2026年跨境营销策划公司营销单据管理与归档制度

2026年跨境营销策划公司营销单据管理与归档制度第一章总则第一条为规范公司营销单据的管理与归档工作，保障单据信息的真实、完整、安全及可追溯性，提升业务流程效率，规避运营风险与法律风险，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国商业秘密保护法》及公司跨境营销业务运营实际，制定本制度。第二条本制度所称营销单据，是指公司在跨境营销业务全流程中形成的各类具有凭证、记录、审批功能的纸质及电子文件资料，包括但不限于业务对接单据、合同协议单据、审批流转单据、财务结算单据、合规审核单据、项目执行单据等。第三条本制度适用于公司各业务部门、项目组、职能部门及全体相关从业人员，涵盖营销单据的生成、填制、审核、传递、保管、归档、查阅、销毁等全流程管理工作。第四条营销单据管理与归档工作应遵循合法合规、真实准确、规范高效、安全保密、全程追溯的基本原则，确保单据管理符合业务运营需求、法律法规要求及档案管理规范。第五条公司档案管理部门为营销单据管理与归档工作的归口管理部门，负责制度的落地执行、业务指导、监督检查及档案集中管理；各业务部门为单据生成与前端管理的责任部门，负责本部门业务相关单据的日常填制、审核、传递及移交工作。第二章营销单据的分类与管理规范第六条营销单据分类。根据业务属性及功能用途，营销单据分为以下六大类：一是业务对接类单据，包括客户需求确认单、市场调研简报、项目提案单、业务沟通记录单等；二是合同协议类单据，包括跨境营销服务合同、物料制作合同、渠道合作协议、授权委托书等；三是审批流转类单据，包括项目立项审批单、物料投放审批单、预算调整审批单、合同审批单等；四是财务结算类单据，包括报价单、费用报销单、发票、付款申请单、对账确认单等；五是合规审核类单据，包括物料合规审核意见书、风险评估报告、法律意见函等；六是项目执行类单据，包括投放执行计划、监测日报、效果评估报告、应急处理报告等。第七条单据生成与填制规范。各部门从业人员在生成和填制营销单据时，需严格遵循以下要求：一是真实准确，单据内容需客观反映业务实际情况，数据、信息填写真实无误，不得虚构、篡改或隐瞒关键信息；二是内容完整，单据必备要素需填写齐全，包括单据名称、编号、填制日期、业务主体信息、核心内容、责任人员签字、部门盖章等，无遗漏项；三是填写规范，纸质单据需使用不易褪色的书写工具填写，字迹清晰、工整，不得潦草涂改，若确需修改，需由修改人签字确认并注明修改日期；电子单据需使用公司统一模板制作，命名规范，内容格式统一；四是及时生成，单据需在业务发生或完成后即时生成，不得拖延、补填或事后伪造，确保单据与业务流程同步。第八条单据审核与传递规范。营销单据需经过必要的审核流程后方可流转或归档：一是部门内审核，业务人员填制完成后，需提交部门负责人审核，审核重点包括单据内容真实性、完整性、填写规范性及与业务的一致性，审核通过后签字确认；二是跨部门审核，涉及财务、合规、运营等相关部门的单据，需在部门内审核通过后，提交对应部门进行专项审核，如财务部门审核费用合理性、合规部门审核法律风险等，审核通过后由审核人员签字确认；三是传递要求，审核通过的单据需通过公司指定的传递渠道流转，纸质单据需妥善封装，标注传递对象及紧急程度，电子单据需通过公司内部办公系统或加密邮箱发送，严禁通过私人渠道或非加密方式传递，确保单据传递过程中的安全与保密；四是传递时限，单据传递需在规定时限内完成，一般业务单据传递时限不超过1个工作日，紧急业务单据需即时传递，确保业务流程高效推进。第九条单据临时保管规范。各部门在单据归档前，需做好临时保管工作：一是保管责任，明确专人负责本部门临时单据的保管工作，建立保管台账，记录单据名称、数量、生成日期、保管人等信息，确保责任到人；二是保管条件，纸质单据需存放在专用的文件柜中，做到防潮、防火、防虫、防盗，避免单据损坏或丢失；电子单据需存储在公司指定的服务器或加密存储设备中，设置访问权限，定期进行备份，防止数据丢失或泄露；三是保管期限，临时保管期限一般不超过30个工作日，业务完成后需及时整理并移交档案管理部门归档，特殊情况需延长临时保管期限的，需经部门负责人审批，并向档案管理部门备案。第三章营销单据归档规范第十条归档范围。所有与公司跨境营销业务相关的、具有保存价值的营销单据，均需纳入归档范围，包括经审核通过的纸质单据原件及电子单据副本，具体涵盖本制度第六条规定的六大类单据及其他相关附属资料。第十一条归档时限。营销单据归档实行“定期归档与即时归档相结合”的方式：一是定期归档，一般业务单据需在业务完成后30个工作日内完成归档；月度、季度、年度相关的汇总类单据，需在对应周期结束后15个工作日内完成归档；二是即时归档，涉及重大项目、重要合同、法律纠纷相关的单据，以及具有特殊保存价值的单据，需在业务完成或事件处理结束后即时归档；三是延期归档审批，因业务特殊情况无法按时归档的，需由所在部门提交《单据归档延期申请单》，说明延期原因及预计归档时间，经部门负责人及档案管理部门负责人审批同意后，方可延期归档，延期时间最长不超过30个工作日。第十二条归档要求。