培训班师生档案管理制度

PAGE培训班师生档案管理制度一、总则（一）目的为加强培训班师生档案管理，规范档案收集、整理、保管、利用等工作流程，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，为培训班的教学管理、师资队伍建设、学员发展提供有力支持，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织举办的各类培训班，包括短期技能培训、职业资格认证培训、学历提升培训等，涉及的师生档案均按照本制度进行管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映师生在培训班期间的实际情况，不得弄虚作假。2.完整性原则：全面收集师生在培训过程中形成的各类资料，确保档案资料的完整性。3.保密性原则：严格遵守国家法律法规和公司/组织保密规定，对涉及师生个人隐私和敏感信息的档案进行妥善保管，防止信息泄露。4.规范性原则：档案管理工作应遵循统一的标准和规范，确保档案整理、分类、编号等工作的一致性和规范性。5.便利性原则：档案管理应便于查询、利用和统计分析，提高工作效率。二、师生档案分类及内容（一）教师档案1.个人基本信息姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况等。身份证号码、联系方式（手机号码、电子邮箱）、家庭住址等。学历、学位、专业、毕业院校及时间等。2.培训资质证明教师资格证书、专业技术职务任职资格证书、培训师职业资格证书等相关证书复印件。参加各类培训、进修、学术交流活动的证明材料。3.教学经历以往在本公司/组织及其他单位的授课经历，包括培训课程名称、培训对象、培训时间、培训效果评估等。参与编写的培训教材、教案、教学课件等资料。4.教学成果获得的教学奖项、荣誉称号及相关证明材料。发表的与培训教学相关的论文、著作等。学员对教师教学质量的评价意见及反馈。5.业务考核记录定期业务考核成绩及考核评语。教学事故及处理记录。6.其他材料个人简历、自我鉴定、职业发展规划等。其他与教师教学工作相关的重要资料。（二）学员档案1.个人基本信息姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况等。身份证号码、联系方式（手机号码、电子邮箱）、家庭住址等。学历、学位、专业、毕业院校及时间等。工作单位、职务、入职时间等（在职学员）。2.培训报名材料培训报名表、报名缴费凭证复印件。入学考试成绩、面试评价记录（如有）。3.学习过程材料考勤记录，包括迟到、早退、旷课情况。课堂表现记录，如参与讨论、发言情况等。作业、测验、考试成绩及试卷分析。实践操作考核成绩及评价。学习心得、总结、反思等材料。4.奖惩记录获得的奖学金、荣誉称号及相关证明材料。违纪处分记录及相关处理文件。5.结业及后续发展材料结业证书复印件。学员毕业后的就业情况、职业发展轨迹等跟踪材料。学员对培训班的反馈意见及建议。6.其他材料个人简历、自我鉴定、职业发展规划等。其他与学员学习及个人发展相关的重要资料。三、档案管理职责分工（一）档案管理部门1.负责制定和完善培训班师生档案管理制度，并组织实施。2.指导和监督各培训部门做好档案收集、整理、移交等工作。3.集中统一保管培训班师生档案，建立档案数据库，确保档案信息的安全存储和有效利用。4.定期对档案进行整理、鉴定、统计和销毁，确保档案的质量和完整性。5.负责接待有关部门和人员对档案的查阅、借阅等工作，并按照规定办理相关手续。（二）培训部门1.负责本部门举办培训班师生档案的收集、整理和初步审核工作。2.安排专人负责档案管理工作，确保档案资料及时、准确地移交至档案管理部门。3.在培训过程中，督促教师和学员按照档案管理要求提供相关资料，并对资料的真实性和完整性负责。4.协助档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作，提供必要的信息和支持。（三）教师和学员1.教师应按照要求及时向培训部门提交个人档案资料，并确保资料的真实性和完整性。在培训过程中，配合培训部门做好教学相关资料的收集和整理工作。2.学员应如实填写个人档案信息，并按照培训要求及时提交学习过程中的各类资料，如作业、考试成绩等。积极配合培训部门和档案管理部门的工作，提供必要的协助。四、档案收集与整理（一）收集要求1.培训部门应在培训班开班前，向教师和学员明确档案资料的收集范围、内容和要求。2.教师和学员应按照规定的时间和要求，主动向培训部门提交相关档案资料。培训部门应及时对提交的资料进行审核，确保资料齐全、真实、有效。3.对于在培训过程中形成的新资料，如考勤记录、作业成绩、教学反馈等，培训部门应定期收集整理，确保档案资料的时效性。（二）整理方法1.档案管理部门和培训部门应按照档案分类标准，对收集到的师生档案资料进行分类整理。2.每份档案应按照顺序依次排列，编制页码，并填写档案目录。档案目录应包括档案编号、资料名称、日期、页码等信息，便于查找和核对。3.对于纸质档案，应使用A4纸张打印或复印相关资料，并按照档案类别进行装订成册。装订应牢固、整齐，不得使用金属钉等易生锈的装订材料。4.