2026年跨境营销策划公司海外营销活动跟踪管理制度

2026年跨境营销策划公司海外营销活动跟踪管理制度第一章总则第一条为规范本公司海外营销活动的跟踪管理工作，及时掌握活动执行进度、效果及风险状况，保障营销活动目标达成，提升海外营销资源利用效率，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国广告法》及目标市场所在国家/地区的相关营销、数据合规法律法规，结合本公司海外营销业务实际情况，制定本制度。第二条本制度所称海外营销活动，是指本公司为境内外客户提供的、在中国大陆以外国家/地区开展的各类营销推广活动，包括但不限于海外社交媒体推广、线下展会营销、海外广告投放、品牌联名活动、内容营销等。第三条本制度所称跟踪管理，是指对海外营销活动从筹备启动、执行实施到收尾总结全周期的动态监测、信息收集、进度管控、风险预警及效果评估等一系列管理工作。第四条本制度适用于本公司所有海外营销活动的跟踪管理工作，公司各业务部门、数据运营部门、法务部门、财务部门及其他相关部门开展海外营销活动跟踪相关工作，均需严格遵守本制度规定。第五条海外营销活动跟踪管理应遵循全程跟踪、精准管控、及时响应、数据驱动、合规高效的原则，确保跟踪信息真实准确、跟踪流程规范有序、问题处置及时有效。第二章跟踪管理前期准备第六条建立活动跟踪档案。业务部门在海外营销活动立项后3个工作日内，需建立专项跟踪档案，明确档案管理人员。跟踪档案应包含以下核心信息：活动基本信息（活动名称、目标市场、活动类型、活动周期、预算金额、目标客户群体等）、客户需求文件、活动策划方案、合作方信息（如海外媒体平台、当地执行机构等）、审批文件等。档案信息需进行脱敏处理，避免包含客户商业秘密及公司敏感信息。第七条明确跟踪目标与指标。业务部门结合活动策划方案及客户需求，制定具体的跟踪目标和可量化的跟踪指标，经部门负责人审核后备案。跟踪指标应涵盖进度指标、效果指标、风险指标三大类：（一）进度指标：包括活动筹备节点完成时限、物料制作周期、推广上线时间、线下活动筹备进度等；（二）效果指标：包括曝光量、点击率、转化率、客户咨询量、销售额、品牌知名度提升数据等；（三）风险指标：包括合规风险（如目标市场广告合规、数据采集合规）、合作方履约风险、舆情风险、预算超支风险等。第八条制定跟踪方案。业务部门根据跟踪目标和指标，制定详细的跟踪方案，明确跟踪责任人、跟踪频率、跟踪方式、信息收集渠道及汇总上报流程。对于复杂的海外营销活动（如多地区联动、线上线下结合活动），需组建专项跟踪小组，明确小组人员职责分工。跟踪方案需提交公司分管领导审批后执行。第九条前期合规核查。法务部门需在活动启动前，对跟踪方案中涉及的海外数据采集、信息发布、隐私保护等内容进行合规核查，确保符合目标市场所在国家/地区的相关法律法规要求。数据运营部门需配合法务部门，制定数据跟踪过程中的合规采集及存储方案。第三章跟踪实施流程第十条筹备阶段跟踪。跟踪责任人需按照跟踪方案，对海外营销活动筹备阶段的各项工作进行全程跟踪：（一）重点跟踪活动策划方案的落地推进情况，包括物料设计制作进度、海外合作方的资源对接情况（如媒体平台档期确认、线下场地租赁进度）、人员调配情况等；（二）每日梳理筹备工作进展，对未按计划推进的事项，及时向业务部门负责人汇报，并协调相关资源解决；（三）每周形成《筹备阶段跟踪报告》，内容包括进度完成情况、存在问题及解决措施、下一步工作计划等，提交业务部门负责人及公司分管领导。第十一条执行阶段跟踪。活动正式启动后，跟踪责任人需强化跟踪频次，实时掌握活动执行动态：（一）进度跟踪：每日跟踪活动执行进度，核对是否符合预设时间节点，重点关注线上推广上线及时性、线下活动各环节衔接情况，确保活动按计划有序开展；（二）效果跟踪：按照跟踪方案确定的频率，通过海外媒体平台后台、数据监测工具、合作方反馈等渠道，收集活动效果数据，对数据进行初步整理分析，对比预设效果指标，及时发现效果偏差；（三）合规跟踪：实时监测活动内容发布情况，核查是否存在违反目标市场法律法规及平台规则的内容，同时关注活动过程中的数据采集使用情况，确保合规；（四）风险跟踪：密切关注目标市场的舆情动态、合作方履约情况及预算使用情况，对出现的舆情风险、合作方违约迹象、预算超支苗头，及时启动预警机制；（五）执行阶段需每日形成《活动执行日报》，每周形成《活动执行周报》，详细记录进度、效果、风险等情况，上报业务部门负责人及公司分管领导。对于重大问题，需立即提交专项报告。第十二条收尾阶段跟踪。活动结束后，跟踪责任人需开展收尾阶段跟踪工作：（一）跟踪活动收尾工作进度，包括物料回收、场地清理、合作方款项结算、数据汇总整理等；（二）全面收集活动全周期的效果数据，确保数据完整准确；（三）梳理活动执行过程中存在的问题、经验教训，形成初步的收尾总结意见；（四）活动结束后5个工作日内，完成收尾跟踪工作，形成《活动收尾跟踪报告》，提交业务部门负责人。