校外培训退费流程制度

PAGE校外培训退费流程制度一、总则1.目的为规范校外培训机构退费行为，保障学员及家长的合法权益，维护校外培训市场的正常秩序，根据相关法律法规及行业标准，制定本退费流程制度。2.适用范围本制度适用于本校外培训机构（以下简称“机构”）开展的各类培训课程及服务的退费管理。3.基本原则依法依规原则：严格遵守国家法律法规及相关政策规定，确保退费行为合法合规。公平公正原则：对待所有学员一视同仁，按照统一的标准和流程处理退费事宜，保障学员及家长的合法权益。及时高效原则：在规定时间内完成退费审批及款项支付，提高服务效率，减少学员及家长的等待时间。信息透明原则：向学员及家长清晰告知退费政策、流程及相关信息，确保其知情权。二、退费政策1.正常退费情形开课前申请退费：学员在课程开课之前提出退费申请的，机构应在收到申请后的[X]个工作日内，扣除已发生的必要费用（如教材费、资料费等）后，将剩余学费全额退还。必要费用的扣除应提供详细清单及相应票据，供学员及家长核对。开课后因机构原因退费：因机构自身原因（如教师变动、教学场地变更、课程调整等）导致课程无法正常开展，或教学质量严重不符合约定标准，经学员及家长提出退费申请，机构应在核实情况后的[X]个工作日内，按照剩余课程学费的[X]%予以退还。剩余课程学费的计算方式为：已缴纳学费总额÷课程总课时×剩余课时。同时，机构应向学员及家长说明退费原因，并提供相应的解决方案。学员因特殊原因退费：学员因突发重大疾病、家庭搬迁至外地等特殊原因无法继续参加培训课程，经机构核实情况属实后，可根据课程实际已开展情况，在扣除已发生的必要费用后，酌情退还剩余学费。必要费用的扣除标准同开课前申请退费情形。机构应要求学员及家长提供相关证明材料，如医院诊断证明、搬迁证明等。2.特殊退费情形课程中途机构停业或倒闭：若机构在课程中途出现停业或倒闭情况，应在[X]个工作日内成立清算小组，对学员的学费及相关费用进行清算。清算完成后，按照学员剩余课程学费的[X]%予以退还。同时，应积极协助学员联系其他培训机构，安排学员继续完成剩余课程的学习，或提供相应的补偿措施，如推荐其他优质课程资源等。因不可抗力因素退费：如遇自然灾害、政府政策调整等不可抗力因素导致课程无法正常进行，机构应及时通知学员及家长，并根据实际情况协商退费事宜。在扣除已发生的必要费用后，可按照剩余课程学费的[X]%予以退还。机构应向学员及家长提供不可抗力因素的相关证明材料，如政府文件、新闻报道等。3.不予退费情形学员自身原因导致无法继续参加课程：学员因个人兴趣改变、学习动力不足等自身原因提出退费申请的，机构不予退费。但机构可根据学员实际情况，提供转班、休学等其他解决方案，帮助学员继续完成培训课程。已使用的课程费用：学员已完成的课程部分，按照实际发生的费用进行结算，不予退还。已发生费用的计算方式为：已缴纳学费总额÷课程总课时×已完成课时。超过规定退费申请期限：学员未在本制度规定的退费申请期限内提出退费申请的，机构不予受理。退费申请期限应在签订培训合同或报名时明确告知学员及家长，一般为课程开课之日起[X]个工作日内。三、退费流程1.退费申请学员及家长应在规定的退费申请期限内，向机构提出书面退费申请。退费申请应包含学员姓名、联系方式、课程名称、缴费金额、退费原因等信息，并由学员及家长签字确认。学员及家长可通过以下方式提交退费申请：现场提交：前往机构办公地点，将退费申请表格交至前台或相关部门。邮寄提交：将退费申请表格及相关证明材料邮寄至机构指定地址，并在邮件中注明“退费申请”字样。电子邮件提交：将退费申请表格及相关证明材料以电子邮件形式发送至机构指定邮箱，并在邮件主题中注明“退费申请[学员姓名]”。2.申请受理机构在收到学员及家长的退费申请后，应在[X]个工作日内进行受理确认。受理人员应仔细核对退费申请表格及相关证明材料的完整性和真实性，如发现材料不全或不符合要求，应及时通知学员及家长补充或更正。