短期培训学校办公室制度

PAGE短期培训学校办公室制度一、总则（一）目的为加强短期培训学校办公室管理，提高工作效率，确保各项工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于短期培训学校办公室全体工作人员。（三）基本原则1.遵守国家法律法规和行业标准，依法依规开展工作。2.以服务教学、服务学员、服务学校发展为宗旨，提高工作质量和效率。3.实行分工负责、协作配合，确保各项工作有序进行。4.坚持公开、公平、公正的原则，严格执行各项规章制度。二、办公秩序（一）考勤制度1.工作人员应严格遵守学校规定的工作时间，按时上下班，不得迟到、早退。2.请假应提前办理相关手续，填写请假申请表，经批准后方可离开工作岗位。请假期间应保持通讯畅通，以便及时处理工作事务。3.考勤由专人负责记录，每月进行汇总统计，对迟到、早退、旷工等情况进行公示，并按照学校规定进行相应处理。（二）办公环境1.保持办公室整洁卫生，每天下班前应清理桌面、地面，整理文件资料，保持办公区域整洁有序。2.爱护办公设备和办公用品，节约使用纸张、水电等资源，不得随意浪费。3.保持办公室安静，不得大声喧哗、争吵，影响他人工作。在接待来访人员时，应注意言行举止，礼貌待人。（三）工作纪律1.严格遵守学校的各项规章制度，不得擅自离岗、串岗、脱岗。2.工作时间内不得从事与工作无关的事情，如玩游戏、看视频、聊天等。3.保守学校机密，不得泄露学校的教学计划、学员信息、财务状况等重要信息。4.服从工作安排，积极主动地完成各项工作任务，不得推诿、扯皮。三、文件管理（一）文件收发1.办公室负责学校文件的收发、登记、传阅、保管等工作。2.收到文件后，应及时进行登记，注明文件名称、文号、发文单位、日期等信息，并按照规定的程序进行传阅。3.传阅文件时，应确保文件的安全，不得丢失、损坏。传阅完毕后，应及时将文件交回办公室保管。（二）文件归档1.定期对文件进行整理归档，按照文件的类别和时间顺序进行分类存放，便于查找和使用。2.归档文件应齐全完整，字迹清晰，签署完备。对不符合归档要求的文件，应及时进行补充或修正。3.建立文件查阅制度，严格控制文件的查阅范围，查阅文件应填写查阅申请表，经批准后方可查阅。查阅完毕后，应及时归还文件，并做好查阅记录。（三）文件保密1.严格遵守文件保密制度，对涉及学校机密的文件应妥善保管，不得随意泄露。2.未经学校领导批准，不得擅自复印、摘抄、传播机密文件。3.对因工作需要接触机密文件的人员，应进行保密教育，签订保密协议，明确保密责任。四、会议管理（一）会议组织1.办公室负责学校各类会议的组织安排，包括会议通知、场地布置、会议资料准备等工作。2.根据会议的主题和要求，确定参会人员名单，并提前发送会议通知，告知会议时间、地点、议程等信息。3.会议前应检查会议场地的音响设备、投影仪、麦克风等设施是否正常，确保会议顺利进行。（二）会议记录1.安排专人负责会议记录，记录会议的主要内容、讨论结果、决议事项等信息。2.会议记录应准确、完整、清晰，不得遗漏重要信息。记录完毕后，应及时整理会议纪要，经会议主持人审核后发送给参会人员。（三）会议纪律1.参会人员应按时参加会议，不得迟到、早退。如有特殊情况不能参加会议，应提前向会议主持人请假。2.会议期间应关闭手机或调至静音状态，不得随意接听电话或离开会场。如有紧急情况需要处理，应向会议主持人请假后离开。3.参会人员应认真听取会议内容，积极参与讨论，不得交头接耳、大声喧哗。对会议决议事项应认真执行，不得推诿、拖延。五、印章管理（一）印章保管1.学校印章由专人负责保管，印章保管人员应具备高度的责任心，严格遵守印章管理制度。2.印章应存放在安全可靠的地方，加锁保管，防止印章被盗用、丢失。3.印章保管人员不得擅自将印章交予他人使用，如有特殊情况需要使用印章，应按照规定的程序进行审批。（二）印章使用1.使用印章应填写印章使用申请表，注明使用事由、使用部门、使用人等信息，并按照规定的审批程序进行审批。2.审批通过后，印章保管人员应在印章使用登记表上进行登记，并严格按照申请表上的内容使用印章。3.印章使用完毕后，应及时将印章归还原位，并在印章使用登记表上注明归还时间。（三）印章废止1.印章因磨损、损坏、遗失等原因需要废止时，应及时向上级主管部门报告，并按照规定的程序进行处理。2.废止的印章应妥善保管，不得随意丢弃，待上级主管部门批准后，方可销毁。销毁印章时，应进行登记，并由专人负责监销。六、办公用品管理（一）办公用品采购1.办公室负责办公用品的采购工作，根据学校的实际需求，制定办公用品采购计划。2.采购办公用品时，应选择质量可靠、价格合理的供应商，确保办公用品的质量和供应。3.采购人员应严格遵守采购程序，签订采购合同，确保采购过程的合法性和规范性。（二）办公用品发放1.建立办公用品发放制度，对办公用品进行统一管理和发放。2.工作人员需要领取办公用品时，应填写办公用品领用申请表，经批准后到指定地点领取。3.办公用品发放人员应按照申请表上的内容进行发放，并做好发放记录。（三）办公用品使用1.工作人员应节约使用办公用品，不得随意浪费。对可重复使用的办公用品，应妥善保管，以便再次使用。2.办公用品使用过程中如发现质量问题或损坏情况，应及时向办公室报告，并办理更换手续。七、车辆管理（一）车辆调度1.办公室负责学校车辆的调度管理工作。根据工作需要，合理安排车辆的使用，确保车辆的高效利用。2.工作人员需要使用车辆时，应提前向办公室申请，填写车辆使用申请表，注明使用事由、使用时间、使用地点等信息，并按照规定的审批程序进行审批。3.办公室根据车辆的使用情况进行调度安排，优先保障教学、招生、行政等重要工作的用车需求。（二）车辆维护1.建立车辆维护制度，定期对车辆进行保养和维护，确保车辆的性能良好。2.车辆维护人员应按照车辆保养手册的要求，按时对车辆进行保养，及时更换车辆的机油、滤清器、轮胎等零部件。3.定期对车辆进行安全检查，发现问题及时维修，确保车辆的行驶安全。（三）车辆安全1.驾驶员应严格遵守交通规则，安全驾驶，不得超速、超载、疲劳驾驶。2.定期对驾驶员进行安全培训，提高驾驶员的安全意识和驾驶技能。3.车辆使用完毕后，应及时将车辆停放在指定地点，关好门窗，锁好车辆，确保车辆安全。八、接待管理（一）接待安排1.办公室负责学校的接待工作，根据接待对象的身份和来访目的，制定接待方案。2.接待方案应包括接待规格、接待人员、接待时间、接待地点、接待内容等信息，并提前与相关部门和人员进行沟通协调。3.接待人员应热情、礼貌地接待来访人员，按照接待方案的要求做好接待工作。（二）接待标准1.严格控制接待标准，根据接待对象的身份和来访目的，合理安排接待费用。2.接待用餐应严格按照学校规定的标准进行安排，不得超标准接待。3.接待住宿