文书档案归档制度

文书档案归档制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》等行业法律法规，结合集团母公司关于档案管理的指导意见及公司内部风险防控、业务流程规范化需求制定。旨在规范公司文书档案的形成、收集、整理、归档、保管、利用及销毁等全流程管理，防范档案管理风险，保障档案信息安全，提升档案管理效能。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖公司经营、管理、科研、基建、人事、行政等所有业务场景下形成的具有保存价值的文书档案，包括但不限于会议记录、合同文件、业务凭证、工作报告、审计报告、电子文件等。第三条本制度下列术语定义如下：（一）“文书档案专项管理”指公司通过制度规范、流程控制、技术保障等措施，实现文书档案全生命周期管理的系统性活动。（二）“档案管理风险”指因档案管理不善可能导致档案损毁、失密、泄密或利用不便的风险，如制度缺失、流程混乱、技术缺陷等。（三）“档案合规”指档案管理活动符合国家法律法规、行业准则及公司内部制度要求，确保档案完整性、安全性、可用性。第四条文书档案专项管理遵循以下原则：（一）全面覆盖原则：档案管理范围覆盖公司所有部门和业务环节，不留管理盲区。（二）责任到人原则：明确各级管理人员的档案管理职责，实现责任闭环。（三）风险导向原则：聚焦档案管理中的关键风险点，优先管控重大风险。（四）持续改进原则：定期评估档案管理效果，优化管理机制。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司文书档案专项管理负总责，统筹领导档案管理工作；分管领导为公司档案管理第一责任人，直接负责档案管理制度建设、资源调配及重大风险处置。第六条设立公司文书档案专项管理领导小组，由公司主要负责人任组长，分管领导任副组长，成员包括各部门负责人及档案管理专责人员。领导小组负责统筹协调档案管理工作，审批重大事项，监督考核各层级责任落实情况。第七条公司[综合管理部]（或指定牵头部门）为文书档案专项管理的牵头部门，职责包括：（一）制定和完善档案管理制度，组织制度宣贯与培训；（二）统筹开展档案风险评估，监督制度执行情况；（三）审核重大档案管理事项，指导业务部门规范归档行为；（四）定期汇总档案管理报告，向领导小组汇报工作。第八条各业务部门及下属单位为档案管理的专责部门，职责包括：（一）负责本领域档案业务合规性审核，优化归档流程；（二）组织开展档案风险排查，处置日常档案管理问题；（三）配合牵头部门开展档案培训，提升员工档案意识；（四）建立本领域档案目录清单，实行动态更新。第九条各业务部门及下属单位负责人为本单位档案管理的直接责任人，职责包括：（一）落实档案管理制度，确保档案形成规范；（二）审核本单位档案归档质量，监督档案保管环境；（三）协调解决档案管理中的疑难问题，及时上报重大事项；（四）组织本单位档案专项检查，持续改进管理效果。第十条基层执行岗位员工为档案管理的基本责任主体，职责包括：（一）按照制度要求形成、收集、移交档案，确保档案要素完整；（二）遵守档案保密规定，严禁擅自复制、传播涉密档案；（三）发现档案管理问题及时上报，协助完成档案处置工作；（四）签署岗位合规承诺书，明确个人档案管理责任。第三章专项管理重点内容与要求第十一条文书档案收集要求：业务操作合规标准：各部门应当根据档案管理目录清单，及时收集与业务活动直接相关的文件材料，确保收集范围覆盖决策、执行、监督等全流程。禁止性行为：严禁遗漏关键档案或虚构档案内容，严禁将涉密文件非必要扩散。重点防控点：加强电子文件收集的规范性，确保元数据完整、格式统一，防范数据丢失风险。第十二条文书档案整理要求：业务操作合规标准：按照“来源、时间、事由”原则进行分类，统一采用公司规定的档案编号规则，确保分类准确、排序合理。禁止性行为：严禁擅自修改档案内容，严禁将不同价值档案混装归档。