2026年跨境营销策划公司营销素材管控制度

2026年跨境营销策划公司营销素材管控制度第一章总则第一条为规范公司营销素材的全流程管理，建立“统一标准、合规可控、高效复用、全程追溯”的管控机制，保障营销素材的质量与安全，提升跨境营销策划业务的开展效率，强化公司品牌形象统一性，依据《中华人民共和国著作权法》《中华人民共和国广告法》《欧盟通用数据保护条例（GDPR）》等相关法律法规及公司章程，结合公司跨境营销策划业务实际，制定本制度。第二条本制度所称营销素材，是指公司在跨境营销策划业务开展过程中，创作、使用、存储的各类用于品牌推广、产品宣传、活动执行的素材，包括但不限于文字素材（宣传文案、广告语、产品介绍等）、视觉素材（海报、展板、LOGO、设计图、短视频、图片等）、音频素材（背景音乐、宣传语音等）及其他各类营销推广相关素材。第三条本制度适用于公司所有涉及营销素材创作、审核、存储、使用、分发、更新、销毁等相关工作的部门及人员，包括设计部、营销策划部、跨境营销事业部、海外区域服务中心、客户服务部、IT部、法务部、财务部、审计部等部门，以及参与营销素材全流程管理的全体员工。第四条营销素材管控遵循以下基本原则：（一）合规合法原则：严格遵守境内外相关法律法规及行业规范，确保营销素材的创作、使用、传播符合法律要求，不侵犯第三方知识产权、肖像权、名誉权等合法权益；（二）品牌统一原则：营销素材的创作需符合公司品牌视觉识别系统及品牌调性要求，确保境内外营销场景中品牌形象的统一性；（三）精准适配原则：结合跨境营销目标市场的文化习俗、语言特点、监管要求，创作适配属地化需求的营销素材，避免文化冲突与合规风险；（四）安全可控原则：建立营销素材安全管控机制，规范素材存储与访问权限，严防素材泄露、篡改、滥用，保障素材资产安全；（五）高效复用原则：搭建标准化素材管理体系，提升素材的可复用性，减少重复创作，降低运营成本；（六）全程追溯原则：明确营销素材全流程管理责任，建立素材管理台账，确保每一项素材的创作、审核、使用、销毁过程可追溯。第五条公司建立“管理层统筹决策、设计部牵头管控、业务部门协同执行、相关部门监督保障”的营销素材管理体系，明确各层级责任，保障管控工作高效落地。第二章职责分工第六条管理层（总经理办公会）职责：（一）审定本营销素材管控制度及重大管控事项；（二）审批重大营销素材创作项目方案、专项预算及核心品牌素材的使用权限；（三）协调解决营销素材管控过程中的跨部门重大争议及核心资源调配事宜；（四）监督检查营销素材管控工作成效及重大素材项目的执行情况。第七条设计部（营销素材管控牵头部门）职责：（一）牵头制定、修订本制度，报管理层审定后组织实施；（二）制定公司营销素材创作标准、品牌视觉识别规范及分类归档标准，统一素材创作与管理口径；（三）牵头负责营销素材的创作、优化、审核工作，确保素材符合品牌规范及合规要求；（四）负责搭建并管理公司营销素材库，统筹素材的分类归档、版本管理、更新维护工作；（五）负责营销素材使用权限的初步审核与配置建议，管控素材的规范使用；（六）负责组织营销素材创作与管控相关的培训工作，提升全员素材规范使用意识；（七）负责营销素材相关资料的汇总、整理及归档管理；（八）定期向管理层汇报营销素材管控工作情况及素材库运营成效。第八条营销策划部职责：（一）提出营销素材的创作需求，明确素材的使用场景、目标受众、核心诉求及跨境适配要求；（二）参与营销素材的创作过程，配合设计部完成素材的需求对接与审核确认；（三）负责营销素材在具体营销策划项目中的规范使用，确保素材使用符合方案要求及合规规定；（四）及时反馈素材使用过程中发现的问题，提出素材优化建议；（五）配合设计部开展素材库的更新维护工作，及时归档项目相关素材。