2026年跨境营销策划公司跨境数据合规使用管理制度

2026年跨境营销策划公司跨境数据合规使用管理制度第一章总则第一条制定目的为规范本公司跨境营销业务中的数据收集、存储、处理、跨境传输及销毁等全生命周期管理活动，确保数据使用符合国内外相关法律法规要求，防范数据安全与合规风险，保障数据主体合法权益，维护公司品牌声誉与经营稳定，结合跨境营销策划业务实际，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司各部门、全体员工及参与公司跨境营销业务的合作第三方，涵盖公司在跨境营销策划、执行、效果监测等全流程中涉及的所有跨境数据，包括但不限于境内外客户信息、市场调研数据、营销效果数据、合作方共享数据等。第三条核心原则合法性原则：所有跨境数据活动必须严格遵守中国《网络安全法》《数据安全法》《个人信息保护法》及境外目标市场相关法律法规（如欧盟GDPR、美国CCPA等），确保数据活动的合法合规。透明性原则：在数据收集环节，需明确告知数据主体收集目的、范围、使用方式及跨境传输安排，通过合理方式获取数据主体的知情同意，严禁以隐蔽方式变相收集数据。最小必要原则：仅收集与跨境营销业务直接相关的数据，限定在实现业务目的所需的最小范围，不得过度收集；数据使用过程中严格控制访问权限，避免无关人员接触敏感数据。安全保障原则：建立健全数据安全防护体系，采取技术与管理双重措施，防范数据泄露、篡改、丢失及非法获取，确保跨境数据传输与存储的安全性。权责统一原则：明确各部门及岗位在跨境数据合规管理中的职责，将合规责任落实到具体岗位和个人，确保数据活动全程可追溯、可监督。第四条术语定义跨境数据：指数据的收集、存储、处理在境内外跨地域开展，或数据需从中国境内向境外传输、从境外向境内传输的各类数据。重要数据：指特定领域、特定群体、特定区域或者达到一定精度和规模，一旦遭到篡改、破坏、泄露或者非法获取、非法利用，可能直接危害国家安全、经济运行、社会稳定、公共健康和安全的数据，具体依据国家相关标准及行业规范识别。个人信息：指以电子或者其他方式记录的能够单独或者与其他信息结合识别特定自然人身份或者反映特定自然人活动情况的各种信息。敏感个人信息：指一旦泄露或者非法使用，容易导致自然人的人格尊严受到侵害或者人身、财产安全受到危害的个人信息，如生物识别、宗教信仰、特定身份、医疗健康、金融账户、行踪轨迹等信息。第二章组织架构与职责分工第五条管理层职责公司管理层负责统筹跨境数据合规管理工作，审批跨境数据合规相关的重大事项，包括但不限于数据跨境传输方案、重大合作方的数据安全评估结果、数据安全事件应急处置方案等；保障跨境数据合规管理所需的资源投入，包括人员、技术、资金等。第六条合规管理部门职责作为跨境数据合规管理的牵头部门，负责本制度的制定、修订、解释与宣贯工作；对接国内外监管部门，跟踪跨境数据相关法律法规及政策动态，及时更新公司合规管理要求；组织开展跨境数据合规风险评估，对数据跨境活动进行合规审核；监督各部门制度执行情况，查处违规数据活动；协助处理数据合规相关的投诉与纠纷。第七条业务部门职责各业务部门是跨境数据合规使用的直接责任主体，需严格按照本制度及相关法律法规要求开展数据收集、使用等活动；建立本部门数据管理台账，明确数据来源、类型、用途及跨境传输情况；配合合规管理部门开展合规检查与风险评估，及时整改存在的合规问题；加强本部门员工的合规培训，提升员工数据合规意识。第八条技术部门职责负责搭建并维护公司数据安全防护技术体系，包括数据加密、访问控制、安全审计、数据脱敏等技术措施的部署与升级；保障跨境数据传输通道的安全性与稳定性，对数据传输过程进行技术监控；配合业务部门与合规管理部门，提供数据安全技术支持，协助处理数据安全事件的技术溯源与处置。