培训机构预收款退费制度

PAGE培训机构预收款退费制度一、总则1.目的为规范本培训机构预收款退费行为，维护学员及家长的合法权益，保障培训机构的正常运营秩序，根据《中华人民共和国民法典》、《中华人民共和国消费者权益保护法》、《国务院办公厅关于规范校外培训机构发展的意见》等相关法律法规及行业标准，制定本制度。2.适用范围本制度适用于在本培训机构缴纳预收款参加培训课程的所有学员及家长，以及本培训机构涉及预收款管理与退费处理的相关工作人员。3.基本原则合法合规原则：严格遵守国家法律法规及行业规范，确保预收款退费行为合法、公正、透明。公平合理原则：在处理预收款退费事宜时，充分考虑学员及家长的实际情况，遵循公平合理的原则进行退费计算与处理。诚信守约原则：培训机构与学员及家长应诚实守信，严格履行双方签订的培训服务合同约定，共同维护良好的培训服务秩序。二、预收款管理1.预收款定义本制度所称预收款，是指学员及家长在参加本培训机构培训课程前，按照培训服务合同约定预先支付给培训机构的培训费用。2.预收款收取方式一次性收取：对于培训周期较短、课程内容相对固定的培训项目，可采取一次性收取全部培训费用的方式。分期收取：对于培训周期较长、课程内容较为复杂的培训项目，经学员及家长同意，可采取分期收取培训费用的方式。分期收取的次数、金额及时间间隔应在培训服务合同中明确约定。3.预收款缴存管理专用账户设立：培训机构应设立预收款专用账户，用于存放学员及家长缴纳的预收款。该账户应独立于培训机构的自有资金账户，实行专款专用，不得与其他资金混用。缴存要求：培训机构应在收到预收款后的[X]个工作日内，将预收款足额缴存至预收款专用账户。缴存凭证应妥善保存，作为预收款缴存的证明。账户监管：培训机构应定期对预收款专用账户进行核对与监管，确保账户资金安全。同时，应按照相关规定向学员及家长公开账户收支情况，接受社会监督。4.预收款使用管理使用范围：预收款只能用于支付与培训服务相关的费用，包括教师薪酬、教学场地租赁、教材教具采购、培训设备维护等直接与培训业务相关的支出，不得挪作他用。使用审批：培训机构应建立预收款使用审批制度，明确预收款使用的审批流程与权限。每一笔预收款的使用都应经过严格的审批，确保资金使用合理、合规。财务核算：培训机构应按照国家财务会计制度的规定，对预收款的收支情况进行准确、完整地核算，并定期编制财务报表，如实反映预收款的缴存、使用及结余情况。三、退费条件1.因培训机构原因导致退费培训服务无法履行：若培训机构因自身原因无法按照培训服务合同约定提供培训服务，如教师严重短缺、教学场地无法正常使用等，学员及家长有权要求全额退费，并要求培训机构按照合同约定承担相应的违约责任。培训质量严重不符：经学员及家长反馈，培训机构提供的培训服务质量严重不符合培训服务合同约定的标准，如教学内容错误百出、教学方法严重不当等，且培训机构未能在合理期限内采取有效措施予以改进的，学员及家长有权要求部分或全额退费，并要求培训机构赔偿相应损失。2.因学员及家长原因导致退费学员自身原因：若学员因身体原因、家庭搬迁等不可抗力因素无法继续参加培训课程，学员及家长应及时向培训机构提出退费申请。经培训机构核实情况属实后，可根据已完成的培训课程占总课程的比例，扣除相应的培训费用后予以退费。家长原因：若家长因经济困难、对培训内容不满意且未实际参加培训课程等原因要求退费，应在培训课程开始前[X]个工作日向培训机构提出申请。经培训机构审核通过后，可扣除一定的手续费（手续费比例不得超过预收款总额的[X]%）后予以退费。3.其他可退费情形政策调整：因国家或地方教育政策调整，导致培训机构无法继续开展相关培训业务的，学员及家长有权按照相关政策规定要求退费。培训机构应按照政策要求，及时、足额地退还学员及家长剩余的预收款。合同解除：若培训服务合同因不可抗力或其他法定事由解除，学员及家长与培训机构应按照合同解除的相关规定处理预收款退费事宜。四、退费流程1.退费申请申请时间：学员及家长应在符合退费条件的情况下，及时向培训机构提出退费申请。申请时间应按照本制度及培训服务合同的规定执行，逾期申请的，培训机构有权不予受理。申请方式：学员及家长可通过书面形式（填写退费申请表）或电子形式（发送电子邮件至指定邮箱）向培训机构提出退费申请。退费申请表应包括学员姓名、联系方式、培训课程名称、缴费金额、退费原因等详细信息，并由学员及家长签字确认。2.申请受理受理部门：培训机构应设立专门的退费受理部门，负责接收、审核学员及家长的退费申请。该部门应在收到退费申请后的[X]个工作日内，对申请材料进行初步审核，确认申请是否符合受理条件。受理通知：若退费申请符合受理条件，退费受理部门应及时向学员及家长发出受理通知，告知其申请已被受理，并告知后续的审核流程及预计退费时间。若退费申请不符合受理条件，退费受理部门应向学员及家长说明原因，并退还申请材料。3.退费审核审核内容：退费受理部门应组织相关人员对退费申请进行全面审核，审核内容包括退费原因是否属实、培训课程已完成情况、已发生的培训费用计算是否准确等。审核过程中，可要求学员及家长提供相关证明材料，以核实退费申请的真实性。