受理人员对退费申请进行初步审核，判断是否符合本制度规定的退费情形。如符合，应在退费申请表格上加盖“受理章”，并告知学员及家长后续流程及预计办理时间；如不符合，应向学员及家长说明不予退费的原因，并提供相应的解释和建议。3.退费审核对于符合退费情形的申请，机构应在受理后的[X]个工作日内完成退费审核。审核人员应根据退费政策及实际情况，对退费金额进行核算，并核实相关证明材料的真实性。审核人员在审核过程中，如有疑问或需要进一步核实情况，可与学员及家长、授课教师、相关部门负责人等进行沟通。如发现退费申请存在虚假信息或不符合规定的情况，应立即终止退费流程，并追究相关人员的责任。审核完成后，审核人员应填写《校外培训退费审核表》，详细记录退费申请的基本信息、审核依据、退费金额等内容，并签字确认。4.退费审批《校外培训退费审核表》经审核人员签字后，提交至机构负责人进行审批。机构负责人应在收到审核表后的[X]个工作日内完成审批，并在审核表上签署审批意见。审批通过的，机构负责人应在审核表上加盖“同意退费章”；审批不通过的，应注明原因，并将审核表退回审核人员，由审核人员通知学员及家长。5.款项退还经审批同意退费的，机构应在[X]个工作日内将退费款项支付至学员及家长指定的银行账户或其他支付方式。支付完成后，应及时通知学员及家长，并提供支付凭证。如因学员及家长提供的银行账户信息错误或其他原因导致退费款项无法成功支付，机构应及时与学员及家长沟通，协助其更正信息，并在信息更正后的[X]个工作日内完成款项支付。四、信息沟通与告知1.机构应建立健全退费信息沟通机制，确保在退费流程的各个环节及时与学员及家长进行沟通。2.在收到学员及家长的退费申请后，受理人员应在[X]个工作日内以电话、短信或电子邮件等方式告知学员及家长申请已受理，并说明后续流程及预计办理时间。3.在退费审核、审批过程中，如发现问题需要与学员及家长进一步沟通，相关人员应在[X]个工作日内主动联系学员及家长，并说明情况及处理意见。4.退费款项支付完成后，机构应在[X]个工作日内以电话、短信或电子邮件等方式告知学员及家长退费款项已到账，并提供支付凭证。五、档案管理1.机构应建立校外培训退费档案管理制度，对退费申请及相关材料进行妥善保管。2.退费档案应包括以下内容：退费申请表格及相关证明材料（如医院诊断证明、搬迁证明、缴费凭证等）。《校外培训退费审核表》。机构负责人的审批意见。退费款项支付凭证。与学员及家长沟通的记录（如电话记录、短信记录、电子邮件等）。3.退费档案应按照时间顺序进行整理归档，保存期限不少于[X]年。保存期限届满后，经机构负责人批准，可按照相关规定进行销毁。六、监督与检查1.机构应设立专门的监督检查部门或岗位，负责对校外培训退费流程制度的执行情况进行监督检查。2.监督检查部门或岗位应定期对退费申请的受理、审核、审批及款项退还等环节进行检查，确保退费流程符合本制度规定及相关法律法规要求。3.对于发现的问题，监督检查部门或岗位应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。如发现违规行为，应按照机构内部规定进行严肃处理，并追究相关人员的责任。4.机构应定期向学员及家长公开退费情况，接受社会监督。公开内容应包括退费申请数量、退费金额、退费原因等信息，公开方式可通过机构官方网站、微信公众号、公告栏等渠道进行。七、争议解决1.学员及家长与机构在退费问题上发生争议时，应首先通过友好协商解决。协商过程中，双方应保持理性和客观，充分沟通各自的意见和诉求。2.如协商不成，可按照以下方式解决争议：向当地教育行政部门或相关行业主管部门投诉，请求主管部门介入调解。学员及家长应提供详细的退费申请材料及争议情况说明，主管部门将根据相关法律法规及政策规定进行调解处理。依法向有管辖权的人民法院提起诉讼。学员及家长应准备好充分的证据材料，包括培训合同、