第九条跨境营销事业部及海外区域服务中心职责：（一）提出海外市场营销素材的属地化创作需求，提供目标市场的文化习俗、语言特点、监管要求等相关信息；（二）参与海外营销素材的创作与审核工作，重点审核素材的属地化适配性及合规性，避免文化冲突；（三）负责海外市场营销素材的属地化使用管控，及时反馈海外市场素材使用效果及优化需求；（四）协助设计部开展跨境营销素材的版权合规核查工作，防范海外市场知识产权风险。第十条客户服务部职责：（一）负责收集客户对营销素材的反馈意见，及时同步至设计部及营销策划部；（二）协助开展营销素材使用过程中的客户沟通工作，确保素材符合客户需求及品牌要求；（三）规范使用营销素材开展客户服务相关的推广工作，确保素材使用合规。第十一条IT部职责：（一）负责公司营销素材库系统的搭建、日常运维及技术升级工作，保障系统稳定运行；（二）负责素材库系统的用户权限配置、数据安全防护及备份恢复工作，确保素材数据安全；（三）为营销素材的数字化管理、线上分发及使用跟踪提供技术支持；（四）定期对素材库系统进行安全检测，及时修复安全漏洞，防范系统风险。第十二条法务部职责：（一）负责审核营销素材的合规性，重点核查素材是否侵犯第三方合法权益、是否符合境内外广告法规及监管要求；（二）负责审核营销素材相关的版权协议、授权文件，提供法律意见，防范法律风险；（三）协助处理营销素材使用过程中出现的法律纠纷；（四）定期梳理境内外相关法律法规更新动态，为营销素材合规创作与使用提供指引。第十三条财务部职责：（一）负责营销素材创作及素材库运营相关专项预算的审核、拨付与核算工作；（二）对营销素材创作项目的成本控制情况进行监督，提供成本优化建议；（三）负责素材相关版权采购、授权费用的账务处理工作。第十四条审计部职责：（一）对营销素材管控制度的落实情况、素材管理流程的规范性进行监督检查；（二）对营销素材创作项目预算的使用合规性、成本控制的有效性进行审计核查；（三）对营销素材库的运营管理、素材使用权限的管控情况进行监督；（四）对监督检查中发现的问题，下达整改通知书，跟踪整改落实情况，并向管理层提交监督报告。第三章营销素材分类与管控标准第十五条营销素材分类标准：根据素材的性质、使用场景及重要程度，将营销素材分为以下四类：（一）核心品牌素材：包括公司LOGO、品牌标准色、品牌字体、品牌Slogan、核心品牌故事等奠定公司品牌基础的素材，是品牌形象的核心载体；（二）通用营销素材：包括适用于多个营销场景的通用文案、通用设计模板、基础宣传图片等可重复复用的素材；（三）项目专属素材：针对特定营销策划项目创作的专属素材，如特定活动海报、项目宣传视频、定制化文案等，仅适用于对应项目；（四）跨境专属素材：针对海外特定市场创作的属地化素材，如多语言文案、适配当地文化的视觉素材、符合当地监管要求的宣传素材等。第十六条营销素材管控标准：（一）核心品牌素材管控标准：实行最高级别管控，创作与修改需经设计部、法务部审核后报管理层审批；使用权限严格限定，仅授权核心业务部门及关键岗位人员使用；素材的任何修改与使用均需全程留痕，确保品牌形象统一；（二）通用营销素材管控标准：实行标准化管控，创作需经设计部审核确认，确保符合品牌规范；素材入库后分类标注使用范围，授权相关业务部门规范使用；定期进行优化更新，淘汰过时素材；（三）项目专属素材管控标准：实行项目化管控，创作需结合项目需求经设计部审核；素材使用限定于对应项目周期内，项目结束后及时归档至素材库，标注项目属性；项目专属素材的复用需经原项目负责人及设计部审核确认；（四）跨境专属素材管控标准：实行属地化合规管控，创作需经设计部、跨境营销事业部审核，并由法务部核查属地化合规性；素材标注目标市场、适用语言及合规要求，仅限对应海外市场使用；建立跨境素材版权授权台账，确保素材在海外市场使用的合法性。