企业合同签订归档规范化手册

企业合同签订归档规范化手册一、手册适用范围与核心价值本手册适用于企业内部各类经济合同的签订、审核、归档全流程管理，涵盖采购合同、销售合同、服务合同、劳动合同、保密协议等所有具有法律约束力的书面协议。通过规范合同签订与归档操作，保证合同内容合法合规、流程可追溯、档案管理有序，有效防范企业经营风险，保障企业合法权益，同时为后续合同履约、审计查询、纠纷处理提供可靠依据。二、合同签订归档全流程操作指南（一）合同起草：明确核心要素，规范文本格式操作目标：保证合同内容完整、条款清晰，符合企业利益与法律法规要求。步骤说明：确定合同主体与类型明确合同签订双方（甲方：企业全称；乙方：合作方全称、统一社会信用代码、法定代表人等基础信息），确认合同类型（如采购、销售等），选择对应的标准合同模板（无模板时需参考行业通用模板）。填写合同核心条款标的条款：清晰描述合同标的（货物名称/服务内容、规格型号、技术参数等），避免模糊表述（如“相关产品”需明确具体型号）。数量与质量条款：约定标的数量（单位、计量标准）、质量标准（国家标准/行业标准/企业标准，或明确验收方法）。价款与支付条款：明确合同总金额、币种、单价（如适用），支付方式（转账/承兑等）、支付节点（如“验收合格后30日内”）、收款账户信息（企业全称、开户行、账号）。履行期限与地点：约定合同履行起止时间、交货/服务地点（如“甲方办公地址”）。违约责任：明确双方违约情形及对应的违约金计算方式（如“逾期付款按应付金额0.05%/日支付违约金”），上限不超过合同总额的30%。争议解决方式：优先约定“向企业所在地有管辖权的人民法院提起诉讼”，避免选择仲裁机构（除非必要）。其他约定：包括合同生效条件（如“双方法定代表人或授权代表签字并盖章后生效”）、份数（如“一式肆份，甲乙双方各执贰份”）。附件整理合同如有附件（如技术参数表、验收标准、双方资质文件等），需在中注明“附件为合同组成部分，与本合同具有同等法律效力”，并保证附件内容与一致。内部初审起草人完成合同文本后，需进行自查，保证无错别字、条款无歧义、关键信息（如金额、日期）准确无误，然后提交部门负责人初审。（二）合同审核：多维度把关，控制法律与财务风险操作目标：通过专业审核，保证合同合法合规，规避履约风险。步骤说明：业务部门审核部门负责人某某重点审核：合同内容是否符合业务需求、标的数量/质量是否满足实际工作要求、对方履约能力（如合作方业绩、资质证明是否齐全）、付款节点与业务进度匹配性。法务部门审核法务专员某某重点审核：合同主体是否具备签约资格（如企业营业执照、法定代表人证件号码明）、条款是否违反法律法规（如《民法典》《招标投标法》等）、违约责任是否明确且公平、争议解决方式是否有效、知识产权条款（如适用）是否归属清晰。财务部门审核财务经理某某重点审核：合同金额是否符合预算审批流程、付款方式与资金管理规范是否一致、收款账户信息是否准确、税务处理方式（如发票类型、税率）是否合规。管理层审批根据合同金额及重要性，提交对应层级管理层审批（如：10万元以下由部门总监审批；10万-50万元由分管副总审批；50万元以上由总经理审批）。审批人需确认合同整体风险可控，符合企业战略利益。审核反馈：审核环节需在2个工作日内完成，如有修改意见，需明确标注修改原因并反馈给起草人，起草人根据意见调整后重新提交审核，直至通过。（三）合同签订：规范签署流程，保证法律效力操作目标：完成合同签署，使合同正式具备法律约束力。步骤说明：准备签署文件审核通过的合同文本（正本一式X份，按需准备）、法定代表人证件号码明书（如需授权代表签署，需提供授权委托书，明确授权范围）、双方营业执照复印件（加盖公章）、合同附件（如有）。签署方式确认纸质合同：双方签字并加盖公章（合同专用章或行政公章，保证印章清晰、不模糊），骑缝章（多页合同需加盖骑缝章，防止抽页）；电子合同：通过企业指定的第三方电子签约平台（如e签宝、法大大）签署，保证签署人身份真实、电子签名有效，平台的合同存档文件需包含时间戳及签署凭证。签署时间与顺序纸质合同需双方同时签署或按约定顺序签署（如“甲方先盖章，乙方后盖章”），签署日期需一致；电子合同以平台记录的签署时间为准。合同分发与留存签署完成后，企业留存合同正本至少1份（按归档要求分配），对方提供的合同正本由档案管理员统一领取后分发至业务部门（如需），同时做好签收记录。（四）合同归档：分类整理，保证档案完整可查操作目标：实现合同档案标准化管理，便于后续查询与利用。步骤说明：归档材料收集合同归档需包含以下材料（按顺序排列）：（1）合同正本（原件，如为纸质合同需每页加盖“合同专用章”或“与原件核对无异”章）；（2）合同审批表（含各环节审核意见、审批签字）；（3）对方营业执照复印件、法定代表人证件号码明书或授权委托书；（4）合同附件（如技术参数表、验收报告、招投标文件等）；（5）合同签订相关凭证（如对方收据、付款凭证复印件）。分类与编号分类：按合同类型分为“采购合同”“销售合同”“服务合同”“劳动合同”“其他合同”五大类，每类下按年份-月份排序（如“2024-采购-01”）。