对于电子档案，应按照统一的命名规则进行命名，并存储在指定的服务器或存储设备上。电子档案应与纸质档案内容一致，确保档案信息的完整性和准确性。五、档案保管（一）保管方式1.培训班师生档案采用纸质档案和电子档案相结合的保管方式。纸质档案应存放在专门的档案柜中，按照档案类别和编号顺序排列，便于查找和管理。2.电子档案应进行备份存储，备份介质可采用磁带、光盘、移动硬盘等多种形式。备份数据应定期进行检查和恢复测试，确保数据的安全性和可用性。3.档案管理部门应建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、借阅、归还等情况，以便对档案的流向进行跟踪和管理。（二）保管环境1.档案存放地点应保持干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗等良好环境条件。档案柜应定期进行清洁和检查，防止档案发霉、损坏。2.对于电子档案存储设备，应采取必要的防护措施，如安装杀毒软件、防火墙等，防止数据被病毒感染或非法篡改。同时，应定期对存储设备进行维护和更新，确保设备的正常运行。（三）档案保密1.严格遵守国家法律法规和公司/组织保密规定，对涉及师生个人隐私和敏感信息的档案进行保密管理。未经师生本人同意，不得擅自向任何单位或个人提供档案信息。2.档案管理人员应具备较强的保密意识，在档案管理工作中，严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。对档案查阅、借阅等工作，应严格按照规定办理手续，确保档案信息的安全。3.在档案整理、保管过程中，如发现档案资料存在保密隐患，应及时采取措施进行处理，防止信息泄露。六、档案利用（一）查阅权限1.内部查阅：公司/组织内部相关部门因工作需要查阅师生档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门审批。档案管理部门根据审批意见，安排专人负责提供查阅服务，并做好查阅记录。2.外部查阅：因司法机关、行政机关等外部单位依法需要查阅师生档案的，应出具相关单位的正式介绍信和查阅通知书，并按照规定办理查阅手续。档案管理部门应在不违反保密规定的前提下，协助提供查阅服务，并做好相关记录。3.师生本人查阅：教师和学员因个人需要查阅本人档案的，应填写《档案查阅申请表》，经档案管理部门审核同意后，方可查阅。档案管理人员应在现场监督查阅过程，确保档案资料的安全和完整。（二）借阅规定1.内部借阅：公司/组织内部人员因工作需要借阅师生档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限、借阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门审批。档案管理部门根据审批意见，办理借阅手续，并收取相应的押金（如需要）。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。2.外部借阅：原则上不允许外部单位借阅师生档案。如因特殊情况确需借阅的，应按照外部查阅的要求办理相关手续，并经公司/组织主管领导批准。借阅期限和押金等按照公司/组织相关规定执行。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得擅自涂改、转借、复印、泄露档案内容。如发现档案资料丢失、损坏等情况，应及时向档案管理部门报告，并承担相应的责任。借阅期满后，借阅人员应按时归还档案资料，档案管理人员应认真核对档案资料的完整性和准确性。（三）统计分析1.档案管理部门应定期对师生档案进行统计分析，如教师授课情况统计、学员学习成绩分析、培训效果评估等。通过统计分析，为培训班的教学管理、师资队伍建设、学员发展等提供数据支持和决策依据。2.统计分析结果应形成书面报告，报送公司/组织相关领导和部门，并在一定范围内进行通报。同时，应将统计分析结果作为档案管理工作改进和优化的重要参考。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定标准1.档案管理部门应定期对师生档案进行鉴定，确定档案的保存价值。鉴定工作应根据档案的形成时间、内容、重要性等因素，按照国家有关档案保管期限的规定进行。2.对于保存期满且无继续保存价值的档案，应进行销毁处理。保存期满但仍有查考利用价值的档案，可适当延长保管期限。（二）鉴定程序1.档案管理部门组织成立档案鉴定小组，成员包括档案管理人员、培训部门负责人、相关专业人员等。鉴定小组负责对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。2.鉴定小组根据档案鉴定标准，对档案的保存价值进行评估，确定哪些档案需要销毁，哪些档案需要继续保存。对于需要销毁的档案，应编制《档案销毁清单》，详细记录档案的编号、名称、日期、保管期限等信息。3.《档案销毁清单》经档案管理部门负责人审核、公司/组织主管领导批准后，方可进行销毁处理。（三）销毁方式1.档案销毁应采用安全、环保的方式进行。对于纸质档案，可采用焚烧、粉碎等方式进行销毁；对于电子档案，应采用数据擦除、格式化等