第四章跟踪信息汇总与分析第十三条信息汇总要求。跟踪责任人需按照跟踪方案规定的流程，及时将收集到的跟踪信息进行汇总整理，确保信息真实、完整、准确。汇总信息应包括进度数据、效果数据、风险事件记录、问题处置情况、沟通记录等。汇总过程中，需对敏感信息进行脱敏处理，严禁泄露客户商业秘密及公司内部信息。第十四条数据审核与分析。数据运营部门需对跟踪责任人汇总的效果数据进行审核，核查数据来源的合法性、数据统计的准确性。审核通过后，结合活动目标及行业基准数据，开展深度分析，评估活动效果，找出影响活动效果的关键因素，提出优化建议。第十五条报告编制与上报。业务部门根据跟踪信息汇总及数据分析结果，编制相应的跟踪报告，包括日报、周报、月报及专项报告（如风险预警报告、效果评估报告）。报告需表述清晰、逻辑严谨、数据准确，包含具体数据支撑及明确的结论建议。跟踪报告需按规定流程及时上报公司相关领导及客户（如需）。第十六条信息共享与反馈。建立跟踪信息共享机制，业务部门需及时将跟踪报告同步至法务、财务、数据运营等相关部门。相关部门收到报告后，若发现问题需及时向业务部门反馈，形成协同处置合力。对于客户反馈的意见，需纳入跟踪信息管理，及时调整跟踪策略及活动执行方案。第五章风险处置与应急管理第十七条风险预警。跟踪责任人在跟踪过程中发现风险隐患时，需立即向业务部门负责人及法务部门发出风险预警，提交《风险预警报告》，明确风险类型、风险等级、影响范围及初步处置建议。第十八条风险处置。业务部门接到风险预警后，需联合法务、数据运营等相关部门，在24小时内制定风险处置方案，明确处置责任人、处置措施及完成时限。处置过程中，需持续跟踪处置进展，及时调整处置策略，确保风险得到有效控制。风险处置完成后，需编制《风险处置总结报告》，归档留存。第十九条应急管理。对于突发重大风险事件（如活动内容违规被目标市场监管部门查处、重大负面舆情爆发、合作方突然终止合作等），需立即启动应急响应机制，由公司分管领导牵头，组建应急处置小组，快速制定应急处置方案，协调各方资源开展处置工作。应急处置过程中，需及时向公司主要领导汇报进展，必要时可聘请海外专业机构提供支持。第六章跟踪档案管理第二十条档案归集。海外营销活动结束后，业务部门需在10个工作日内，将跟踪管理过程中形成的所有材料进行整理归集，包括跟踪方案、跟踪报告、数据报表、沟通记录、风险处置文件、收尾总结报告等。归集的档案材料需进行分类编号，确保条理清晰。第二十一条档案归档。业务部门将整理完毕的跟踪档案提交至公司档案管理部门归档。档案管理部门需对档案材料的完整性、规范性进行审核，审核通过后，按照公司档案管理规定进行归档存储。跟踪档案的保管期限为活动结束后至少5年，涉及重大项目的档案，保管期限延长至10年。第二十二条档案查阅与使用。公司内部部门因工作需要查阅跟踪档案的，需填写《档案查阅申请表》，经部门负责人及档案管理部门负责人审批后，在指定地点查阅，不得擅自复制、摘抄、带出。外部单位（如司法机关、客户等）需查阅档案的，需出具合法有效的证明文件，经公司分管领导审批后，由档案管理部门配合查阅。第七章责任分工与追究第二十三条责任分工。（一）业务部门：负责制定跟踪方案、明确跟踪责任人、组织实施跟踪工作、编制跟踪报告、处置活动过程中的常规问题，是海外营销活动跟踪管理的责任主体；（二）数据运营部门：负责跟踪数据的审核、深度分析及优化建议提出，保障数据跟踪的合规性与准确性；（三）法务部门：负责跟踪过程中的合规核查、风险评估及风险处置方案的法律审核，提供法律支持；（四）财务部门：负责跟踪活动预算执行情况，对预算超支风险进行预警；（五）档案管理部门：负责跟踪档案的接收、审核、归档及保管工作。第二十四条责任追究。在海外营销活动跟踪管理过程中，存在以下情形之一的，将对相关责任人进行责任追究：（一）未按规定建立跟踪档案或档案信息不完整、不真实的；（二）未按跟踪方案开展跟踪工作，导致活动进度延误、效果未达预期或出现重大风险未及时发现的；（三）跟踪信息收集不准确、汇总不及时，或虚报、瞒报跟踪数据的；（四）发现风险隐患未及时发出预警或处置不力，导致公司或客户权益受到损害的；（五）泄露跟踪过程中的敏感信息、客户商业秘密或公司内部信息的；（六）未按规定归档跟踪档案或档案保管不善导致丢失、损毁的；（七）其他违反本制度规定，导致跟踪管理工作混乱或公司利益受损的情形。第二十五条责任追究方式。根据违规行为的情节轻重、造成损失的大小，对相关责任人采取警告、通报批评、罚款、降职、调离岗位、解除劳动合同等方式追究责任；构成犯罪的，依法追究刑