编号规则：合同编号=年份（4位）+合同类型代码（2位，采购“CG”、销售“XS”、服务“FW”、劳动“LD”、其他“QT”）+月份（2位）+顺序号（3位，如“001”），示例：“2024-CG-05-001”。登记与装订档案管理员某某使用《合同归档登记表》（见模板三）进行登记，填写归档编号、合同名称、签订日期、合同金额、对方单位、归档部门、档案柜号、页数、归档人、归档日期等信息；使用档案专用夹或文件夹装订，多页合同需用装订针固定，避免使用金属夹（防止锈蚀），封面标注“合同归档档案”及合同名称、编号。入库与存储装订后的档案按编号顺序存入指定档案柜，档案柜外贴标签标注合同类型及年份范围；电子合同需同步至企业档案管理系统，与纸质档案建立关联，保证线上线下一致。（五）合同借阅与利用：规范流程，保障档案安全操作目标：在保证档案安全的前提下，满足业务查询、审计等需求。步骤说明：借阅申请因工作需要借阅合同档案的，需填写《合同借阅申请表》（见模板四），注明借阅人姓名、部门、借阅合同名称/编号、借阅原因、借阅期限（最长不超过7个工作日）、归还日期。审批流程借阅人所在部门负责人审批→档案管理员审核→如涉及涉密合同（如重大商业秘密合同），需报分管副总审批。借阅与归还审批通过后，档案管理员核对借阅人身份，登记档案借阅信息，将档案交借阅人（涉密档案需当面签收）；借阅人需在借阅期限内归还，归还时档案管理员检查档案完整性（无涂改、无缺页、无损坏），确认无误后注销借阅记录。禁止行为借阅人不得擅自复制、涂改、外借、拆散合同档案，不得将档案带出指定办公区域（如需携带外出，需经总经理审批并办理特殊借阅手续）。（六）合同到期与销毁：合规清理，规避留存风险操作目标：对无保存价值的合同按规定销毁，避免档案堆积与信息泄露。步骤说明：到期鉴定档案管理员每年年底对到期合同进行鉴定，区分“继续保存”和“予以销毁”两类：继续保存：涉及未履行完毕的合同、存在潜在纠纷的合同、法律法规要求长期保存的合同（如劳动合同保存期限为劳动关系终止后15年）；予以销毁：已履行完毕、无纠纷、保存期限已到（一般合同保存期限为10年）的合同。销毁审批对拟销毁合同，档案管理员编制《合同销毁清单》（包含合同编号、名称、签订日期、销毁原因、页数等信息），提交部门负责人审核→分管副总审批→总经理批准。销毁执行与记录批准后，由档案管理员会同监销人（如审计部人员某某）共同销毁，销毁过程需拍照或录像留存；销毁完成后，监销人在《合同销毁清单》上签字确认，档案管理员将清单归档保存，销毁记录永久保存。三、标准化表单模板模板一：合同审批表合同名称合同编号签订日期年月日甲方（企业）（全称、统一社会信用代码）乙方（合作方）（全称、统一社会信用代码）合同金额人民币万元合同类型□采购□销售□服务□劳动□其他起草部门起草人审核环节审核意见审核人日期业务部门意见□同意□需修改（修改意见：________________________）*某某年月日法务部门意见□同意□需修改（修改意见：________________________）*某某年月日财务部门意见□同意□需修改（修改意见：________________________）*某某年月日管理层审批□部门总监审批：________________________□分管副总审批：________________________□总经理审批：________________________*某某年月日备注||||模板二：合同归档登记表归档编号合同名称签订日期合同金额（万元）对方单位合同类型归档部门档案柜号页数归档人归档日期借阅记录（编号/日期/借阅人）模板三：合同借阅申请表借阅人姓名部门借阅日期归还日期合同名称/编号借阅原因借阅期限审批人审批日期档案管理员签字借阅人签字监销人签字（如涉密）模板四：合同销毁清单销毁日期监销人销毁方式（如碎纸机销毁/焚烧）序号合同编号合同名称签订日期销毁原因页数备注12审批人签字档案管理员签字监销人签字四、关键风险控制与合规要点（一）合同条款合规性合同内容不得违反法律、行政法规的强制性规定（如“不得约定利息预先在本金中扣除”等高利贷条款）；格式条款（如企业单方制定的合同模板）需显著提示对方注意免除或限制企业责任的条款，避免被认定为无效条款；涉及外汇、进出口、招投标等特殊业务的合同，需遵守相关行业法规（如《对外贸易法》《招标投标法实施条例》）。（二）信息准确性保障合同当事人信息（名称、统一社会信用代码、地址等）需与营业执照一致，避免因名称错误导致合同主体不适格；金额、日期、数量等关键信息需反复核对，手写修改处需双方签字盖章确认，严禁涂改（电子合同可通过平台修改功能并留痕）。（三）档案安全管理涉密合同（如涉及核心技术、商业秘密的合同）需单独存放，加密存储电子档案，借阅需经分管副总以上级别审批；纸质档案存储环境需防潮、防火、防虫、防鼠，定期检查档案柜安全；电子档案需定期备份（如每月1次），防止数据丢失。（四）履约跟踪与归档衔接业务部门需在合同签订后同步建立《合同履约跟踪表》，记录履行进度（如交货时间、验收情况、付款节点），履约完成后相关凭证（