，如家具、特殊器材等，需要签订采购合同。

在签订合同之前，需要按照一般程序进行申请、样品确认、报价比较和批准等

步骤。采购合同由管理人员签订后交由采购部执行。若与供应商规定分期送货，

采购部需负责通知供应商按时送达。所有的采购合同应按顺序编号并记录在登

记册中，未完成和已完成的采购合同应分两档编号，以便后续采取行动和审查。

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最后，为了确保货品的品质和标准，采购部应积极收集酒店货品的使用信

息，定期与用户部门讨论，并结合市场价格和可用性等因素。经过管理层批准

后，建立适当的酒店产品标准。通过这一标准的建立，可以确保酒店采购的商

品符合内部要求和客户需求。

改进后的采购流程更加注重细节和规范操作，能够更好地协调各个部门的

工作，提高采购效率和质量。同时，通过建立货品标准，酒店可以更好地控制

成本和质量，提升自身的竞争力和盈利能力。改进后的采购流程如下图所示：

图3湖南豪麓酒店有限公司优化后采购流程

4.2优化供应商的选择

采购部门在选择供应商时，应至少邀请三家供应商对酒店的每类采购品进

行报价。为了确保采购的商品符合要求，采购部门、使用部门、财务部门等应

组成供货商评定小组。小组共同对价格和质量进行比较和讨论，以选定合适的

供应商。

此外，采购部门和相关部门可以单独或联合进行市场调研，根据市场调研

价格和供应商给出的供货价格，合理地采购餐饮材料。这有助于更好地了解市

场行情，为后续的采购决策提供有力依据。

为确保供应商管理的规范性，应建立供应商档案和准入制度。供应商必须

提供详细的记录、号码、联系方式和地址，并经过严格的审核才能归档。这一

制度

有助于对供应商进行全面的了解和管理，确保采购活动的顺利进行。

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对于一些重点物品的供应商，应经过质检、财务等部门的共同考核，才能

进

入档案。这一环节能够确保供应商的质量和信誉，为酒店的采购活动提供可靠

的

保障。

在酒店确定的五种类型采购品中，日用品Ⅰ类和食品Ⅲ类采购品都可以灵活

选择报价更低、质量更好的供应商。而清洗用品Ⅱ类、家具Ⅳ类和其他杂品Ⅴ类

可指定供应商，与他们建立长期诚信的合作关系，成为固定的供应商。通过与

固定供应商的合作关系，争取更多的价格优惠，从而降低采购成本。

经过对采购用品供应商进行仔细筛选后日用品类、食品类采购成本与去年

日用品类、食品类采购成本对比，如表3，表4所示：

表3湖南豪麓酒店有限公司2023年上半年日用品类、食品类采购成本

表4湖南豪麓酒店有限公司2023年上半年日用品类、食品类采购成本

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通过对比表3和表4的数据，我们可以清晰地看到，在对采购用品供应商

进行筛选和调整后，酒店在一月至六月期间节约了大量的采购成本。具体来说，

一月份节约了760元，二月份节约了860元，三月份节约了860元，四月份更

是节约了1260元。此外，五月份节约了300元，六月份节约了400元。总体来

看，日用品类半年可节约采购费用3540元，食品类半年可节约900元。

这一成果充分证明了提高供应商选择的灵活性和与各类供应商建立良好合

作关系的重要性。这不仅能够有效地控制和优化采购成本，还能降低管理费用、

加快资金周转，为酒店的可持续发展做出积极贡献。

4.3建立健全保存管理制度

为了解决湖南豪麓酒店有限公司低值易耗品管理制度不健全的问题，需要

采取一系列综合性的措施，确保从制度、流程、监管、信息化以及员工意识等

多个方面进行全面改进。

首先，公司应重新审视并完善低值易耗品库存管理制度。这包括明确低值

易耗品的分类、入库、出库、盘点、报废等各个环节的具体规定，确保制度内

容全面、具体且符合公司的实际运营情况。同时，制度中应明确各部门和员工

的职责，确保管理责任明确到人。

其次，优化低值易耗品的管理流程。公司应建立标准化的操作流程，明确

各个步骤的具体要求和操作方法，避免管理过程中的混乱和错误。同时，应建

立严格的审批和记录机制，确保低值易耗品的流转过程可追溯、可监控。

在监管方面，公司应加强对低值易耗品管理的监督和检查。可以通过设立

专门的监管机构或委托第三方机构进行定期或不定期的审计和检查，确保低值

易耗品管理制度得到有效执行。同时，应建立奖惩机制，对管理不善或违规行

为进行惩处，以强化员工的责任感。

最后，公司应加强对员工的培训和教育，提高他们对低值易耗品管理重要

性的认识。可以通过组织内部培训、分享会等形式，向员工普及低值易耗品管

理知识和管理制度的具体要求。同时，应鼓励员工积极参与低值易耗品的管理

工作，培养他们的责任感和主人翁意识。

综上所述，解决湖南豪麓酒店有限公司低值易耗品保存管理制度不健全的

问题需要从多个方面入手，包括完善制度、优化流程、加强监管以及加强员工

培训等方面。这些措施的实施将有助于提升公司低值易耗品的管理水平，降低

成本和浪费，提高运营效率。

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表5湖南豪麓酒店有限公司低值易耗品保存管理汇总表

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5总结

预计通过实施优化方案，湖南豪麓酒店有限公司将在低值易耗品