培训机构行政管理制度

PAGE培训机构行政管理制度一、总则（一）目的为了规范培训机构的行政管理工作，提高行政工作效率，确保各项工作的顺利开展，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本培训机构实际情况，制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于培训机构全体员工，包括管理人员、教师、行政人员、后勤人员等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规，确保各项行政工作合法合规。2.规范性原则：建立健全各项行政工作流程和标准，实现规范化管理。3.高效性原则：优化行政工作流程，提高工作效率，降低运营成本。4.服务性原则：以服务教学、服务学员、服务员工为宗旨，提供优质高效的行政服务。二、行政管理职责分工（一）行政部门职责1.负责制定和完善培训机构行政管理制度，并监督执行。2.组织协调培训机构各项行政工作，确保机构的正常运转。3.负责机构的文件管理、档案管理、印章管理等工作。4.负责机构的办公用品采购、固定资产管理等后勤保障工作。5.负责机构的会议组织、接待安排、车辆调度等工作。6.负责机构的安全保卫、环境卫生管理等工作。7.负责与政府相关部门、合作伙伴等的沟通协调工作。8.完成领导交办的其他行政工作任务。（二）其他部门职责1.各部门应配合行政部门做好相关行政工作，遵守行政管理制度。2.负责本部门的文件起草、资料整理等工作，并及时提交给行政部门归档。3.负责本部门办公用品的领用、保管和使用，合理控制费用支出。4.协助行政部门做好会议组织、接待安排等工作。5.负责本部门工作区域的环境卫生维护，保持良好的工作环境。三、文件与档案管理（一）文件管理1.文件分类：文件分为内部文件和外部文件。内部文件包括机构内部发布的通知、制度、报告等；外部文件包括上级主管部门文件、合作协议、学员资料等。2.文件起草与审核：各部门起草的文件应符合法律法规和机构实际情况，经部门负责人审核后提交行政部门。行政部门对文件进行格式审核和编号登记，报分管领导审批后印发。3.文件发放与传阅：行政部门负责文件的发放和传阅工作。重要文件应及时送达相关人员，并做好签收记录。文件传阅应按照规定的流程进行，确保相关人员及时了解文件内容。4.文件存档：文件办理完毕后，行政部门应及时将文件进行整理归档。文件归档应按照分类标准进行，确保文件存放有序，便于查阅。（二）档案管理1.档案分类：档案分为教学档案、学员档案、行政档案、财务档案等。教学档案包括教学计划、教案、教学评估等；学员档案包括学员报名资料、学习记录、成绩等；行政档案包括机构文件、会议记录、合同协议等；财务档案包括财务报表、凭证、发票等。2.档案收集与整理：各部门应定期将本部门产生的档案资料收集整理后移交行政部门。行政部门对档案资料进行分类、编号、装订，确保档案资料完整、准确。3.档案保管与查阅：行政部门应设立专门的档案保管室，配备必要的保管设备，确保档案安全。档案查阅应按照规定的程序进行，查阅人员应填写查阅登记表，经档案管理人员同意后方可查阅。查阅档案应在指定地点进行，不得擅自将档案带出保管室。4.档案销毁：档案保管期满后，行政部门应按照国家有关规定进行鉴定和销毁。档案销毁应填写销毁清单，经分管领导批准后，由专人负责监销。四、办公用品与固定资产管理（一）办公用品管理1.采购计划：行政部门应根据机构实际需求，制定办公用品采购计划。采购计划应包括办公用品的名称、规格、数量、预算等内容。2.采购流程：办公用品采购应按照规定的流程进行。行政部门负责选择合格的供应商，签订采购合同，并组织验收。验收合格后，行政部门应及时办理入库手续，并将办公用品发放给各部门。3.领用与保管：各部门应指定专人负责办公用品的领用和保管。领用办公用品应填写领用登记表，注明领用日期、办公用品名称、规格、数量等信息。办公用品应妥善保管,避免浪费和丢失。4.费用控制：行政部门应加强办公用品费用控制，定期对办公用品使用情况进行统计分析，及时发现问题并采取措施加以解决。（二）固定资产管理1.固定资产分类与编号：固定资产分为房屋及建筑物、办公设备、教学设备、运输设备等。行政部门应按照固定资产分类标准对固定资产进行编号，确保固定资产管理的规范化。2.固定资产购置：固定资产购置应按照规定的审批程序进行。各部门根据工作需要提出固定资产购置申请，经部门负责人审核后报行政部门。行政部门对申请进行审核，报分管领导审批后组织采购。3.固定资产验收与入账：固定资产购置后，行政部门应组织相关人员进行验收。验收合格后，行政部门应及时办理固定资产入账手续，并将固定资产移交使用部门。4.固定资产使用与保管：使用部门应负责固定资产的日常使用和保管，定期对固定资产进行维护保养，确保固定资产正常运行。行政部门应定期对固定资产进行清查盘点，核实固定资产的数量、状态等情况。5.固定资产处置：固定资产处置应按照规定的程序进行。使用部门提出固定资产处置申请，经部门负责人审核后报行政部门。