2026年跨境营销策划公司邮箱使用管理制度

2026年跨境营销策划公司邮箱使用管理制度第一章总则第一条为规范公司邮箱使用管理工作，保障邮箱通信安全、高效、合规，保护公司商业秘密、客户信息及核心业务数据，维护公司品牌形象与合法权益，依据《中华人民共和国网络安全法》《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国个人信息保护法》等相关法律法规及公司信息安全管理相关制度，结合公司跨境营销业务经营实际，制定本制度。第二条本制度所称公司邮箱，是指公司统一配置、用于开展经营管理活动的企业级电子邮件系统，包括境内外业务沟通邮箱、部门专用邮箱、公共职能邮箱及员工个人工作邮箱。第三条本制度适用于公司各业务部门、项目组及全体员工的邮箱账号申请、开通、使用、维护、注销等全流程管理工作，涵盖境内外客户对接、业务洽谈、项目协作、公文传输等所有邮箱使用场景。第四条邮箱使用管理遵循“统一管控、权责明晰、安全保密、规范高效、合规合法”的原则，确保邮箱资源合理利用，防范信息泄露、网络攻击、垃圾邮件等安全风险，保障跨境业务沟通的顺畅与安全。第五条本制度明确了邮箱使用管理各环节的职责分工、账号管理规范、使用标准、安全保密要求、监督管理等核心内容，是公司开展邮箱使用管理工作的统一规范，为跨境业务邮件通信提供制度支撑。第二章职责分工第六条行政部是邮箱使用管理的统筹责任部门，主要职责包括：制定邮箱使用管理具体操作规范；负责邮箱账号的统一申请、开通、变更、注销等审批工作；建立健全邮箱账号管理台账，记录账号流转及使用情况；监督邮箱使用规范的执行情况，排查使用过程中的违规行为；协调处理邮箱使用过程中的日常问题；组织开展邮箱使用安全培训工作。第七条IT部是邮箱系统的技术支撑部门，主要职责包括：负责邮箱系统的搭建、部署、维护及升级工作，保障系统稳定运行；负责邮箱账号的技术开通、权限配置、密码重置等技术操作；负责邮箱系统的安全防护，防范网络攻击、病毒入侵、垃圾邮件侵扰等风险；负责邮箱数据的备份、恢复工作，确保邮件数据安全可追溯；为员工邮箱使用提供技术支持与咨询服务。第八条各业务部门负责人为所在部门邮箱使用管理第一责任人，主要职责包括：审批本部门员工的邮箱账号申请及权限变更需求；监督本部门员工规范使用邮箱，确保邮件通信符合业务需求及公司规定；督促本部门员工做好邮箱安全防护，防范信息泄露风险；配合行政部、IT部开展邮箱使用核查及问题整改工作。第九条邮箱使用人是邮箱账号管理的直接责任人，主要职责包括：按规定申请、使用邮箱账号，对个人邮箱账号的安全性负责；遵守邮箱使用规范及安全保密要求，确保邮件内容真实、合规；及时清理垃圾邮件、可疑邮件，防范账号被盗用风险；业务变动或离职时，按规定办理邮箱账号交接或注销手续；配合行政部、IT部开展邮箱系统维护及安全核查工作。第十条法务部负责邮箱使用的法律风险防控，主要职责包括：审核邮箱使用相关制度的合规性；为邮箱使用过程中涉及的信息保密、数据合规、跨境信息传输等提供法律咨询支持；协助处理因邮箱使用不当引发的法律纠纷或合规风险。第三章邮箱账号管理规范第十一条邮箱账号申请实行“按需申请、审批开通”制度。员工因工作需要使用公司邮箱的，需填写《邮箱账号申请表》，详细注明申请人姓名、所属部门、岗位、申请事由、所需邮箱类型及权限，经部门负责人签字确认后，提交行政部审核，审核通过后由IT部办理账号开通手续。第十二条邮箱账号命名实行统一标准，个人工作邮箱采用“姓名首字母+姓氏全拼@公司域名”的格式，部门专用邮箱采用“部门名称缩写@公司域名”的格式，公共职能邮箱采用“职能名称@公司域名”的格式，确保账号标识清晰、易于识别。第十三条邮箱密码管理遵循“强密码设置、定期更换”原则：初始密码由IT部统一配置并告知申请人，申请人首次登录后需立即修改初始密码；密码需设置为8位及以上包含大小写字母、数字、特殊符号的组合密码，严禁使用简单密码或与个人信息相关的密码；密码更换周期不超过90天，员工需按时更换密码并妥善保管，严禁向他人泄露。第十四条邮箱账号权限实行“最小必要”原则，IT部根据员工岗位职责及业务需求配置相应的邮箱权限，严禁超权限配置。员工因岗位变动需要调整邮箱权限的，需重新提交《邮箱账号权限变更申请表》，经部门负责人、行政部审核后，由IT部办理权限调整手续。第十五条员工离职、调岗或项目结束后，需及时办理邮箱账号交接或注销手续：离职员工需在办理离职手续时，将个人邮箱中的业务邮件整理归档，提交至所在部门指定人员，经部门负责人确认后，由行政部审批办理账号注销手续；调岗员工若无需继续使用原岗位邮箱权限，需提交权限变更申请，由IT部调整权限；项目专用邮箱在项目结束后，由项目负责人组织整理邮件资料归档，提交行政部办理账号注销或封存手续。