湖南联听信息科技有限公司财务支出审批制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1湖南联听信息科技有限公司简介......................................1

2湖南联听信息科技有限公司财务支出审批制度现状......................1

2.1财务支出审批的相关规定......................................1

2.2采购支出审批流程............................................2

2.3员工工资及福利费支出审批流程................................2

2.4日常经营活动支出审批流程....................................3

3湖南联听信息科技有限公司财务支出审批制度存在的问题................3

3.1日常经营活动支出审批制度不合理..............................3

3.2采购支出审批流程不完善......................................3

3.3财务审批人员审批职责不明确..................................4

4湖南联听信息科技有限公司财务支出审批制度优化设计..................4

4.1日常经营活动支出审批优化设计................................4

4.2采购支出审批流程设计........................................6

4.3财务审批人员审批职责优化设计................................8

5优化设计总结......................................................9

参考资料...........................................................11

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湖南联听信息科技有限公司财务支出审批制度优化

设计

1湖南联听信息科技有限公司简介

湖南联听信息科技有限公司成立于2018年05月25日，注册地位于湖南省

常德市武陵区东江街道新安社区常德大道623号(移动互联网产业园B02栋210

房)，法定代表人为黄妮。经营范围包括一般项目：软件开发；工程技术服务(规

划管理、勘察、设计、监理除外)；安全技术防范系统设计施工服务；计算机系

统服务；通讯设备销售；电子产品销售；办公用品销售；五金产品批发；家用电

器销售；家具销售；家具安装和维修服务；安防设备销售；人工智能行业应用系

统集成服务；信息系统集成服务；信息技术咨询服务；信息系统运行维护服务；

互联网设备销售；互联网销售(除销售需要许可的商品)；广告设计、代理；广告

发布；广告制作；计算机软硬件及辅助设备批发；金属材料销售；电线、电缆经

营；建筑材料销售；电气设备修理；电气设备销售；通用设备修理；专用设备修

理(除依法须经批准的项目外，凭营业执照依法自主开展经营活动)。

组织结构图如下：

图1-1联听公司组织结构图

2湖南联听信息科技有限公司财务支出审批制度现状

湖南联听信息科技有限公司作为从事软件技术研发、设计、销售、批发及维

护服务业为主的企业。其财务支出包括采购支出、员工工资及福利费支出及日常

经营活动支出如招待费、办公费、差旅费、会议费、广告促销费等。

2.1财务支出审批的相关规定

第一，财务主管为单位财务支出的审核人，负责对本单位业务范围内所有财

务支出行使财务审核权。

第二，审核人需对每笔财务支出的真实性、合理性、合规性进行审核，把握

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好各项支出的标准，对于不符合规定财务支出有权不予审核；符合规定的财务支