行政部门对申请进行审核，报分管领导审批后组织处置。固定资产处置收入应及时上缴财务部门。五、会议管理（一）会议分类会议分为机构例会、部门会议、专项会议等。机构例会由培训机构负责人主持，全体员工参加，主要传达上级精神、总结工作、部署任务等；部门会议由各部门负责人主持，本部门员工参加，主要安排本部门工作；专项会议根据工作需要召开，由相关人员参加，主要研究解决特定问题。（二）会议组织1.会议通知：行政部门应提前发布会议通知，明确会议时间、地点、参会人员、会议主题等信息。会议通知应采用书面、邮件、短信等多种方式发送，确保参会人员及时收到通知。2.会议准备：行政部门应根据会议主题和参会人员，准备会议资料、设备等。会议资料应包括会议议程、汇报材料、讨论稿等。会议设备应包括投影仪、音响、麦克风等，确保会议正常进行。3.会议记录：行政部门应安排专人负责会议记录。会议记录应准确记录会议内容、讨论结果、决议事项等。会议记录应在会议结束后及时整理，形成会议纪要，经会议主持人审核后印发。（三）会议纪律1.参会人员应按时参加会议，不得迟到、早退、缺席。如有特殊情况不能参加会议，应提前向会议主持人请假。2.参会人员应遵守会议纪律，关闭手机或调至静音状态，不得在会议期间接听电话、随意走动、交头接耳等。3.参会人员应认真听取会议内容，积极参与讨论，按照会议要求发表意见和建议。六、接待管理（一）接待原则1.热情周到原则：以热情、礼貌、周到的服务接待来访客人，展现培训机构良好形象。2.对口接待原则：根据来访客人的目的和性质，安排相应的部门和人员进行接待。3.勤俭节约原则：在接待过程中，严格控制接待费用，避免铺张浪费。（二）接待流程1.接待申请：各部门因工作需要接待来访客人，应提前填写接待申请表，注明来访客人的基本信息、来访目的、接待时间、接待地点等内容。接待申请表经部门负责人审核后报行政部门。2.接待安排：行政部门根据接待申请表，制定接待方案。接待方案应包括接待人员、接待流程、接待费用预算等内容。接待方案经分管领导审批后组织实施。3.接待实施：接待人员应按照接待方案进行接待。接待过程中，应热情迎接来访客人，安排好客人的食宿、交通、参观等事宜。接待人员应及时向行政部门反馈接待情况。4.接待总结：接待工作结束后，行政部门应及时对接待工作进行总结。接待总结应包括接待过程、接待效果、存在问题及改进措施等内容。接待总结应报分管领导审阅。七、车辆管理（一）车辆使用范围车辆主要用于培训机构的公务活动，包括接送学员、会议用车、公务出差等。（二）车辆调度1.行政部门负责车辆的调度管理工作。各部门因工作需要使用车辆，应提前填写用车申请表，注明用车时间、地点、事由等内容。用车申请表经部门负责人审核后报行政部门。2.行政部门根据用车申请表，结合车辆使用情况，合理安排车辆调度。车辆调度应优先保障重要公务活动和紧急任务用车。3.司机接到车辆调度通知后，应按时到达指定地点出车。出车前，司机应检查车辆状况，确保车辆正常运行。（三）车辆维护与保养1.行政部门应制定车辆维护保养计划，定期对车辆进行维护保养。车辆维护保养应按照车辆使用说明书和相关标准进行，确保车辆性能良好。2.司机应做好车辆日常维护工作，包括清洁车辆、检查轮胎、机油、刹车等。发现车辆故障应及时报告行政部门，并送指定维修厂进行维修。3.行政部门应建立车辆维修档案，记录车辆维修情况。车辆维修费用应按照规定的审批程序进行报销。（四）车辆安全管理1.司机应严格遵守交通法规，安全驾驶，文明行车。不得酒后驾车、超速行驶、疲劳驾驶等。2.行政部门应定期组织司机进行安全培训，提高司机安全意识和驾驶技能。3.车辆应配备必要的安全设备，如灭火器、急救箱等。司机应熟悉安全设备的使用方法，确保车辆行驶安全。八、安全保卫与环境卫生管理（一）安全保卫管理1.安全制度：建立健全安全保卫制度，明确安全保卫职责，加强安全保卫工作。2.人员出入管理：培训机构应设立门禁系统，对人员出入进行严格管理。外来人员进入培训机构应进行登记，经被访人员同意后方可进入。3.安全巡逻：安排专人负责安全巡逻，定期对培训机构进行巡查。安全巡逻应包括办公区域、教学区域、学员宿舍等，及时发现和处理安全隐患。4.消防安全管理：加强消防安全管理，配备必要的消防设备，定期组织消防演练。确保消防通道畅通，严禁在培训机构内吸烟和使用明火。5.突发事件处理：制定突发事件应急预案，明确突发事件的应急处置流程。发生突发事件时，应及时启动应急预案，采取有效措施进行处置，确保人员生命财产安全。（二）环境卫生管理1.环境卫生制度：建立健全环境卫生制度，明确环境卫生责任，加强环境卫生管理。2.办公区域卫生：各部门应负责本部门办公区域的环境卫生维护，保持办公区域整洁、卫生。行政部门应定期组织对办公区域进行检查。3.教学区域卫生：教学部门应负责教学区域的环境卫生维护，保持教学区域整洁、卫生。行政部门应定期组织对教学区域进行检查。4.公共区域卫生：行政部门应负责培训机构公共区域的环境卫生维护，包括走廊、楼梯、卫生间等。公共区域应定期进行