第十六条邮箱账号注销或封存后，IT部需保留邮件数据备份不少于2年，以备后续核查；封存的账号如需重新启用，需由相关部门提交申请，经行政部审核后，由IT部办理启用手续。第四章邮箱使用规范第十七条邮箱仅限用于公司经营管理相关活动，包括境内外客户沟通、业务洽谈、项目协作、公文传递、信息通报等，严禁用于以下用途：发送与工作无关的私人邮件、垃圾邮件、广告邮件；传播违法违规、低俗色情、暴力恐怖、谣言诽谤等不良信息；发送涉及国家秘密、公司商业秘密、客户隐私的敏感信息（按规定流程传输的除外）；从事任何违反法律法规、公司制度及损害公司利益的活动。第十八条邮件发送规范：（一）发送邮件需主题明确、内容简洁、表述准确，清晰注明邮件核心事项，便于收件人快速了解邮件内容；（二）严格核实收件人、抄送人的准确性，避免错发、误发邮件；涉及跨境业务的邮件，需确认收件人邮箱地址的正确性，必要时通过其他渠道核实；（三）发送附件需确保附件内容与邮件主题相关，附件名称规范统一，避免发送超大附件（单个附件大小不超过20MB，超大文件建议通过公司指定云盘传输）；（四）发送涉及公司商业秘密、客户信息、跨境业务核心数据等敏感内容的邮件，需对邮件内容及附件进行加密处理，同时严格控制收件人范围，严禁向无关人员发送；（五）对外发送邮件需遵守公司品牌形象管理要求，邮件签名需统一格式，包含姓名、所属部门、岗位、联系电话、公司名称等信息，跨境业务邮件签名可增加英文信息。第十九条邮件接收与处理规范：（一）员工需定期查看个人邮箱，确保及时接收并处理工作邮件，境内业务邮件原则上24小时内响应，跨境业务邮件原则上48小时内响应，紧急邮件需立即处理；（二）收到可疑邮件（如陌生发件人、内容诡异、附件来源不明的邮件）时，严禁点击邮件中的链接或打开附件，需及时删除可疑邮件，并向IT部报告；（三）收到错发邮件时，需及时告知发件人，不得擅自查看、传播邮件内容，涉及敏感信息的，需立即删除并向行政部报备；（四）重要业务邮件需及时整理归档，分类保存，便于后续查阅，归档邮件需标注清晰的关键词，确保检索便捷。第二十条跨境邮件使用特殊规范：（一）发送跨境业务邮件需遵守境内外相关法律法规及数据跨境传输规定，不得发送违反目的地国家或地区法律规定的内容；（二）涉及跨境营销方案、客户合同、结算数据等核心业务信息的邮件，需采用加密传输方式，必要时签订跨境信息传输保密协议；（三）接收境外客户邮件时，需注意甄别邮件真伪，防范境外网络诈骗、钓鱼邮件等风险，涉及资金往来、合同变更等重要事项的，需通过多渠道核实确认。第五章安全保密要求第二十一条员工需严格遵守信息保密规定，严禁泄露个人邮箱账号及密码，严禁转借他人使用；若发现账号密码可能泄露或账号存在异常登录情况，需立即修改密码，并向IT部报告。第二十二条IT部需建立邮箱系统安全防护机制，定期更新杀毒软件、防火墙等安全设备，防范网络攻击、病毒入侵、垃圾邮件等风险；定期对邮箱系统进行安全检测，及时修复安全漏洞。第二十三条公司邮箱系统日志及邮件数据属于公司核心信息资产，IT部需妥善保管，日志保存期限不少于1年；未经公司管理层批准，任何部门或个人不得擅自查阅、复制、传播邮箱日志及邮件数据。第二十四条发生邮箱信息泄露、账号被盗用、邮件数据丢失等安全事件时，相关员工需立即采取应急措施（如修改密码、暂停使用账号），并向行政部、IT部报告；IT部需及时开展事件核查，采取技术手段控制风险，避免损失扩大；行政部需组织排查事件原因，追究相关责任人责任，并完善防范措施。第二十五条严禁利用邮箱系统从事任何危害网络安全的行为，包括但不限于：植入病毒、木马等恶意程序；攻击公司或外部邮箱系统；发送大量垃圾邮件干扰系统正常运行；窃取公司或他人信息数据。第六章监督管理与责任追究第二十六条日常监督：行政部联合IT部每月对邮箱使用情况进行抽查，重点核查账号使用合规性、密码更换情况、邮件发送规范性、安全防护措施落实情况等，对发现的问题及时通知相关部门及人员整改，形成抽查记录备案。第二十七条定期检查：行政部每季度组织一次邮箱使用管理专项检查，全面排查邮箱账号管理、使用规范、安全保密等方面存在的问题，形成专项检查报告，报公司管理层备案；对检查中发现的共性问题，及时完善制度或开展专项培训。第二十八条对违反本制度规定，存在以下行为之一的，公司将根据情节轻重对相关责任人进行批评教育、绩效扣分、岗位调整等处理；造成公司经济损失、品牌损害或违规风险的，依法依规追究相应赔偿责任；涉嫌违法犯罪的，移交司法机关处理：（一）未经审批擅自申请、使用或转借邮箱账号的；（二）未按规定设置、更换邮箱密码，或泄露账号密码导致账号被盗用的；（三）利用邮箱发送违法违规、低俗不良信息或与工作无关的垃圾邮件、广告邮件的；（四）违规发送、传播公司商业秘密、客户隐私、跨境业务核心数据等敏感信息的；（五）错发、误发敏感信息邮件未及时采取补救措施，或擅自查看、传播错发邮件内容的；（六）收到可疑邮件未及时删除并报告，