培训材料保管制度及流程

PAGE培训材料保管制度及流程一、总则（一）目的为了加强公司培训材料的管理，确保培训材料的完整性、准确性和安全性，提高培训效果，特制定本制度及流程。（二）适用范围本制度适用于公司内部各类培训材料的保管，包括但不限于培训教材、讲义、课件、试题、案例等。（三）基本原则1.分类管理原则：根据培训材料的性质、用途和来源进行分类，便于保管和查询。2.安全保密原则：确保培训材料的安全，防止丢失、损坏和泄露，对于涉及公司机密的培训材料，要严格遵守保密规定。3.规范流程原则：明确培训材料保管的各个环节，制定规范的操作流程，确保工作的有序进行。4.高效利用原则：在保证培训材料安全的前提下，提高其利用率，为公司的培训工作提供有力支持。二、培训材料的分类与编号（一）分类1.通用培训材料：适用于公司全体员工的基础性培训材料，如企业文化、规章制度、职业素养等方面的教材。2.专业培训材料：针对公司不同专业领域的培训材料，如财务、人力资源、市场营销等专业课程的讲义和课件。3.专项培训材料：为满足公司特定项目或活动需求而编写的培训材料，如新产品推广培训、项目管理培训等。4.外部培训材料：公司员工参加外部培训机构培训带回的相关材料，如培训证书、学习资料等。（二）编号为便于培训材料的管理和查询，对每一份培训材料进行编号。编号规则如下：1.通用培训材料编号：“TY[年份][顺序号]”，其中“TY”表示通用培训材料，“[年份]”为材料编写或修订的年份，“[顺序号]”为该年份内的顺序编号。2.专业培训材料编号：“ZY[专业代码][年份][顺序号]”，“ZY”表示专业培训材料，“[专业代码]”根据公司专业分类标准填写，“[年份]”和“[顺序号]”含义同通用培训材料编号。3.专项培训材料编号：“ZX[项目名称缩写][年份][顺序号]”，“ZX”表示专项培训材料，“[项目名称缩写]”为专项培训项目的简称，“[年份]”和“[顺序号]”含义同前。4.外部培训材料编号：“WB[培训机构名称缩写][年份][顺序号]”，“WB”表示外部培训材料，“[培训机构名称缩写]”为参加外部培训的机构名称简称，“[年份]”和“[顺序号]”含义同前。三、培训材料的收集与整理（一）收集渠道1.内部编写：由公司内部培训师根据培训需求编写的培训材料，完成后提交至培训管理部门。2.外部采购：采购符合公司培训要求的各类教材、书籍等培训材料，采购人员将采购清单及相关材料交至培训管理部门。3.员工提供：鼓励员工将自己在工作中积累的与培训相关的资料或经验分享给培训管理部门，经审核后纳入培训材料库。4.外部培训带回：员工参加外部培训后，将带回的培训材料及时交至培训管理部门进行登记和整理。（二）收集要求1.培训材料应内容准确、逻辑清晰、符合培训目标和要求。2.对于从外部采购的培训材料，要确保其来源正规、质量可靠，与公司培训需求相匹配。3.员工提供的培训材料需注明作者姓名、所在部门及联系方式，以便后续沟通和使用。（三）整理1.培训管理部门收到培训材料后，对其进行初步审核，检查材料的完整性、准确性和适用性。2.根据培训材料的分类标准，对审核通过的材料进行分类，并按照编号规则进行编号。3.对每份培训材料进行详细登记，记录材料名称、编号、来源、编写或修订日期（如有）、适用范围、保管期限等信息，建立培训材料台账。4.将整理好的培训材料进行电子文档和纸质文档的双重归档，电子文档按照分类和编号建立文件夹结构进行存储，纸质文档按照编号顺序装订成册，并在封面标注材料编号、名称、类别等信息。四、培训材料的存储与保管（一）存储环境1.设立专门的培训材料保管室，保管室应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，保持室内干燥、通风良好。2.配备必要的存储设备，如文件柜、书架、电子存储设备等，确保培训材料能够妥善存放。3.根据培训材料的类别和重要性，划分不同的存储区域，如通用培训材料区、专业培训材料区、专项培训材料区、外部培训材料区等，便于分类存放和查找。（二）保管方式1.纸质培训材料应整齐摆放，按照编号顺序排列在文件柜或书架上，避免折叠、损坏。对于重要的纸质培训材料，可进行备份存储，以防原件丢失或损坏。2.电子培训材料应定期进行备份，备份存储介质可选用移动硬盘、光盘等，备份数据应存储在不同的物理位置，以防止数据丢失。同时，要对电子文档进行加密处理，设置访问权限，确保数据安全。3.对于一些珍贵或稀缺的培训材料，如历史资料、独家教材等，可采用特殊的保管方式，如密封保存、专柜存放等，并建立专门的登记和借阅制度。