重点防控点：加强电子文件归档的元数据管理，确保长期保存的技术可行性。第十三条文书档案鉴定要求：业务操作合规标准：建立档案价值鉴定制度，区分保管期限，明确鉴定流程，定期开展鉴定工作。禁止性行为：严禁未按规定程序销毁档案，严禁擅自延长保管期限。重点防控点：完善鉴定标准，防范因标准模糊导致档案过度保存或过早销毁。第十四条文书档案保管要求：业务操作合规标准：设置专用档案库房，符合防火、防潮、防虫、防尘、防光等要求，重要档案采取异地备份措施。禁止性行为：严禁在非档案库房存放档案，严禁擅自借阅涉密档案。重点防控点：加强库房定期巡检，防范因环境问题导致档案损毁。第十五条文书档案利用要求：业务操作合规标准：建立档案查阅审批制度，明确查阅范围、权限及流程，确保利用规范。禁止性行为：严禁擅自复印涉密档案，严禁将档案内容用于非公务活动。重点防控点：加强电子档案利用的权限控制，防范数据外泄风险。第十六条文书档案销毁要求：业务操作合规标准：严格履行销毁审批程序，采用合规销毁方式（如碎纸机粉碎），并做好销毁记录。禁止性行为：严禁将涉密档案遗失或随意丢弃。重点防控点：加强销毁过程的监督，确保销毁彻底。第十七条电子文件管理要求：业务操作合规标准：统一采用公司指定的电子文件管理系统，规范电子文件元数据采集，确保长期保存的技术兼容性。禁止性行为：严禁使用非合规软件编辑电子文件，严禁擅自删除重要电子文件。重点防控点：加强电子文件格式转换的标准化，防范因技术迭代导致数据不可读。第十八条档案信息安全要求：业务操作合规标准：建立档案信息安全责任制，明确涉密档案的定级标准及保护措施。禁止性行为：严禁将涉密档案存储在非安全设备中，严禁跨区域传输涉密电子文件。重点防控点：加强信息系统安全防护，防范黑客攻击导致档案泄露。第四章专项管理运行机制第十九条制度动态更新机制：公司[综合管理部]每年联合各业务部门评估制度有效性，根据国家法规变化、业务调整及风险变化，及时修订档案管理制度，确保制度适用性。修订后的制度经领导小组审批后发布，各部门同步执行。第二十条风险识别预警机制：公司每季度组织专项风险评估，由[综合管理部]牵头，各业务部门参与，对档案管理中的薄弱环节进行分级评估，发布预警通知，明确整改要求及时限。重大风险由领导小组直接督办。第二十一条合规审查机制：将档案管理合规审查嵌入业务流程，在采购合同签订、项目启动、年度审计等关键节点开展专项审查，实行“未经审查不得实施”原则。审查结果纳入部门绩效考核。第二十二条风险应对机制：一般风险由业务部门自行处置，重大风险由领导小组组织专项小组处置，明确应急流程、责任协同及上报要求。风险处置过程及结果纳入档案管理台账。第二十三条责任追究机制：对违反档案管理制度的情形，依据情节轻重分别采取批评教育、绩效扣减、纪律处分等措施，情节严重的移交司法机关处理。责任追究与绩效考核、评优评先联动实施。第二十四条评估改进机制：公司每年开展档案管理有效性评估，从制度完善度、风险控制力、资源保障力等维度进行综合评价，形成评估报告，明确优化方向。评估结果作为制度修订的重要依据。第五章专项管理保障措施第二十五条组织保障：公司主要负责人每年听取档案管理工作报告，分管领导每月检查制度执行情况，各部门负责人对本单位档案管理负直接责任，确保责任层层压实。第二十六条考核激励机制：将档案管理合规情况纳入部门年度考核指标，与绩效工资、评优评先挂钩；对档案管理先进部门和个人予以表彰奖励，对履职不力的予以通报批评。第二十七条培训宣传机制：分层级开展档案管理培训，管理层重点培训合规履职要求，一线员工重点培训操作规范，每年不少于2次集中培训，确保全员掌握制度要求。第二十八条信息化支撑：建设公司档案信息管理系统，实现档案电子化、流程自动化、风险实时监控，通过系统工具固化制度要求，提升管理效率。第二十九条文化建设：编制《公司档案管理手册》，发布合规承诺书，利用宣传栏、内部平台等载体营造全员合规氛围，将档案意识纳入新员工入职培训内容。第三十条报告制度：各部门每月报送档案管理情