武术培训档案管理制度

PAGE武术培训档案管理制度一、总则（一）目的为加强武术培训档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高培训管理工作的效率和质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有武术培训相关档案的管理，包括学员档案、教练档案、培训课程档案、活动档案等。（三）管理原则1.集中统一管理原则武术培训档案由专门的档案管理部门或指定专人进行集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则档案内容应真实反映武术培训活动的实际情况，数据准确无误，资料完整齐全。3.安全保密原则严格遵守国家有关档案安全保密的法律法规，采取必要的安全防护措施，确保档案不被泄露、篡改或丢失。4.方便利用原则建立科学合理的档案分类体系和检索方法，便于档案的查询、借阅和使用，提高档案的利用价值。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善武术培训档案管理制度，并组织实施。2.集中管理各类武术培训档案，进行分类、编号、整理、装订和保管。3.建立档案检索系统，编制档案目录和索引，方便档案的查询和利用。4.定期对档案进行清查、核对，确保档案的完整性和准确性。5.负责档案的安全保密工作，采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，保障档案的安全。6.按照规定的期限和程序，对档案进行鉴定、销毁和移交。（二）档案形成部门职责1.负责本部门武术培训档案的收集、整理和归档工作，确保档案资料的齐全、完整和准确。2.在档案形成过程中，严格按照档案管理要求进行记录和整理，及时将档案移交档案管理部门。3.配合档案管理部门做好档案的查询、借阅和利用工作，提供必要的协助和支持。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理职责，严格遵守档案管理制度和操作规程。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订、保管、查询、借阅等。3.定期对档案进行清查和盘点，发现问题及时报告并采取措施解决。4.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。5.积极参加档案管理业务培训，不断提高业务水平和工作能力。三、档案分类与编号（一）档案分类1.学员档案个人基本信息：包括姓名、性别、年龄、联系方式、家庭住址等。培训记录：包括报名信息、缴费记录、培训课程安排、考勤记录、考核成绩等。健康状况：包括体检报告、伤病记录等。其他相关资料：如获奖证书、参赛记录等。2.教练档案个人基本信息：包括姓名、性别、年龄、联系方式、资质证书等。教学经历：包括任教学校、教学课程、教学成果等。培训记录：包括参加的培训课程、培训时间、培训成绩等。考核评价：包括学员评价、同行评价、上级评价等。3.培训课程档案课程计划：包括课程目标、教学内容、教学方法、教学进度等。教学资料：包括教案、教材、讲义、课件等。教学记录：包括课堂记录、学员反馈、教学总结等。考核资料：包括考核标准、考核试卷、考核成绩等。4.活动档案活动计划：包括活动主题、活动时间、活动地点、活动内容、活动参与人员等。活动组织资料：包括活动策划方案、活动通知、活动预算等。活动实施记录：包括活动现场照片、视频、活动总结等。活动效果评估：包括参与人员反馈、社会影响等。（二）档案编号1.档案编号采用“年份+类别代码+流水号”的方式，确保档案编号的唯一性和系统性。2.年份：采用公元纪年，取年份的后两位数字表示，如“23”表示2023年。3.类别代码：根据档案分类设置相应的类别代码，具体如下：学员档案：“XY”教练档案：“JL”培训课程档案：“KC”活动档案：“HD”4.流水号：按照档案形成的先后顺序依次编号，从001开始，如“XY23001”表示2023年第1份学员档案。四、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门应按照档案管理要求，及时收集本部门形成的武术培训档案资料，并定期移交档案管理部门。2.档案收集应确保资料的完整性和准确性，包括纸质文件、电子文件、照片、视频等各种形式的资料。3.对于重要的档案资料，应进行备份，以防止数据丢失。（二）档案整理1.档案管理部门收到档案资料后，应及时进行整理。整理工作包括分类、编号、装订、编目等。2.分类：按照档案分类标准，将收集到的档案资料进行分类，确保同一类别的档案资料集中存放。3.编号：根据档案编号规则，对每一份档案进行编号，并在档案资料上加盖编号章。4.装订：对于纸质档案资料，应进行装订，确保档案的整齐和牢固。装订时应注意保持档案资料的原貌，不得随意裁剪或涂改。5.编目：编制档案目录，包括档案编号、档案名称、档案形成日期、档案保管期限等信息，以便于档案的查询和管理。五、档案保管（一）保管方式1.武术培训档案采用纸质档案和电子档案相结合的保管方式。纸质档案应存放在专门的档案库房内，按照档案类别和编号顺序排列存放。电子档案应存储在服务器或移动存储设备上，并定期进行备份。2.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，保持库房内温度、湿度适宜，确保档案的安全保管。（二）保管期限1.武术培训档案的保管期限根据档案的重要性和性质确定，分为永久保管、长期保管和短期保管三种。永久保管：对于具有重要历史价值、法律意义或长期查考利用价值的档案，应永久保管。长期保管：对于在一定时期内具有查考利用价值的档案，保管期限为10年至50年。短期保管：对于在较短时间内具有查考利用价值的档案，保管期限为1年至10年。2.档案保管期限的起始日期为档案形成之日。（三）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管情况符合要求。2.清查工作应包括档案的核对、盘点、检查等内容，发现问题及时记录并采取措施解决。3.清查结束后，应编制档案清查报告，总结档案管理工作中的经验教训，提出改进措施和建议。六、档案查询与借阅（一）查询1.本公司/组织内部人员因工作需要查询武术培训档案的，应填写《档案查询申请表》，注明查询目的、查询内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.档案管理部门收到查询申请后，应根据申请内容进行查询，并在规定的时间内提供查询结果。查询结果可以是档案原件、复印件或电子文档等形式。3.查询人员应在档案管理部门指定的地点进行查询，不得擅自将档案带出档案室。查询过程中应爱护档案资料，不得随意涂改、损坏或丢失档案。（二）借阅1.本公司/组织内部人员因工作需要借阅武术培训档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限、借阅档案名称和编号等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.档案管理部门收到借阅申请后，应根据申请内容进行审核，对于符合借阅条件的，办理借阅手续，并在档案借阅登记簿上进行登记。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限应提前办理续借手续。借阅人员应在规定的期限内归还档案，不得逾期不还。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得擅自转借、复印、传播或用于其他非工作目的。如发现档案资料有损坏、丢失等情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应的赔偿责任。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门应定期对保管期满的武术培训档案进行鉴定，确定档案的存毁价值。鉴定工作应由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成鉴定小组进行。2.鉴定小组应根据档案的保管期限、重要性、历史价值、现实利用价值等因素，对档案进行全面审查和评估，提出鉴定意见。3.对于仍有保存价值的档案，应继续保管；对于确无保存价值的档案，应编制《档案销毁清单》，报经公司/组织领导批准后进行销毁。（二）销毁1.档案销毁应按照规定的程序进行，由档案管理部门指定专人负责监销。销毁过程中应确保档案资