某初级中学固定资产二维码标签化管理操作手册

某初级中学固定资产二维码标签化管理操作手册文件编号：XXCZ-GDZC-ERWM-2026制定部门：某初级中学总务处信息技术中心生效日期：2026年XX月XX日前言：为规范我校固定资产管理，实现资产全生命周期可追溯、可视化管控，提升资产管理效率，防范资产流失、闲置、损毁等问题，依托二维码技术构建“一物一码”管理体系，明确各部门职责、操作流程及规范要求，特制定本手册。本手册适用于全校各类固定资产的二维码标签制作、粘贴、信息录入、日常运维及核销等全流程管理工作，全体教职工需严格遵照执行。核心目标：通过二维码标签化管理，实现固定资产信息快速查询、状态实时更新、变动全程留痕，简化盘点流程、降低管理成本，确保资产账实相符、高效利用，为学校财务管理、资源调配提供精准数据支撑。一、术语定义1.固定资产：指学校拥有或控制的，使用年限超过1年，单位价值在规定标准以上（一般设备单位价值≥1000元，专用设备单位价值≥1500元），并在使用过程中保持原有物质形态的资产，包括教学设备、办公设备、仪器仪表、桌椅橱柜、电器设备、建筑设施等。单价未达标准但使用年限超过1年、批量购置具有一定价值的资产，也纳入固定资产管理范畴。2.一物一码：为每一项固定资产分配唯一的二维码标签，标签包含专属编码、资产核心信息及关联查询入口，实现资产与信息的一一对应。3.资产全生命周期：涵盖固定资产从采购入库、标签绑定、日常使用、维护保养、调拨转移、盘点清查至报废核销的完整流程。4.二维码管理系统：指学校用于固定资产信息录入、标签生成、数据统计、查询修改、权限分配的专用线上管理平台（含电脑端后台及移动端小程序）。二、组织机构及职责分工（一）总务处作为固定资产管理牵头部门，负责统筹二维码标签化管理工作，制定管理细则及操作规范；组织资产清查、标签制作与发放；审核资产调拨、报废等申请，更新系统信息；定期核对资产账实情况，协调处理管理过程中的各类问题；联合信息技术中心维护二维码管理系统正常运行。（二）信息技术中心负责二维码管理系统的技术支撑，包括系统搭建、功能优化、数据备份、权限配置及故障排查；指导各部门人员操作系统，协助生成二维码标签；保障系统数据安全，防止信息泄露、丢失或篡改；对接总务处完成资产信息与系统的同步更新。（三）各部门（含年级组、教研组、行政科室、教学班级）指定专人担任资产管理员，负责本部门管辖范围内固定资产的日常管理工作；配合总务处完成资产清查、标签粘贴与信息核对；及时上报资产变动（调拨、损坏、丢失等）情况，更新系统数据；参与资产盘点，确保本部门资产账实相符、标签完好；指导本部门人员正确使用带二维码标签的资产，严禁擅自撕毁、涂改标签。（四）资产使用人负责个人使用或管辖范围内固定资产的保管，爱护资产及二维码标签，发现标签损坏、脱落及时上报部门资产管理员；使用资产前可通过二维码查询资产信息，发现资产故障、异常及时反馈，配合开展维护保养工作。三、前期准备工作（一）系统搭建与权限配置1.信息技术中心搭建固定资产二维码管理系统，设置电脑端后台管理入口及移动端小程序，开发信息录入、标签生成、查询统计、审批流转、数据导出等功能模块。2.总务处联合信息技术中心，按部门及岗位分配系统操作权限：总务处管理员拥有最高权限，可进行全流程操作；各部门资产管理员拥有本部门资产信息查看、录入、上报权限；普通教职工仅拥有资产查询、故障上报权限。3.组织全体资产管理员开展系统操作培训，确保熟练掌握信息录入、标签生成、变动上报等操作流程，信息技术中心提供现场指导及技术支持。（二）资产清查与信息梳理1.总务处牵头，各部门配合，对全校现有固定资产进行全面清查盘点，摸清资产底数、现状及分布情况，重点核对资产名称、规格型号、采购日期、单价、数量、使用部门、使用人、存放地点、完好状态等信息。2.对清查过程中发现的账实不符、信息缺失、资产闲置、损坏等问题，逐一登记造册，明确整改责任及时限，完成资产信息补录与核对，确保基础信息准确完整。3.按统一标准对资产进行分类编码，编码规则为“部门代码-资产类别代码-流水号”（如“BG-01-0001”，代表办公室-办公设备-第1项资产），确保编码唯一、规范可追溯。（三）二维码标签制作1.信息技术中心根据梳理后的资产信息及编码，通过管理系统批量生成二维码标签，标签需包含资产编码、名称、二维码图案，可附加采购日期、使用部门等关键信息（避免泄露敏感数据）。2.标签材质选择防水、防刮、耐磨的不干胶材质，尺寸适配资产大小（常规尺寸为5cm×3cm，大型设备可选用8cm×5cm，小型仪器可选用3cm×2cm），确保在资产使用周期内不易损坏、脱落。3.总务处对生成的二维码标签进行核对、分类整理，按部门打包发放，同步做好标签发放登记，确保每一项资产对应唯一标签，无遗漏、无重复。四、核心操作流程（一）标签粘贴规范1.粘贴位置：选择资产表面平整、干燥、无遮挡、不易磨损且不影响资产使用及美观的位置，优先粘贴在资产正面或侧面醒目处。