档案制度培训材料

PAGE档案制度培训材料一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案实行集中统一管理，由公司综合管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则档案应如实反映公司各项工作的实际情况，不得伪造、篡改档案内容。3.完整性原则档案应全面、系统地记录公司各项工作的过程和结果，确保档案的完整性。4.保密性原则对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案，应严格保密，防止档案信息泄露。二、档案管理职责（一）综合管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司档案管理制度，制定和完善公司档案管理的各项规章制度。2.负责公司各类档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架等工作，确保档案的齐全、完整和规范。3.建立健全公司档案管理信息系统，实现档案的信息化管理，并定期对档案信息进行备份，防止数据丢失。4.负责公司档案的保管和保护工作，确保档案的安全，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，并定期对档案进行检查和维护。5.按照公司规定的范围和程序，为公司各部门及员工提供档案查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪管理工作。6.负责组织公司档案的鉴定、销毁工作，对已失去保存价值的档案，按照规定的程序进行鉴定和销毁，并做好记录。7.定期对公司档案管理工作进行总结和分析，向公司领导汇报档案管理工作情况，提出改进建议和措施。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，确保本部门档案的完整、准确和安全。2.明确本部门档案管理人员，负责本部门档案管理的具体工作，并接受公司综合管理部门的业务指导和监督。3.按照公司档案管理制度的要求，定期向公司综合管理部门移交本部门应归档的档案。4.在开展各项工作过程中，及时形成和积累档案资料，并妥善保管，防止档案丢失、损坏。5.严格遵守公司档案查阅、借阅制度，按照规定的程序办理档案查阅、借阅手续，确保档案的安全和保密。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备一定的档案管理专业知识和技能，熟悉公司档案管理的各项规章制度。2.负责所在部门或公司指定范围内档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架、保管、查阅、借阅登记等。3.定期对所管理的档案进行清查和核对，确保档案的数量准确、内容完整、存放有序。4.积极参加公司组织的档案业务培训，不断提高自身业务水平，掌握档案管理的新技术、新方法。5.严格遵守档案管理的保密制度，不得擅自泄露档案内容，确保档案信息安全。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司档案分为以下几大类：1.行政管理类包括公司设立、变更、注销等相关文件，公司章程、股东会决议、董事会决议、监事会决议等，公司内部管理制度、工作流程、岗位职责等，公司行政公文、会议纪要、工作计划、工作总结等，公司证照、资质证书、荣誉证书等。2.人力资源类包括员工招聘、录用、培训、考核、晋升、调动、离职等相关文件，员工工资、福利、保险、考勤等资料，员工劳动合同、保密协议、竞业禁止协议等，公司人力资源规划、人才储备等文件。3.财务审计类包括公司财务预算、决算、报表等文件，财务凭证、账簿、审计报告、税务资料等，公司资金管理、成本控制、财务分析等文件。4.市场营销类包括市场调研、市场分析、营销策略、销售合同、客户资料等文件，公司广告宣传、促销活动、品牌建设等资料。5.技术研发类包括公司技术研发项目立项、可行性研究报告、技术方案、技术图纸、实验数据、技术总结等文件，公司知识产权管理、专利申请、商标注册等资料。6.项目管理类包括公司各类项目的立项、审批、招投标文件，项目合同、协议、项目进度报告、项目验收报告等，项目文档管理、项目风险管理等文件。7.其他类除上述各类档案外公司其他具有保存价值的文件资料。（二）档案编号1.档案编号采用“大类代码+年度+流水号”的方式进行编制。2.大类代码：按照档案分类的类别，分别用一位大写字母表示，如行政管理类用“A”表示，人力资源类用“B”表示，财务审计类用“C”表示，市场营销类用“D”表示，技术研发类用“E”表示，项目管理类用“F”表示，其他类用“G”表示。3.年度：用四位阿拉伯数字表示档案形成的年份，如“2023”表示2023年形成的档案。4.流水号：按照档案形成的先后顺序，用四位阿拉伯数字表示，从“0001”开始编号。5.例如：一份2023年形成的行政管理类档案，其编号为“A20230001”。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应按照公司档案管理制度的要求，及时收集本部门在工作过程中形成的各类档案资料，并定期向公司综合管理部门移交。2.档案收集的范围包括但不限于纸质文件、电子文件、图表、照片、录音、录像等各种载体形式的资料。3.对于重要会议、重大活动、重要项目等形成的档案资料，相关部门应在活动结束后及时整理并移交公司综合管理部门。4.公司员工在工作中形成的属于公司档案范畴的文件资料，应及时主动提交给所在部门档案管理人员，不得据为己有。（二）档案整理1.公司综合管理部门档案管理人员收到各部门移交的档案后，应按照档案分类标准进行整理。2.档案整理的步骤包括：分类：将收集到的档案按照档案分类的类别进行划分。编号：为每一份档案编制唯一的编号。编目：填写档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息。装订：对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固。装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年度、起止编号等信息。3.在档案整理过程中，应确保档案的真实性、完整性和准确性，对不符合要求的档案应及时进行补充、修正或完善。五、档案的保管与保护（一）档案保管1.公司设立专门的档案库房，用于存放各类档案，并配备必要的保管设备，如档案架、档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准要求。3.档案应按照档案编号顺序排列上架存放，便于查找和管理。4.对电子档案应进行备份，并分别存储在不同的介质上，如硬盘、光盘、磁带等，同时定期对电子档案进行检查和维护，确保数据的安全和完整。（二）档案保护1.建立健全档案保护制度，加强对档案的日常保护工作，防止档案受到损坏、丢失、篡改等。2.对纸质档案应注意防火、防潮、防虫、防盗等，定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。3.对电子档案应采取有效的安全防护措施，如设置密码、安装杀毒软件、防火墙等，防止电子档案被病毒感染、黑客攻击或数据泄露。4.严格限制无关人员进入档案库房，档案管理人员进入档案库房时应做好登记。5.对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案，应采取特殊的保密措施，如单独存放、加密存储、专人管理等，防止档案信息泄露。六、档案的查阅与借阅（一）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息，并经所在部门负责人签字同意后，提交给公司综合管理部门。2.公司综合管理部门档案管理人员收到《档案查阅申请表》后，应进行审核，对符合查阅条件的，安排查阅地点，并在查阅过程中进行监督。3.查阅档案时，查阅人员应遵守档案库房的管理制度，不得在档案库房内吸烟、喝水、吃东西等，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。4.查阅结束后，查阅人员应将档案归还档案管理人员，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（二）档案借阅1.公司内部人员因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号借阅期限、借阅用途等信息，并经所在部门负责人和公司综合管理部门负责人签字同意后，方可借阅。2.档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限的，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复印、摘录、传播档案内容，不得在借阅的档案上涂改、圈划批注等。4.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。七、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.公司综合管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.档案鉴定工作应成立鉴定小组，由公司综合管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。3.鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，对档案的价值进行评估，确定档案的保管期限，保管期限分为永久、长期和短期。4.对保管期限已满的档案，鉴定小组应进行复查，对仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对确无保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。（二）档案销毁1.对确无保存价值的档案，由公司综合管理部门填写《档案销毁申请表》，注明档案的名称、编号、数量、销毁原因等信息，并经公司领导批准后，方可