出差管理制度培训课件

PAGE出差管理制度培训课件一、总则（一）目的本制度旨在规范公司员工出差行为，加强出差管理，确保出差工作的顺利进行，提高工作效率，合理控制出差费用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工因工作需要出差的情况。（三）基本原则1.计划性原则：出差应提前做好计划，明确出差目的、行程安排、预计时间等，确保出差工作与公司整体业务目标相一致。2.审批原则：所有出差必须按照规定的审批流程进行申请和批准，未经批准不得擅自出差。3.费用合理原则：严格控制出差费用，在符合公司规定和实际工作需要的前提下，合理安排交通、住宿、餐饮等费用支出，杜绝浪费。4.安全第一原则：出差期间要确保人身安全，遵守当地法律法规和公司安全规定，注意交通安全、财产安全等。二、出差申请与审批（一）出差申请1.员工因工作需要出差，应提前填写《出差申请表》，详细注明出差事由、目的地、预计出发时间、预计返回时间、出差行程安排等信息。2.如有陪同人员一同出差，需在申请表中注明陪同人员姓名及与出差事项的关系。（二）审批流程1.一般员工出差：出差3天以内（含3天）：由部门主管审批。出差3天以上：经部门主管审核后，报分管领导审批。2.部门主管出差：由分管领导审批。3.分管领导出差：由总经理审批。（三）审批权限特殊情况说明1.如遇紧急出差事项，无法提前按正常流程申请审批时，出差人员应通过电话或其他即时通讯工具向直接上级领导汇报，经同意后方可出差，并在出差结束后及时补办审批手续。2.对于涉及重大项目、重要业务洽谈或特殊任务出差的申请，审批流程可根据实际情况适当简化或特批，但必须确保出差目的明确、必要性充分，并做好相应记录。（四）申请变更1.出差人员如需变更出差行程、目的地、预计返回时间等信息，应及时填写《出差申请变更表》，说明变更原因及变更后的具体内容。2.变更申请按照原审批流程进行审批，经批准后方可变更。三、出差行程安排（一）交通安排1.根据出差的紧急程度、目的地及实际工作需要，合理选择交通工具。原则上优先选择经济实惠、安全便捷的交通方式。2.如需乘坐飞机，应尽量选择经济舱。如因工作需要必须乘坐商务舱或头等舱的，需提前经上级领导批准，并在报销时注明原因。乘坐火车时，应优先选择动车二等座或普通列车硬座，如因特殊情况需要乘坐软卧或高铁一等座的，同样需经上级领导批准。3.员工自行预订机票、车票等交通工具票时，应通过公司指定的正规票务平台或渠道进行预订，确保票证的真实性和有效性。如因特殊原因无法通过指定渠道预订的，需提前向部门领导说明情况并获得同意。（二）住宿安排1.住宿标准根据出差目的地的实际情况和公司规定执行。一般情况下，一线城市及经济发达地区的住宿标准相对较高，二三线城市及经济欠发达地区的住宿标准相对较低。各级别员工的具体住宿标准如下：公司高层管理人员：根据实际工作需要，经总经理批准后可选择四星级及以上酒店或相应档次的住宿场所。部门经理：原则上选择三星级及以上酒店或同等档次的住宿场所。一般员工：根据出差目的地的实际情况，选择经济实惠、安全卫生的酒店或其他住宿方式，但住宿费用不得超过公司规定的标准。2.员工应尽量选择集中安排住宿，以便于工作沟通和协调。如因工作需要或特殊情况需单独住宿的，需提前向部门领导说明原因并获得批准。3.在住宿期间，员工应遵守酒店的各项规定，爱护酒店设施设备，如有损坏应照价赔偿。（三）工作行程规划1.出差人员应根据出差目的和任务，制定详细的工作行程计划，明确每天的工作安排、会议地点、拜访客户名单等信息。工作行程计划应提前与相关部门或人员进行沟通协调，确保各项工作安排顺利进行。2.在出差期间，应严格按照工作行程计划执行，如有临时变动或调整，应及时与相关人员沟通，并向部门领导汇报。四、出差费用报销（一）费用报销范围1.交通费用：包括飞机票、火车票、汽车票、船票等交通工具的票价，以及因交通需要产生的机场建设费（民航发展基金）、燃油附加费、订票费、退票费等。2.住宿费用：符合公司规定标准的酒店住宿费、宾馆住宿费等。3.餐饮费用：出差期间因工作需要发生的餐饮费用，但应符合公司规定的标准和实际工作需要。4.市内交通费用：包括出租车费、公交车费、地铁费等因市内出行产生的交通费用。5.其他费用：因出差工作需要发生的邮寄费、通讯费、资料费、办公用品费等合理费用支出。（二）费用报销标准1.交通费用报销标准：飞机票：按照实际票价报销，但不得超过公司规定的航线经济舱全票价标准。如因工作需要乘坐商务舱或头等舱的，经批准后按照实际票价报销。火车票：按照实际票价报销，但不得超过公司规定的相应等级列车票价标准。汽车票、船票等：按照实际票价报销。