出由出纳批付，凡未经财务主管审核的各项支出，出纳不得擅自批付。

第三，财务支出审批人可根据需要在其审批权限范围内，对正常的开支费用

以书面形式适当授权给下级审批。

第四，日常经营费用支出低于8000元以下的直接由财务负责人审批，根据

审批后的付款单据进行付款；8000元以上的则还需总经理审批，根据审批后的

付款单据进行付款。

2.2采购支出审批流程

图2-1采购审批流程图

2.3员工工资及福利费支出审批流程

图2-2员工工资及福利审批流程图

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2.4日常经营活动支出审批流程

表2-1日常费用审批

流程步骤执行人事项

步骤一员工填写申请单，整理发票

步骤二部门负责人审核业务的合法性和真

实性

步骤三财务部审核原始凭证、报销权限

和程序的合规性

步骤四总经理审批

图2-3日常经营活动支出审批流程图

3湖南联听信息科技有限公司财务支出审批制度存在的问题

3.1日常经营活动支出审批制度不合理

目前，湖南联听信息科技有限公司公司日常经营支出审批制度不够合理，只

有简单的费用支出审批流程，象征性的检查一下就通过了审批流程。制度缺乏完

整的审批流程及监督体系，对日常支出的金额、适用范围控制不足，对其费用支

出的合法性、真实性、合理性都无法保障可能会出现报销费用总额过大，增加日

常经营成本，还会导致贪污腐败，缺乏约束力。

3.2采购支出审批流程不完善

湖南联听科技有限公司主要批发销售计算机硬件设备及电子产品等产品,其

采购种类多、金额大，一般是由市场部部门提出申请，采购部门结合公司的库存

情况做出采购计划，最后由总经理审批。此过程中缺少财务部门的参与，有时候

采购部门临时要求付大额采购款，财务部没法在短时期内筹措其所需要的资金，

供应商延时发货，生产线停滞。

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3.3财务审批人员审批职责不明确

湖南联听信息科技有限公司财务支出人员审批虽设置了分级审批权限，报销

人需要根据实际情况和标准填写费用报销单，若费用超出规定标准，应事先报请

总经理同意，部门负责人审核其真实性、合理性，若费用超出规定标准，部门负

责人应作备注注明，财务总监审核其规范性和合法性，总经理最后进行综合审批。

但是并没有针对不同申请项目对审批人员的审批权限进行细分和具体化，审批流

程仅仅是从低级到高级审批，没有针对具体的审批内容对审批人员的审批职责进

行规定。如财务支出审批，部门经理仅仅只知道对借支的时间和事由进行审批，

但并未对借款事由的真实性以及金额的合理性进行审批，导致财务借支存在虚假

借支，增加了公司的日常费用支出。

4湖南联听信息科技有限公司财务支出审批制度优化设计

4.1日常经营活动支出审批优化设计

第一，加强事前预算控制；

公司对于生产经营中的日常费用可在年初设置预算，并将其分解至每个部

门，甚至分解至每个月，以提高预算执行的效率。

表4-1月度日常费用预算分解明细表

费用项目/生产办公室人事部采购部销售部财务部合计

元车间

招待费

办公费

差旅费

会议费

修理费

广告促销费

小计

图4-1日常费用年度审批图

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第二，费用事中控制；

对于经办人在费用开支之前，必须填写“用款申请单”进行请示，对于预算

内的日常费用开支，由部门负责人审核、财务主管审批；对于由于特殊原因超预

算的部分，由经办部门提出申请，财务部经理审核后，经总经理审批后方可开支。

表4-2预算外费用申请表

申请部门：

申请项目：申请金额：

申请事由：

年月日

申请人：申请部门负责人：

财务部经理：

年月日

总经理：

年月日

第三，日常经营活动报销审批；

对于预算内的费用应该采用分级、分权审批，明确各岗位的审批权限，简化

审批流程，以此提高公司运营效率。如业务招待费在预算内1000元以下的经办

人填写付款审批单，其主管部门经理、财务部主管审批；1000-8000元由其主管

部门经理、财务部主管审核，财务部经理审批；8000元以上的费用由总经理审

批；基本工资由财务部经理审批，奖金则由总经理审批。将日常费用按照金额的

大小设置审核、审批人员，以便公司管理层监控大额费用的支出，以提高管理层

的工作效率，降低审批过程中出现问题的可能性。日常费用审批权限如下表4-3

所示。

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表4-3日常费用审批流程表

项目审批人

审批权限

经办部门经理财务部主管财务部经总经理

日常理

费用1000元以下○○

1000-8000元○○○

8000元以上○○○○

图4-2预算内日常经营活动费用支出表

4.2采购支出审批流程设计

为了避免采购后产品和修理材料的积压或短缺，建议分为三阶段进行控制，

并按照采购金额的大小购置不同级别的审核人员。

第一，事前加强采购计划审批。

由销售部门和市场部门根据本季度销售、市场情况，采购部门根据本季度销

售、市场情况及盘存库存情况，制定采购计划，采购经理、销售经理和市场复核

采购计划。根据公司的具体情况优化后的支出费用报销支付流程图如下：

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图4-3采购计划审批流程图

第二，事中加强合同审批。

采购部门根据经审批的采购计划来择优选择供应商，如可建立原材料供应商

资料库，从资料库中择优选择供应商；对于一些受欢迎的产品，可与供应商签订

长期供应合同；一次性采购金额高于50万元的可采取公开招标方式选择供应商;

采购部门拟定合同后,部门负责人审核其数量、型号、价格、金额等合同约定事

项；销售部门负责人审核其数量、型号、供货的时间等合同约定是否能满足销售

的需要；财务部经理审核合同中的付款条件约定是否合理；总经理审批、签字。

图4-4采购合同审批流程设计图

第三，加强事后付款审批。

支付的款项不超过30万元时，由采购部提出申请(附合同、验收单、申请表、

发票等)，财务部主管审批；付款金额介于30-100万元时，由财务部经理审批；

支付金额高于100万元时，由总经理审批。

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图4-5采购付款流程图

4.3财务审批人员审批职责优化设计

财务支出审批人员，在手续审批时应严格按照各负其责、层层把关的原则。

湖南联听信息科技有限公司公司涉及到的财务支出审批项目包括借支审批、日常

费用报销审批、员工工资及福利费审批和物资采购审批，部门负责人审核报销凭

证的真实性、合理性；财务部门审核报销凭证的规范性(字迹是否清晰、规范、

大小写是否一致、是否有涂改现象、签字是否齐全）、合理性(是否超标、后面

原始凭证是否手续齐全、数量、单价、金额是否一致）；总经理最后对报销凭证

进行综合审核批复。

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表4-4优化后的审批人员审批职责

审批项目审批人员职责

财务借支审批使用人:填写《借款申请单》，注明借款时间、事由。

财务借支部门负责人审批；借款事由的真实性和金额

合理性。

日常费用报销审批报销人:根据实际情况和标准填写费用报销单。若费

用支出超出规报销审批定标准，应事先报请总经理同

意。

部门负责人审批：真实性、合理性，若费用支出超出

规定标准，部门负责人应作备注说明。

财务部门审批：规范性、合法性。

总经理审批：根据公司经营实际对日常费用报销进行

批复。

报销人：根据实际情况按标准规范填写报销粘贴单，

原始凭证和实物入库单整齐地附于粘贴单后面。

员工工资及福利费审批核算人：人事部根据公司具体员工人数制定员工工资

表，表上明确显示了每个员工的工资组成情况（基本

工资、加班费、各种福利费，还有减去的五险一金，

实际发放工资金额）。

部门负责人审批：工资表所记载人数的真实性，金额

的合理性。

财务部门：审批其工资表的真实合理性。

总经理审批：总经理根据公司实际人数对员工工资表

进行审批。

采购审批报销人：根据实际情况按标准规范填写报销粘贴单，

原始凭证和实物资采购审批物入库单整齐地附于粘