第九条数据管理员职责各部门指定专人担任数据管理员，负责本部门日常数据管理工作，包括数据收集的合规审核、数据台账的更新与维护、数据访问权限的申请与管理、数据安全隐患的排查与上报等；协助合规管理部门开展合规检查与数据梳理工作。第三章跨境数据全流程合规管理规范第一节数据收集合规规范数据收集需基于明确的跨境营销业务目的，事先制定数据收集清单，明确收集数据的类型、范围、用途及跨境传输需求，经合规管理部门审核通过后方可实施。直接向数据主体收集数据时，需通过隐私政策、弹窗提示、书面告知等清晰易懂的方式，告知数据主体收集目的、范围、使用方式、存储期限及跨境传输的目的地、接收方、传输目的等信息，获得数据主体的明确同意，严禁采用“默认勾选”等隐蔽方式获取同意。对于敏感个人信息，需单独获取数据主体的书面同意。从第三方获取跨境数据时，需对第三方的数据来源合法性进行审核，要求第三方提供数据主体同意授权的相关证明材料，并签订数据处理协议，明确双方权利义务，约定数据使用范围及跨境传输限制，确保数据获取流程合规。严禁收集与跨境营销业务无关的数据，严禁非法收集、购买、窃取境外个人信息或重要数据；收集境外数据时，需遵守数据所在国或地区的相关法律法规，不得违反当地数据收集的禁止性规定。第二节数据存储合规规范建立分级分类存储机制，根据数据的敏感程度、重要性对数据进行分级，不同级别数据采用不同的存储安全措施。重要数据和敏感个人信息需采用加密存储、离线备份等强化安全措施，存储设备需符合国家数据安全相关标准。严格遵守数据存储期限规定，数据存储期限不得超过实现业务目的所需的最短时间，法律、行政法规另有规定的除外。到期数据需及时进行清理、销毁或匿名化处理，清理过程需留存记录，确保可追溯。境内存储的跨境数据需存放在符合安全要求的境内服务器中，确需境外存储的，需对境外存储服务器的安全资质进行审核，签订安全存储协议，明确存储安全责任，并报合规管理部门备案。技术部门需定期对存储系统进行安全检测与维护，及时修复安全漏洞；建立存储数据的访问日志，记录访问人员、访问时间、访问内容及操作行为，日志留存时间不少于6个月。第三节数据处理合规规范数据处理活动需严格限定在已告知数据主体的使用范围内，不得超出业务目的对数据进行加工、分析或二次利用；确需扩大使用范围的，需重新获取数据主体的同意，并经合规管理部门审核。对跨境数据进行处理时，需采取必要的安全措施，防范数据在处理过程中泄露、篡改或丢失；涉及敏感个人信息的，需进行匿名化或脱敏处理，降低数据泄露风险。建立数据处理权限管理体系，基于岗位需求分配数据处理权限，遵循“最小权限”和“权限追溯”原则，严禁越权处理数据；权限调整需履行审批流程，及时回收离职人员或岗位调整人员的数据处理权限。严禁将跨境数据用于非法营销、数据交易、恶意竞争等违法违规活动，不得向无关联第三方随意共享跨境数据。第四节数据跨境传输合规规范数据跨境传输前，业务部门需联合合规管理部门开展数据跨境传输风险评估，明确传输数据的类型、规模、目的地、接收方及传输目的，判断数据跨境传输的必要性与合规性。根据传输数据的类型和规模，选择合法的跨境传输途径：属于一般数据且不包含个人信息和重要数据的，可直接跨境传输；属于个人信息的，需根据传输规模及敏感程度，通过数据出境安全评估、签订个人信息出境标准合同或通过个人信息保护认证等方式开展跨境传输；属于重要数据的，必须通过数据出境安全评估后方可跨境传输。符合以下情形之一的个人信息跨境传输，可免予申报数据出境安全评估、订立标准合同或通过保护认证：为订立、履行个人作为一方当事人的跨境营销相关合同确需传输的；紧急情况下为保护自然人的生命健康和财产安全确需传输的；自当年1月1日起累计向境外提供不满10万人个人信息（不含敏感个人信息）的。