（三）定期盘点1.培训管理部门应定期对培训材料进行盘点，确保账实相符。盘点周期为每季度一次，特殊情况下可根据实际需要增加盘点次数。2.盘点时，要对培训材料的数量、完整性、存储状态等进行详细检查，记录盘点结果。对于发现的问题，如材料丢失、损坏、编号错误等，要及时查明原因，并采取相应的处理措施。3.根据盘点结果，编制培训材料盘点报告，报告内容包括盘点时间、范围、结果、存在问题及整改措施等，报公司相关领导审阅。五、培训材料的借阅与使用（一）借阅申请1.公司内部员工因工作需要借阅培训材料时，可以向培训管理部门提交借阅申请。借阅申请应注明借阅材料的名称、编号、借阅目的、预计归还日期等信息。2.培训管理部门收到借阅申请后，对申请进行审核，根据培训材料的保管期限、使用频率等因素决定是否批准借阅。对于涉及公司机密的培训材料，要严格控制借阅范围和审批流程。（二）借阅审批1.一般培训材料的借阅由培训管理部门负责人审批，审批通过后，培训管理部门为借阅人办理借阅手续。2.对于重要或涉及公司机密的培训材料，借阅申请需经公司分管领导审批，审批通过后方可借阅。3.培训管理部门应建立借阅审批记录，记录借阅申请时间、申请人、审批人、审批结果等信息，以便查询和追溯。（三）借阅登记1.培训管理部门在批准借阅申请后，对借阅人进行登记，记录借阅人姓名、所在部门、借阅材料名称、编号、借阅日期、预计归还日期等信息。2.借阅人应在借阅登记表上签字确认，领取借阅的培训材料。培训管理部门应向借阅人明确告知培训材料的保管要求和归还期限。（四）归还与续借1.借阅人应在预计归还日期前将培训材料归还至培训管理部门。如因特殊原因需要延期归还，应提前向培训管理部门提交续借申请，说明延期原因和预计归还日期，经培训管理部门同意后方可续借。续借期限一般不超过原借阅期限。2.培训管理部门在收到归还的培训材料后，对其进行检查，如发现材料有损坏、丢失等情况，应及时与借阅人沟通，查明原因，并按照相关规定进行处理。3.培训管理部门应定期清理借阅记录，对已归还的培训材料进行销账处理，确保借阅记录的准确性和及时性。（五）使用规范1.借阅人应妥善保管借阅的培训材料，不得擅自转借、复印、传播或用于其他非工作目的。2.在使用培训材料过程中，如发现材料内容存在错误或疑问，应及时与培训管理部门沟通，不得擅自修改或删除。3.培训结束后，借阅人应将培训材料整理好归还至培训管理部门，不得私自留存。六、培训材料的修订与更新（一）修订原因1.随着公司业务的发展和培训需求的变化，原有的培训材料内容可能需要进行更新和完善。2.发现培训材料中存在错误、过时或不适用的内容，需要及时进行修订。3.根据行业发展动态、法律法规变化等因素，对培训材料进行相应的调整。（二）修订流程1.培训管理部门定期收集公司内部培训师、员工及相关部门对培训材料的反馈意见，整理分析后确定需要修订的培训材料清单。2.对于需要修订的培训材料，由原编写人员或指定的修订人员负责进行修订工作。修订人员应根据修订原因，对培训材料的内容进行全面审查和修改，确保修订后的材料质量更高、适用性更强。3.修订完成后的培训材料，需经过培训管理部门的审核和批准。审核内容包括材料的准确性、完整性、逻辑性、适用性等方面。审核通过后，按照本制度的编号规则重新编号，并更新培训材料台账。4.培训管理部门将修订后的培训材料及时通知相关部门和人员，并组织对涉及的培训课程进行相应的调整和培训。（三）更新记录1.培训管理部门应建立培训材料修订与更新记录，记录修订材料的名称、编号、修订原因、修订人员、审核人员、修订日期、更新内容等信息。2.每次修订完成后，将修订与更新记录整理归档，以便查询和追溯培训材料的历史版本信息。七、培训材料的销毁（一）销毁条件1.培训材料已超过保管期限，且不再具有使用价值。2.培训材料因内容过时、错误或其他原因已不适用，且无法进行修订。3.培训材料涉及公司机密，因保密期限已过或其他原因需要销毁，以确保公司信息安全。（二）销毁审批1.培训管理部门提出培训材料销毁申请，说明销毁材料的名称、编号、数量、销毁原因等信息，并附上相关证明材料。2.销毁申请需经培训管理部门负责人审核，报公司分管领导批准。对于涉及公司重要机密的培训材料，销毁申请需经公司主要领导批准。（三）销毁方式1.对于纸质培训材料，可采用粉碎、焚烧等方式进行销毁。销毁过程应在专人监督下进行，确保销毁彻底。2.对于电子培训材料，应采用专业的数据擦除软件对存储介质进行多次擦除，确保数据无法恢复，然后对存储介质进行物理销