第四章营销素材全流程管控第十七条创作与需求对接阶段管控：（一）需求提出：各业务部门根据营销工作需要，填写《营销素材创作需求表》，详细列明素材名称、类型、使用场景、目标受众、核心诉求、跨境适配要求、交付时间及预算范围等内容，经部门负责人签字确认后提交至设计部；（二）需求审核：设计部在3个工作日内完成需求审核，对需求不明确或不符合品牌规范的，退回业务部门补充完善；对重大复杂的素材创作需求，设计部需联合相关部门开展需求论证，形成需求论证报告后报管理层审批；（三）方案制定：需求审核通过后，设计部牵头制定素材创作方案，明确创作思路、表现形式、创作周期及人员配置；跨境专属素材创作方案需征求跨境营销事业部及法务部意见；（四）素材创作：设计部按照创作方案及素材创作标准开展素材创作工作，创作过程中需与需求部门保持沟通，及时反馈创作进展；跨境素材创作需充分考虑目标市场的文化适配性，避免出现文化禁忌元素。第十八条审核与定稿阶段管控：（一）内部初审：素材创作完成后，设计部组织内部初审，重点核查素材是否符合创作需求、品牌规范及设计标准；初审通过后提交至需求部门审核确认；（二）部门审核：需求部门对素材的内容准确性、需求匹配度进行审核，提出修改意见；设计部根据修改意见优化完善后，联合法务部开展合规审核，重点核查素材的版权合规性、广告合规性及跨境市场适配合规性；（三）终审定稿：核心品牌素材及重大项目素材需经管理层终审批准后定稿；其他素材经设计部、需求部门、法务部审核通过后定稿；定稿后的素材需由相关审核人员签字确认，形成《营销素材审核确认表》；（四）版权确认：涉及第三方版权素材（如字体、图片、音乐等），需由法务部审核版权授权文件，确保授权合法有效，并将授权文件归档留存。第十九条存储与归档阶段管控：（一）素材入库：定稿后的营销素材由设计部统一录入公司营销素材库，按分类标准进行分类归档，标注素材名称、类型、创作时间、使用范围、适用市场、版权信息、审核人员等关键信息；（二）版本管理：素材库实行版本管控，对同一素材的修改迭代需标注版本号，保留历史版本，确保素材版本可追溯；历史版本素材需标注“历史版本”字样，明确是否可继续使用；（三）权限配置：IT部根据设计部提出的权限配置建议，为各部门及人员配置素材库访问及使用权限，实行“最小必要”权限原则，核心品牌素材权限需经管理层审批；（四）日常维护：设计部安排专人负责素材库的日常维护，定期检查素材信息的完整性、准确性，及时清理无效、过时素材；IT部定期对素材库数据进行备份，确保素材数据安全。第二十条使用与分发阶段管控：（一）使用申请：各部门使用营销素材时，需在素材库系统内提交使用申请，明确使用场景、使用范围及使用期限；核心品牌素材及跨境专属素材的使用申请需额外经设计部及跨境营销事业部审核；（二）权限审批：设计部在2个工作日内完成使用申请审核，审核通过后系统自动开放素材使用权限；重大素材使用申请需报管理层审批；（三）规范使用：使用部门需严格按照审核通过的使用场景及范围使用素材，严禁擅自修改、篡改素材内容；跨境素材使用需确保符合目标市场的合规要求，不得跨市场滥用；（四）分发管控：素材的对外分发（如提供给客户、合作方）需经设计部及法务部审核，签订素材使用授权协议，明确使用权限、使用期限及违约责任；分发过程需全程留痕，建立《营销素材对外分发台账》。