例如：办公电脑粘贴在主机侧面，打印机粘贴在机身正面，桌椅粘贴在桌腿、椅腿内侧，仪器设备粘贴在机身非操作区域，建筑设施粘贴在入口显眼位置。2.粘贴要求：粘贴前清洁资产表面，去除灰尘、油污，确保标签粘贴牢固；严禁将标签粘贴在资产可拆除部件上，避免部件更换导致标签丢失；同一类资产的标签粘贴位置保持统一，便于盘点查看。3.特殊处理：对易磨损、经常移动或户外使用的资产，粘贴标签后可覆盖透明保护膜，增强防护效果；对小型精密仪器，若无法直接粘贴标签，可将标签粘贴在资产专用存放盒上，同步在系统中注明对应关系。4.标签维护：各部门资产管理员定期检查标签完好情况，发现标签损坏、脱落、模糊不清的，及时上报总务处，申请重新制作并粘贴，同步更新系统记录。（二）资产信息录入与绑定1.各部门资产管理员登录二维码管理系统，按资产清查结果逐一录入资产信息，包括资产编码、名称、规格型号、采购日期、采购金额、供应商、使用部门、使用人、存放地点、资产类别、完好状态等，确保信息准确无误。2.信息录入完成后，通过系统将资产信息与对应二维码标签绑定，实现“扫码即可查询资产全量信息”；绑定后可预览标签信息，确认无误后完成提交，系统自动留存绑定记录。3.新采购固定资产入库时，总务处验收合格后，及时分配资产编码、生成二维码标签，由使用部门资产管理员完成信息录入与绑定，同步更新财务台账，实现“入库即标签化”。（三）日常管理操作1.信息查询：教职工可通过手机微信、支付宝等扫码工具，扫描资产二维码，快速查询资产名称、规格、使用部门、使用人、采购信息、维护记录等内容，无需登录系统即可查看基础信息。2.状态更新：资产使用人发现资产出现故障、损坏时，可通过扫码或登录系统提交故障上报申请，注明故障情况；部门资产管理员核实后，安排维修保养，维修完成后更新系统中的资产状态及维护记录，确保全程留痕。3.调拨转移：资产跨部门调拨时，调出部门资产管理员提交调拨申请，注明调拨资产名称、编码、调入部门、调拨原因，经总务处审核通过后，更新系统中资产的使用部门、使用人及存放地点，通知调入部门资产管理员确认接收，完成调拨流程。4.闲置管理：对暂时闲置的资产，部门资产管理员在系统中标记“闲置”状态，注明闲置原因及存放地点，总务处定期梳理闲置资产，统筹调配至有需求的部门，提高资产利用率。（四）盘点清查流程1.定期盘点：总务处每学期组织一次全面资产盘点，每季度开展专项抽查，通过二维码管理系统生成盘点清单，下发至各部门。2.实地盘点：各部门资产管理员通过移动端小程序扫码盘点，逐一核对资产实际情况与系统信息，确认资产是否存在、位置是否准确、状态是否完好，对盘盈、盘亏、损坏、闲置资产逐一登记。3.差异处理：盘点结束后，各部门提交盘点报告，总务处汇总盘点结果，对账实差异资产查明原因，提出处理意见（补录、核销、维修等），报学校审批后，更新系统信息及财务台账，确保账实相符。4.盘点归档：总务处将盘点报告、差异处理记录、盘点清单等资料整理归档，留存备查，作为资产后续管理及年度考核的依据。（五）报废核销流程1.申请报废：资产因使用年限到期、严重损坏无法维修、技术淘汰等原因需报废的，使用部门资产管理员提交报废申请，注明资产编码、名称、报废原因、现状，附资产损坏证明、维修记录等材料。2.审核鉴定：总务处组织技术人员对申请报废的资产进行鉴定，确认符合报废条件后，报学校领导审批，涉及大额资产报废的，按规定上报教育主管部门及财政部门审批。3.核销处理：审批通过后，总务处在二维码管理系统中标记资产为“报废”状态，注销资产编码，更新财务台账，对报废资产进行统一回收、处置（变卖、销毁等），做好处置记录，同步回收或销毁对应的二维码标签。五、系统操作规范1.账号管理：各部门资产管理员需妥善保管系统账号及密码，严禁转借他人使用，定期更换密码，防止信息泄露；离职、调岗时，需及时办理账号交接手续，由总务处注销或调整权限。2.信息录入：资产信息录入需真实、准确、完整，无错别字、无遗漏，录入完成后需反复核对，确保与资产实际情况及采购凭证一致；发现信息错误的，及时修改并留存修改记录。3.数据安全：信息技术中心定期对系统数据进行备份，建立数据恢复机制，防止数据丢失；严禁擅自修改、删除系统中的资产信息，确需修改的，按流程审批后操作，并留存记录。4.操作培训：新入职资产管理员需参加系统操作培训，考核合格后方可开展工作；信息技术中心定期组织系统功能更新培训，提升管理人员操作能力。六、违规处理1.对未按规定粘贴、维护二维码标签，导致标签丢失、损坏、模糊，影响资产管控的，由总务处责令相关部门限期整改，通报批评部门资产管理员。2.资产管理员未及时录入、更新资产信息，或录入信息虚假、错误，导致账实不符、管理混乱的，责令限期更正，情节严重的，与部门绩效考核挂钩。3.擅自调拨、处置固定资产，或隐瞒资产损坏、丢失、报废情况，未按流程上报的，追究相关部门及责任人责任，造成资产损失的，按学校规章制度赔偿。4.泄露系统账号密码、擅自修改系统数据、恶意破坏二维码标签或管理系统的，严肃追究责任人责任，情节严重的，移交相关部门处理。七、附则1.本手册由学校总务处、