审核期限：退费审核应在受理申请后的[X]个工作日内完成。如遇特殊情况需要延长审核期限的，应及时向学员及家长说明原因，并告知延长后的审核期限。4.退费决定决定做出：经审核通过的退费申请，培训机构应在审核完成后的[X]个工作日内做出退费决定，并向学员及家长发出退费通知。退费通知应明确退费金额、退费方式及退费时间等信息。决定通知：若退费申请未通过审核，培训机构应向学员及家长发出不予退费通知，说明不予退费的原因及依据。学员及家长如对不予退费决定有异议，可在收到通知后的[X]个工作日内，向培训机构提出申诉。5.退费执行退费方式：培训机构应按照退费通知中确定的退费方式及时办理退费手续。退费方式可包括银行转账、支票支付、现金退还等，具体方式应根据学员及家长的意愿和实际情况确定。退费时间：培训机构应在做出退费决定后的[X]个工作日内完成退费操作。如遇特殊情况需要延长退费时间的，应及时向学员及家长说明原因，并告知延长后的退费时间。五、退费计算1.已完成课程费用计算按课时计算：对于按照课时计费的培训课程，已完成课程费用应根据学员实际完成的课时数与每课时的收费标准进行计算。计算公式为：已完成课程费用=实际完成课时数×每课时收费标准。按课程阶段计算：对于按照课程阶段计费的培训课程，已完成课程费用应根据学员实际完成的课程阶段与该阶段的收费标准进行计算。计算公式为：已完成课程费用=实际完成课程阶段数×该阶段收费标准。2.未完成课程费用扣除剩余课程费用：未完成课程费用应根据培训服务合同约定的总课程费用减去已完成课程费用进行计算。计算公式为：未完成课程费用=总课程费用已完成课程费用。扣除比例：在计算退费金额时，应按照未完成课程费用占总课程费用的比例扣除相应费用。扣除比例应在培训服务合同中明确约定，一般不得超过未完成课程费用的[X]%。如培训服务合同未约定扣除比例的，按照公平合理的原则确定扣除比例，但最高不得超过未完成课程费用的[X]%。3.其他费用扣除教材教具费：若学员在培训过程中已领取并使用了教材教具，培训机构可根据教材教具的实际使用情况及折旧程度，扣除相应的教材教具费用。教材教具费用的扣除金额应按照培训机构的成本核算情况确定，但不得高于市场同类产品的合理价格。手续费：如因学员及家长原因要求退费，培训机构可按照本制度规定扣除一定的手续费。手续费金额应按照预收款总额的一定比例计算，具体比例在本制度中已明确规定。六、特殊情况处理1.培训课程中途变更变更通知：若培训机构因自身原因需要对培训课程进行中途变更，如更换教师、调整教学内容等，应提前[X]个工作日通知学员及家长，并说明变更的原因、内容及对培训效果的影响。退费处理：学员及家长如因培训课程中途变更而要求退费，培训机构应根据变更后的培训课程实际情况，按照本制度规定的退费流程及计算方法进行退费处理。如变更后的培训课程价值明显低于原课程价值，学员及家长有权要求按照原课程价值与变更后课程价值的差额进行退费。2.学员转学或转班转学或转班申请：学员因个人原因需要转学或转班的，应提前[X]个工作日向培训机构提出申请。申请时应说明转学或转班的原因、转入或转出的班级名称等信息，并经培训机构审核同意。费用结算：学员转学或转班后，培训机构应按照本制度规定对已缴纳的培训费用进行结算。如转入班级的收费标准高于原班级，学员应补缴差额部分；如转入班级的收费标准低于原班级，培训机构应退还差额部分。3.培训服务合同纠纷纠纷处理：若学员及家长与培训机构在预收款退费问题上发生纠纷，双方应首先尝试通过友好协商解决。协商不成的，可按照培训服务合同约定的争议解决方式进行处理，如申请仲裁或提起诉讼。法律适用：在处理培训服务合同纠纷时，应严格按照《中华人民共和国民法典》、《中华人民共和国消费者权益保护法》等相关法律法规的规定执行，确保纠纷处理结果合法、公正。七、监督与检查1.内部监督设立监督岗位：培训机构应设立专门的预收款退费监督岗位，负责对预收款管理与退费处理工作进行日常监督与检查。该岗位人员应独立于退费受理部门及其他相关业务部门，确保监督工作的公正性与客观性。定期检查：监督岗位人员应定期对预收款专用账户的资金缴存、使用情况进行检查，核对财务账目与缴存凭证是否一致，审查预收款使用审批手续是否齐全。同时，应不定期对退费申请的受理、审核及执行情况进行抽查，发现问题及时督促整改。违规处理：对于在预收款管理与退费处理过程中发现的违规行为，如挪用预收款、擅自提高退费扣除比例等，培训机构应按照内部管理制度严肃处理相关责任人，并及时采取措施纠正违规行为，保障学员及家长的合法权益。2.外部监督接受政府监管：培训机构应积极配合政府相关部门的监管工作，按照要求定期报送预收款管理与退费处理情况的报告，接受政府部门的监督检查。对于政府部门提出的整改意见，应及时落实整改措施，确保培训机构的预收款管理与退费行为合法合规。社会监督：培训机构应主动接受社会监督，通过多种渠道向学员及家长公开预收款管理与退费制度、流程及相关信息，接受学员及家长的监督与评价。对于学员及家长提出的意见和建议，应认真对待并及时反馈处理结果。八、附则1.制度解释本制度由本培训机构负责解释。在执