第二十一条更新与销毁阶段管控：（一）素材更新：当市场环境变化、品牌战略调整或素材出现合规风险时，设计部牵头组织素材更新工作，更新后的素材按原审核流程审批后，替换素材库中的旧版本，并标注更新时间及更新原因；（二）素材淘汰：对过时、失效或不符合品牌规范的素材，设计部提出淘汰建议，经相关部门确认后，在素材库中标注“淘汰”字样，限制使用权限；淘汰素材需保留归档记录，存档期限不少于3年；（三）素材销毁：对涉及敏感信息、核心创意且无保留价值的淘汰素材，设计部组织销毁工作，电子素材由IT部通过专业技术手段彻底删除，纸质素材进行粉碎销毁；销毁过程需有2人及以上监督，形成《营销素材销毁记录表》，相关人员签字确认后归档。第五章安全保密与合规管理第二十二条安全管控：（一）素材库系统安全：IT部定期对素材库系统进行安全检测与漏洞扫描，安装必要的安全防护软件，设置访问密码及身份验证机制，防范系统被入侵、素材被窃取；（二）素材访问安全：用户需妥善保管素材库访问账号及密码，严禁转借他人或泄露；账号密码每90天需更换一次，发现账号异常登录需立即修改密码并向IT部报告；（三）素材传输安全：营销素材的内部传输需通过公司指定的安全渠道，对外传输需采取加密措施；跨境素材传输需符合境内外数据跨境传输相关法律法规要求。第二十三条保密管理：（一）相关部门及人员需严格保守营销素材中的核心创意、未公开素材及客户相关敏感信息，严禁向无关人员泄露；（二）涉及核心品牌素材、重大项目未公开素材的人员，需签订《营销素材保密承诺书》；离职人员需办理素材相关保密交接手续，承诺离职后仍遵守保密规定；（三）素材库访问日志、素材使用记录、对外分发记录等需完整留存，留存期限不少于3年，支撑保密追溯。第二十四条合规管理：（一）设计部、法务部建立常态化合规核查机制，定期对营销素材库中的素材进行合规性排查，及时发现并整改合规风险；（二）跨境营销事业部需配合法务部梳理海外各目标市场的营销素材相关法规要求，形成《跨境营销素材合规指引》，为素材创作与使用提供依据；（三）任何部门及个人不得使用违规素材开展营销活动，若发现素材存在合规风险，需立即停止使用并向设计部及法务部报告。第六章监督考核第二十五条监督检查：审计部每半年开展一次营销素材管控专项监督检查，设计部每月开展一次素材管理流程自查，重点核查以下内容：（一）制度落实情况：各部门及员工是否严格遵守本制度及素材创作、使用规范；（二）流程管控情况：营销素材全流程管理是否规范有序，各环节审核、审批手续是否完整；（三）安全合规情况：营销素材安全保密措施是否落实到位，有无信息泄露风险；素材创作与使用是否符合境内外合规要求；（四）素材库管理情况：素材分类归档是否规范，版本管理是否清晰，权限配置是否合理；（五）成本管控情况：营销素材创作项目预算使用是否合规，成本控制是否有效。第二十六条考核评价：公司将营销素材管控工作成效纳入各相关部门及人员的绩效考核体系，核心考核指标包括：（一）素材审核通过率：营销素材创作的内部审核通过率及合规审核通过率；（二）素材复用率：通用营销素材的重复使用比例，考核素材创作的高效性；（三）合规管控成效：营销素材使用过程中有无重大合规风险或安全事故发生；（四）素材库管理质量：素材分类归档的规范性、版本管理的清晰度及素材信息的完整性；（五）需求响应效率：设计部对素材创作需求的响应及时性及交付完成率。考核结果与部门绩效奖金、员工评优评先直接挂钩。第二十七条