归档单据需符合以下规范：一是整理规范，纸质单据需按业务类别、项目名称、时间顺序进行分类整理，去除订书钉、回形针等金属装订物，采用公司统一的归档装订方式装订成册，标注卷宗名称、编号、单据数量、归档日期等信息；电子单据需按相同的分类标准建立文件夹层级，统一命名格式为“业务类别-项目名称-单据名称-生成日期”，确保电子单据与纸质单据一一对应，便于检索；二是质量要求，归档的纸质单据需字迹清晰、无损坏、无涂改（或有规范修改痕迹），电子单据需格式规范、内容完整、可正常读取，无病毒或恶意程序；三是移交手续，各部门向档案管理部门移交归档单据时，需填写《营销单据归档移交清单》，详细列明移交单据的名称、数量、卷宗编号、电子文件存储路径等信息，由移交人、接收人及双方部门负责人签字确认，完成移交手续，移交清单一式两份，双方各执一份存档。第十三条归档保管规范。档案管理部门接收归档单据后，需做好集中保管工作：一是分类存储，纸质档案需存放在符合档案管理标准的档案室中，按卷宗编号有序排列，建立档案检索目录，便于查找；电子档案需存储在公司专用的档案服务器中，进行加密处理，定期备份，确保数据安全；二是保管期限，营销单据保管期限按以下标准执行：一般业务单据保管期限不少于5年；合同协议类、财务结算类、合规审核类单据保管期限不少于10年；涉及重大项目、法律纠纷、知识产权的核心单据，保管期限为永久；三是日常维护，档案管理部门需定期对归档单据进行检查、维护，及时处理受潮、破损等问题，对电子档案定期进行检测，确保可正常读取，同时做好防虫、防火、防盗、防泄露等工作。第四章营销单据查阅与销毁规范第十四条单据查阅规范。公司内部人员因业务需要查阅归档单据的，需遵循以下流程：一是申请，填写《营销单据查阅申请表》，注明查阅人、查阅事由、查阅单据名称及编号、查阅方式（现场查阅/复制）等信息，经所在部门负责人审批同意；二是审批，将申请表提交档案管理部门，档案管理部门审核其查阅权限及事由合理性，审核通过后安排查阅；三是查阅要求，现场查阅需在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自携带归档单据离开指定区域，查阅过程中需爱护单据，不得涂改、勾画、损坏；需复制单据的，需经档案管理部门负责人审批同意，复制件需加盖档案管理部门公章，与原件具有同等参考效力；四是登记，档案管理部门需建立《单据查阅登记台账》，记录查阅人、查阅时间、查阅事由、查阅单据信息、复制情况等，以备追溯。第十五条外部单位查阅规范。外部单位（如客户、监管部门、司法机关等）因工作需要查阅归档单据的，需提供以下材料：一是单位介绍信或相关法律文书；二是查阅人员有效身份证件；三是相关业务证明材料。档案管理部门审核材料齐全、合规后，报公司分管领导审批同意，方可安排查阅，查阅过程需有公司相关部门人员陪同，严格控制查阅范围，不得泄露公司商业秘密，同时做好详细查阅登记。第十六条单据销毁规范。归档单据达到规定保管期限且无继续保存价值的，可按以下流程销毁：一是鉴定，由档案管理部门牵头，联合业务、财务、合规等相关部门组成鉴定小组，对到期单据进行逐一鉴定，确认是否符合销毁条件，形成《营销单据销毁鉴定报告》，明确销毁单据清单及鉴定意见，经各部门负责人签字确认；二是审批，将《营销单据销毁鉴定报告》及销毁清单提交公司分管领导及总经理审批，审批通过后方可实施销毁；三是实施，销毁工作需由档案管理部门组织实施，至少安排两名工作人员全程监督，纸质单据采用粉碎、焚烧等安全方式销毁，电子单据需彻底删除并进行数据粉碎，确保无法恢复；四是记录，销毁完成后，监督人员需在《营销单据销毁记录表》上签字确认，详细记录销毁时间、地点、方式、销毁单据清单、参与人员等信息，销毁记录表及相关鉴定报告、审批文件需归档永久保存。第五章监督检查与责任追究第十七条监督检查机制。公司档案管理部门定期对各部门营销单据管理与归档工作开展监督检查，检查内容包括单据生成与填制规范性、审核与传递及时性、临时保管安全性、归档完整性与及时性等，检查周期为每季度一次，特殊情况下可开展专项检查。检查完成后形成《营销单据管理检查报告》，明确检查发现的问题、整改要求及整改期限，反馈给相关部门。第十八条整改落实。相关部门接到检查整改通知后，需在规定期限内完成问题整改，制定整改措施，明确整改责任人，确保整改到位。档案管理部门需对整改情况进行跟踪验证，形成整改闭环，对逾期未整改或整改不到位的部门，予以通报批评。第十九条责任追究。对在营销单据管理与归档工作中存在违规行为的部门及个人，公司将依据情节轻重追究相关责任：一是有下列情形之一的，给予警告处分，责令限期整改，并扣减相关责任人当月绩效：未按规定生成、填制单据，导致单据内容不完整、不准确的；未按审核流程推进单据审核，或审核记录不完整的；未按时移交单据归档，或临时保管不当导致单据轻微损坏的；违规查阅、复制归档单据，未造成不良影响的。二是有下列情形之一的，给予记过处分，并处以相应罚款，造成公司经济损失的，依法追究赔偿责任；情节严重的，解除劳动合同；涉嫌违法犯罪的，移交司法机关处理：虚构、篡改、伪造营销单据的；泄露归档单据中的商业秘密或敏感信息，给公司造成不良影响或经济损失的；未按规定保管单据，导致单据丢失、损毁，造成严重后果的；违规销毁归档单据，或擅自将归