市内交通费用：根据出差目的地的实际情况，按照每天不超过[X]元的标准报销。如因特殊情况超出标准的，需注明原因并经上级领导批准。2.住宿费用报销标准：公司高层管理人员：根据实际住宿费用报销，但不得超过公司规定的四星级及以上酒店相应房型的最高限价标准。部门经理：根据实际住宿费用报销，但不得超过公司规定的三星级及以上酒店相应房型的最高限价标准。一般员工：根据实际住宿费用报销，但不得超过公司规定的相应住宿档次最高限价标准。3.餐饮费用报销标准：早餐：按照每天不超过[X]元的标准报销。午餐和晚餐：按照每天不超过[X]元的标准报销。如因工作需要宴请客户或参加商务活动的，需提前向部门领导说明情况并获得批准，宴请费用按照公司相关规定执行。4.其他费用：按照实际发生金额报销，但需提供相应的发票或凭证，并注明费用用途。（三）费用报销流程1.出差人员应在出差结束后[X]个工作日内，整理好出差期间的所有费用发票、凭证等报销资料，并填写《出差费用报销单》。报销单应详细注明出差事由、行程安排、各项费用明细及金额等信息。2.将填写完整的《出差费用报销单》及相关报销资料提交给部门主管进行初审。部门主管应认真审核报销资料的真实性、完整性和合理性，核实出差行程与申请是否一致，费用支出是否符合公司规定标准等。如发现问题，应及时与出差人员沟通并要求其补充或更正相关资料。3.部门主管初审通过后，将报销单及相关资料提交给财务部门进行复审。财务部门应按照公司财务制度和相关法律法规的要求，对报销资料进行严格审核，重点审核发票的真实性、合法性、有效性，费用报销是否符合公司规定标准等。如发现问题，应及时与出差人员或部门主管沟通，并要求其作出解释或提供补充资料。4.财务部门复审通过后，将报销单提交给公司领导进行审批。公司领导应根据出差人员的工作表现、费用支出合理性等情况进行审批。审批通过后，财务部门按照公司财务流程进行报销支付。（四）费用报销注意事项1.所有报销发票必须是正规合法的发票，发票内容应清晰、准确，包括发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容、金额等信息。发票必须加盖发票专用章或财务专用章。2.对于不符合公司规定标准或超出报销范围的费用支出，公司不予报销。如因特殊情况需要报销的，需经上级领导特批。3.出差人员应妥善保管好出差期间的所有费用发票、凭证等报销资料，如有遗失或损坏，应及时向相关部门或单位申请补办，并提供相应的证明材料。如因无法提供有效报销凭证而导致费用无法报销的，由出差人员自行承担责任。4.严禁虚报、多报出差费用，如有发现此类行为，公司将按照相关规定严肃处理，追回虚报多报的费用，并视情节轻重给予相应的纪律处分。五、出差期间的工作要求（一）工作汇报1.出差人员应定期向部门领导汇报工作进展情况，可通过电话、邮件、即时通讯工具等方式进行汇报。汇报内容应包括已完成的工作任务、遇到的问题及解决方案、下一步工作计划等。2.对于重要工作事项或重大问题，应及时向部门领导进行详细汇报，并根据领导的指示和意见进行处理。（二）工作纪律1.出差期间应严格遵守公司的各项规章制度，遵守国家法律法规和当地的风俗习惯。2.保持良好的工作态度和职业形象，积极履行工作职责，不得擅自离岗、脱岗或从事与工作无关的事情。3.尊重当地合作伙伴和客户，维护公司的良好声誉和形象。在与客户沟通交流过程中，应礼貌待人、热情周到，及时解决客户提出的问题和需求。（三）文件资料管理1.出差期间涉及的重要文件、资料、合同等应妥善保管，不得遗失或泄露。如需带回公司的，应按照公司文件管理规定进行登记和交接。2.在出差过程中形成的工作文件、报告、会议纪要等资料，应及时整理归档，并按照公司档案管理要求进行保存。六、出差安全与应急处理（一）安全注意事项1.出差人员应提前了解出差目的地的天气、交通、治安等情况，做好相应的准备工作。2.在乘坐交通工具时，应遵守交通规则，注意人身安全和财产安全。如遇交通事故等紧急情况，应及时报警并与公司相关部门取得联系。3.在住宿期间，应注意保管好个人财物，关好门窗，避免发生盗窃、抢劫等安全事故。如遇紧急情况，应及时报警并向公司报告。4.在外出活动时，应注意自身安全，避免前往危险区域或参与危险活动。如遇自然灾害、公共突发事件等紧急情况，应听从当地政府及相关部门的指挥和安排，及时采取相应的避险措施。（二）应急处理措施1.如出差人员在出差期间遇到突发疾病、意外伤害等紧急情况，应立即拨打当地急救电话（120）进行救治，并及时通知公司人力资源部门和所在部门领导。公司将根据实际情况提供必要的协助和支持。2.如因不可抗力因素导致出差行程受阻或无法按时返回公司的，出差人员应及时与公司相关部门取得联系，说明情况