与境外接收方签订数据跨境传输相关协议，明确双方的数据安全保护责任，要求境外接收方采取不低于本公司的安全保护措施，严禁境外接收方将接收的数据用于约定范围外的其他用途，未经本公司同意不得向第三方转移数据。技术部门需对数据跨境传输过程进行加密处理，选择安全可靠的传输通道，确保数据在传输过程中不被泄露、篡改或窃取；建立跨境传输日志，记录传输时间、传输内容、传输方式及接收情况，日志留存时间不少于3年。第五节数据销毁合规规范数据达到存储期限或不再需要使用时，需及时进行销毁处理。数据销毁需制定详细方案，明确销毁范围、方式、责任主体及监督人员，经部门负责人及合规管理部门审核同意后实施。根据数据存储载体的不同，选择合适的销毁方式：电子数据需采用数据覆盖、物理销毁存储介质等不可逆方式销毁，确保数据无法恢复；纸质数据需采用粉碎、焚烧等方式销毁。数据销毁过程需留存完整记录，包括销毁时间、销毁内容、销毁方式、参与人员及监督人员签字等信息，记录留存时间不少于3年。委托第三方进行数据销毁的，需对第三方的资质进行审核，签订数据销毁协议，明确销毁责任与安全要求，并安排专人监督销毁全过程。第四章合作第三方数据合规管理公司在选择参与跨境营销业务的合作第三方（如境外营销平台、数据调研机构、技术服务提供商等）时，需对其数据合规资质进行严格审核，包括营业执照、相关合规认证、数据安全保障能力等，优先选择合规信誉良好的合作方。与合作第三方签订正式的数据处理协议或服务协议，明确双方在数据使用、跨境传输、安全保护等方面的权利义务，约定数据合规责任，要求第三方严格遵守本公司数据合规管理要求及相关法律法规，严禁第三方滥用、泄露或非法传输公司提供的数据。建立合作第三方数据合规监督机制，定期对第三方的数据使用情况进行检查，要求第三方定期提交数据合规报告；发现第三方存在数据违规行为的，需立即要求其整改，情节严重的，终止合作关系，并追究其法律责任。向合作第三方提供跨境数据时，需进行必要的脱敏处理，严禁直接提供敏感个人信息或重要数据的原始信息；确需提供的，需经合规管理部门审核，并获取数据主体的相应授权。第五章数据安全事件应急处置技术部门牵头制定数据安全事件应急预案，明确应急处置流程、责任分工、响应机制及处置措施，定期组织应急演练，提升应急处置能力。应急预案需报管理层及合规管理部门备案。员工发现数据泄露、篡改、丢失或非法获取等数据安全事件时，需立即向本部门负责人及数据管理员报告，情况紧急的可直接向技术部门及合规管理部门报告；报告内容需包括事件发生时间、地点、涉及数据类型及规模、可能的原因及影响等。接到数据安全事件报告后，相关部门需立即启动应急预案，组织人员开展应急处置：技术部门负责对事件进行技术溯源，采取封堵漏洞、隔离受影响系统、恢复数据等措施，防止事件扩大；业务部门负责梳理受影响的数据主体信息，评估事件对业务的影响；合规管理部门负责评估事件的合规风险，指导后续处置工作。对于涉及个人信息泄露的安全事件，需在发现事件后72小时内，按照相关法律法规要求向监管部门报告，并及时告知受影响的数据主体，说明事件情况、已采取的处置措施及数据主体的权利保障方式。数据安全事件处置完成后，相关部门需对事件原因、处置过程及结果进行总结分析，形成事件报告，提出改进措施，避免类似事件再次发生。事件报告需留存归档，并报管理层审阅。第六章监督考核与责任追究合规管理部门联合相关部门，定期对公司跨境数据合规使用情况进行监督检查，检查内容包括制度执行情况、数据全流程管理情况、合作第三方合规情况等，检查周期每季度不少于1次，每年开展1次全面合规审计。建立跨境数据合规考核机制，将合规管理要求纳入各部门及相关岗位的绩效考核指标，考核结果与绩效薪酬、评优评先直接挂钩；对严格遵守本制度、表现突出的部门和个人，给予表彰奖励。对违反本制度及相关法律法规的行为，公司将根据违规情节轻重，对相关责任人进行处理：情节较轻的，给予警告、通报批